Analiza ABC/XYZ – czyli jak zarządzać zapasami i utrzymywać porządek w magazynie

Kluczowe informacje

• Analiza ABC/XYZ jest kluczowym narzędziem do zarządzania zapasami i utrzymania porządku w magazynie.
• Klasyfikacja ABC pozwala na wyodrębnienie najważniejszych materiałów dla firmy, a klasyfikacja XYZ bada regularność ich zużycia.
• Analiza ABC/XYZ bazuje na Zasadzie Pareto, która zakłada, że 80% wartości wynika z 20% materiałów.
• Klasyfikacja ABC dzieli materiały na trzy grupy według wartości: A (najważniejsze), B (średnie) i C (niskie).
• Klasyfikacja XYZ dzieli materiały na trzy grupy według regularności zużycia: X (regularne), Y (zmiennosezonowe) i Z (nieregularne).
• Macierz ABC/XYZ składa się z dziewięciu grup klasyfikacji, gdzie grupa AX jest najbardziej istotna, a grupa CZ jest najmniej istotna.
• Dla każdej z grup ABC/XYZ można zastosować odpowiednie metody zarządzania zapasami, np. just-in-time dla grupy AX.
• Wprowadzenie analizy ABC/XYZ w praktyce może znacznie ułatwić zarządzanie magazynem i pomóc w optymalizacji procesów w firmie.

Zastanawiasz się, dlaczego twój biznes nie rozwija się tak sprawnie jak planowałeś? Formalności to nie wszystko. Jeśli posiadasz firmę z dużym, średnim czy małym magazynem i wiesz, że rozplanowanie w nim towaru nie jest na najwyższym poziomie, warto będzie zapoznać się z koncepcją analizy ABC/XYZ.

Dlaczego optymalizować zarządzanie zapasami

Optymalizacja zarządzania zapasami w magazynie ma kluczowe znaczenie z wielu powodów. Przede wszystkim pozwala zmniejszyć koszty związane z przechowywaniem, utrzymaniem magazynu oraz obsługą dostawców i klientów, co prowadzi do wzrostu rentowności firmy. Wprowadzenie usprawnień procesów magazynowych przyczynia się do lepszego wykorzystania zasobów, takich jak przestrzeń, czas pracy czy sprzęt, co przekłada się na większą efektywność przedsiębiorstwa.

Biorąc pod uwagę kontrolę zapasów, właściwe zarządzanie pozwala na utrzymanie odpowiedniego poziomu produktów w magazynie, redukując ryzyko braku asortymentu oraz unikanie nadmiaru niepotrzebnych towarów. W rezultacie, firma jest w stanie lepiej zaspokajać oczekiwania klientów, co prowadzi do wzrostu ich lojalności i zadowolenia.

Analiza i monitorowanie stanu zapasów ułatwiają prognozowanie popytu, co z kolei umożliwia skuteczniejsze planowanie dostaw oraz wykorzystanie zasobów. Dzięki temu, przedsiębiorstwo może szybciej reagować na zmiany rynkowe i dostosowywać się do potrzeb swoich klientów.

Na czym polega i czym jest Analiza ABC/XYZ

Klasyfikacja ABC bardzo często znajduje zastosowanie w gospodarce magazynowej i zarządzaniu zapasami. Pozwala ona wyróżnić materiały, które będą dla firmy najbardziej istotne. Podział materiałów na odpowiednie grupy jest najważniejszy z punktu widzenia sprawnego działania przedsiębiorstwa. Metodę ABC można rozszerzyć o klasyfikację XYZ, co jest niezbędne do zbadania regularności zużycia materiałów.

Powyższa analiza jest swego rodzaju rozszerzeniem Zasady Pareto, która w 1951 roku została opracowana przez amerykańskiego teoretyka zarządzania Josepha Jurana a jej nazwa pochodzi od włoskiego ekonomisty i socjologa Vilfreda Pareto. Według tej zasady 80% dóbr znajduje się w posiadaniu zaledwie 20% społeczeństwa. Rzecz jasna te proporcje nie są tak sztywne i w rzeczywistości znacznie częściej odbiegają od wartości 80/20. Powyższa zasada znajduje jednak odzwierciedlenie w wielu dziedzinach życia.

Aby lepiej zrozumieć analizę ABC/XYZ warto przyjrzeć się bliżej każdemu z jej elementów.

Elementy ABC

Grupa A;

• materiały najdroższe
• jej wartość wynosi około 80% całości
• ogólna masa wynosi mniej więcej 20%

Od strony zaopatrzenia jest to najważniejsza grupa, gdyż swoją wartością ma największy bezpośredni wpływ na koszty działalności. Dla materiałów tej grupy sugerowane są częste kontrole poziomu zapasów, a także dbanie o terminowość i jakość dostaw.

Grupa B:

• materiały średniej wartości
• jej wartość wynosi około 15% całości
• ogólna masa wynosi mniej więcej 30%

Grupa nie obejmująca klasyfikacją najważniejszych towarów, jednak bardzo istotna w stosunku do całości przetrzymywanego materiału.

Grupa C:

• materiały niskiej wartości
• jej wartość wynosi około 5% całości
• ogólna masa wynosi mniej więcej 50%

Zapasy o charakterze masowym. Dla tych materiałów zalecane są prostsze metody zarządzania zapasami, ale o tym trochę później.

Jednak do pełnej skuteczności analizy ABC/XYZ, niezbędne jest uzupełnienie jej o elementy klasyfikacji XYZ.

Elementy XYZ

Grupa X:

• materiały o regularnym zużyciu
• zapotrzebowanie na materiały tej grupy wynosi około 20% stałego zużycia
• duża dokładność prognozy na ich zużycie
• nie jest wymagane utrzymywanie dużej ilości zapasu na magazynie

Grupa Y:

• materiały o zmiennym zużyciu, raczej sezonowym
• zapotrzebowanie na materiały tej grupy mieści się w przedziale 20-50% stałego zużycia
• średnia dokładność prognozy na ich zużycie
• wymagane jest utrzymywanie dużej ilości zapasów na magazynie

Grupa Z:

• materiały o nieregularnym, trudnym do jednoznacznego oszacowania, zużyciu
• zapotrzebowanie na materiały tej grupy przekracza 50% stałego zużycia
• niska dokładność prognozy na ich zużycie
• wymagane jest utrzymywanie dużej ilości zapasu na magazynie albo pokrycie kosztów specjalnych zamówień

Skuteczność analizy ABC/XYZ

Po złączeniu obu klasyfikacji w jedną całość, otrzymujemy macierz kwadratową „trzy na trzy”, z której powstaje ostateczne dziewięć grup klasyfikacji materiałów: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Graficznie przedstawiona macierz pokazuje, że najbardziej istotna jest grupa AX,
a najmniej – CZ.

Dla lepszego zobrazowania tej metody, bez wglądu na macierz, poniżej podane są opisy grup skrajnych i tej środkowej i zalecane do nich metody zarządzania zapasami.

Grupa AX (wysoka wartość zapotrzebowania; duża dokładność prognozy) – metoda just-in-time, polegająca na dostarczaniu materiałów potrzebnych do wytworzenia produktów lub usług dokładnie w takiej ilości, jakiej potrzebuje firma, i dokładnie w takim czasie, w jakim są one konieczne.

Grupa AZ (wysoka wartość zapotrzebowania; niska dokładność prognozy) – sterowanie według stanu zamówieniowego zapasów magazynowych.

Grupa BY (średnia wartość zapotrzebowania; średnia dokładność prognozy) – sterowanie według maksymalnych i minimalnych zapasów magazynowych.

Grupa CX (niska wartość zapotrzebowania; duża dokładność prognozy) – sterowanie według wyprzedzeń, czyli cykl produkcyjny nie może być dłuższy niż wyprzedzenia.

Grupa CY (niska wartość zapotrzebowania; niska dokładność prognozy) – sterowanie według programu i zapasów.

Utrzymanie porządku w magazynie w praktyce

Analiza robiona ręcznie potrafi być pracochłonna. Na szczęście są programy komputerowe do tego przeznaczone. Jednym z przykładów jest system Comarch ERP XL który umożliwia automatyczną klasyfikację z wykorzystaniem modułu Business Intelligence, jak również daje możliwość ręcznego przypisywania towarów do grup. Wspomniany powyżej system zapisuje też wyniki, dzięki czemu możliwa jest analiza historycznych klasyfikacji towarów.

Nie czekaj i raz na zawsze zaprowadzić porządek w swoim magazynie. Wypróbuj Analizę ABC/XYZ w praktyce i przekonaj się, jak bardzo ułatwi Ci ten proces.

Jako ConQuest Consulting doradzamy przy realizacji różnych projektów, również pomagając optymalizować procesy w firmach. Zobacz, jak pomogliśmy naszym klientom lub zapisz się na darmową konsultację wypełniając poniższy formularz. Chętnie opowiemy, jak możemy Ci pomóc!