Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie – część 1/3

W ciągu ostatniego tygodnia przedsiębiorcy oraz korporacje działające na świecie zmieniły codzienny model funkcjonowania, wdrażając pracę zdalną. Choć taki model pracy jest dobrze znany, to jeszcze nigdy nie wykorzystywano go na taką skalę. To z kolei wiązać się może ze spadkiem efektywności. Aby temu zapobiec, warto skorzystać ze sprawdzonych narzędzi, które pomogą zoptymalizować efekty działań zespołu. W naszej serii trzech artykułów przedstawimy konkretne narzędzia, które z pewnością ułatwią pracę zdalną w Twojej firmie.

Ewidencjonowanie godzin współpracowników

Dokonanie oceny efektywności pracy zespołu jest możliwe dzięki ewidencjonowaniu przepracowanych przez niego roboczogodzin. Organizując pracę zdalną zespołu, ważne jest, aby pamiętać o istocie tego aspektu. W takich warunkach kontrola czasu pracy nie jest tak prosta, jakby mogło się wydawać. Rozwiązaniem tego problemu stanowią aplikacje do nadzoru czasu pracy, takie jak Timepot lub formularz Google.

• Timepot

Jest to system, którego głównym zadaniem jest monitorowanie czasu pracy w projektach. Odbywa się to poprzez stoper lub manualne wpisanie czasu poświęconego na dane zadanie. Ponadto, wszystkie informacje odnośnie danych projektów są zapisane i dostępne do analizy. Program daje możliwość generowania raportów czasu pracy dla poszczególnych użytkowników, jak i całych projektów. Ciekawostką i dużym atutem jest zaawansowany moduł finansowy pozwalający na sprawne śledzenie kosztów oraz przychodów, który tym samym umożliwia mierzenie opłacalności projektów.

Darmowe/Płatne?

Korzystanie z aplikacji nie jest darmowe. Każdy użytkownik za miesiąc musi zapłacić 4 USD. System ten jest jednak dostępny w całości i nie ma wersji premium.

• Formularz Google

Znane narzędzie pomagające w wykonywaniu ankiet może również umożliwić ewidencjonowanie czasu pracy. Główną zaletą jest jego dostępność wraz z całym pakietem innych narzędzi, takich jak np. arkusz Google, co pozwala na wszechstronne przetwarzanie danych zebranych w formularzu. Narzędzie to jest bardzo elastyczne i pozwala na dopasowanie formy do potrzeb użytkownika. W przypadku kontrolowania czasu pracy umożliwia on manualne uzupełnienie informacji, np. jaka czynność była wykonywana.

Darmowe/Płatne?

Narzędzie to jest darmowe, wymaga jedynie posiadania konta pocztowego Google, czyli Gmail.

Jak zoptymalizować pracę zdalną – podział i zarządzanie obowiązkami

Oprócz nadzorowania czasu pracy do efektywnego funkcjonowania zespołu niezbędny jest właściwy podział i zarządzanie obowiązkami. W tym obszarze z pomocą również przychodzą różne internetowe narzędzia i systemy. Dzięki nim uporządkowane przekazywanie informacji i zadań jest znacznie uproszczone. Do takich programów zaliczyć można Slack, Asana lub Trello.

• Slack

Slack to internetowy komunikator, którego funkcjonowanie oparte jest na chmurze. Umożliwia ona sprawną komunikację między członkami zespołu. Dzięki niemu możliwe jest łączenie z innymi serwisami poprzez tak zwane integracje. Slack znacznie ogranicza konieczność korzystania z maili, jako głównego środka przekazu informacji. Pozwala on na przechowywanie wszystkich kanałów komunikacji w jednym miejscu.

Darmowe/Płatne?

Serwis ten dostępny jest za darmo, jak i w wersji płatnej. Wersja płatna pozwala na przeszukiwanie wiadomości wstecz w nieskończoność, podczas gdy wersja darmowa ogranicza nas do 10 000 ostatnich wiadomości.

• Asana

Jest to serwis przystosowany do zarządzania projektami. Umożliwia on dopasowanie systemu do własnych założeń, czyniąc obsługę silnie spersonalizowaną dla użytkownika. W Asanie możemy tworzyć zespoły projektowe odpowiadające naszym oczekiwaniom. Następnie w obrębie projektu możemy przydzielać jego członkom zadania, a wewnątrz zadań podzadania. Do każdego taska można wyznaczać terminy realizacji, można je oznaczać tagami lub kolorami. W obrębie danego zadania można prowadzić konwersacje z osobami, które są do niego przypisane oraz wymieniać się przesyłanymi w załącznikach plikami/dokumentami. Wielką wygodą są również powiadomienia mailowe dla osoby, które są związane z danym zadaniem lub komentarzem.

Darmowe/Płatne?

Aplikacja dostępna jest jedynie w języku angielskim. W wersji podstawowej jest bezpłatna, jednak rozszerzenie jej o kolejne funkcjonalności wymaga wniesienia opłaty.

• Trello

Inną aplikacją pozwalającą optymalizować pracę zdalną jest Trello. Serwis ten pozwala tworzyć tak zwane tablice, które mogą np. odpowiadać projektom, czy działom w firmie. W ich wnętrzu z kolei możemy dodawać listy, czyli zadania, określać deadliny oraz przypisywać je do konkretnych członków zespołu. Możliwe jest również dodawanie załączników. Wszystko to pozwala precyzyjnie podzielić zadania i zaplanować czas realizacji projektu, co znacznie może ułatwić pracę zdalną współpracowników.

Darmowe/Płatne?

Narzędzie to w wersji podstawowej jest darmowe. Jednak, aby skorzystać z pakietu Class, czy Enterprise trzeba zapłacić miesięcznie odpowiednio 9,99 USD za użytkownika i 20,83 USD za każde 100 użytkowników. Opisane rozszerzenia oferują m.in. regulację uprawnień współpracowników, eksport wszelkich danych i historii zespołu, opcję szyfrowania informacji oraz wiele innych.

Są opcje i co z tym zrobić?

Trzeba tylko wybrać! Współcześnie cyfrowy świat oferuje wiele tego typu rozwiązań, które pomagają zaplanować pracę zdalną. Przykłady, które zostały przybliżone, są jednymi z wielu obecnie dostępnych w Internecie, które wybraliśmy na podstawie naszych doświadczeń w obsłudze tego typu systemów. Ich implementacja umożliwia zespołom projektowym utrzymać efektywność na poziomie zbliżonym do tego, jaki był w normalnym trybie . O tym, jak zarządzać i organizować pracę w zespole, czy jak utrzymać sprawną komunikację, możesz dowiedzieć się w kolejnych częściach serii Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie.