10 Wege zur Verbesserung Ihres Unternehmens

Wichtige Informationen:

• Kaizen ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess für ein Unternehmen, bei dem die Mitarbeiter ermutigt werden, Ideen für Verbesserungen im Unternehmen einzubringen. Diese Methode senkt die Kosten, verbessert die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen und erhöht das Engagement der Mitarbeiter.
• Nach dem P-D-C-A-Modell (Plan-Do-Check-Act) sollten Verbesserungsmaßnahmen geplant, ausgeführt, die Ergebnisse überprüft und umgesetzt werden.
• Bei der Analyse von Problemen in einem Unternehmen ist es wichtig, möglichst viele Personen aus verschiedenen Abteilungen einzubeziehen, da jeder Mitarbeiter das Problem aus einem anderen Blickwinkel betrachten und dazu beitragen kann, die tiefsten Ursachen des Problems zu ermitteln.
• Der Einsatz von Instrumenten wie Ishikawa-Diagrammen und Pareto-Diagrammen kann dazu beitragen, die Ursachen von Problemen in einem Unternehmen wirksam zu ermitteln und zu beseitigen.
• Methoden wie die FMEA ermöglichen es, potenzielle Fehler noch vor Beginn der Produktion zu analysieren und zu bewerten, so dass vorbeugende oder fehlerreduzierende Maßnahmen ergriffen werden können.
• Beim Lean Management geht es darum, Verschwendung zu vermeiden und sich auf die Wertschöpfung für den Kunden zu konzentrieren, indem Produktions-, Logistik- und Qualitätskontrollprozesse rationalisiert werden.
• Die Anwendung der Just-in-Time-Strategie und des Kanban-Systems trägt dazu bei, die Lagerbestände zu verringern und die Flexibilität der Produktion zu erhöhen, was dem Unternehmen trotz der zusätzlichen Kosten aufgrund der häufigeren Lieferungen zugute kommt.

Wovon hängt der Erfolg eines Unternehmens ab? Die meisten Menschen werden diese Frage wahrscheinlich mit der richtigen Strategie, Innovation und der Fähigkeit, den Geschmack der Verbraucher zu treffen, beantworten. Das ist natürlich richtig, aber wenn Unternehmen mit einem ähnlichen Profil miteinander konkurrieren, gewinnt oft dasjenige, das effizienter arbeiten und damit bessere Produkte zu einem niedrigeren Preis herstellen kann. Wie lassen sich gleichzeitig Qualitäts- und Kostenvorteile erzielen? Durch die Anwendung von Techniken, die zu einer kontinuierlichen Produktverbesserung und zur Beseitigung von Mängeln und Verschwendung führen. Werfen wir einen Blick auf zehn Methoden, mit denen Sie Ihr Unternehmen verbessern können.

1. kaizen

Auch bekannt als "Methode der kleinen Schritte"Kaizen ist der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung in einem Unternehmen. In dem Artikel "Kaizen, oder wie kann man Mitarbeiter in die Verbesserung des Unternehmens einbeziehen? haben wir das Konzept ausführlicher beschrieben und einige der damit verbundenen Techniken erläutert. Kurz gesagt geht es darum, die Mitarbeiter zu ermutigen, Ideen für Verbesserungen im Unternehmen einzubringen.

KaizenDurch die schrittweise Verbesserung aller Aspekte der Tätigkeit des Unternehmens sollen folgende Ziele erreicht werden:

• die Zeit für den Abschluss des Arbeitsprozesses zu verkürzen und die Qualität zu verbessern;
• technische Anpassung der Systemkomponenten;
• Erstellung von Bewertungs- und Belohnungskriterien;
• Kostensenkung;
• Verbesserung der Ergonomie von Arbeitsplätzen.

2. P-D-C-A

Der Schöpfer dieses Modells, William Deming, war ein amerikanischer Statistiker mit einem Hintergrund im Qualitätsmanagement, der nach dem Krieg als Berater für japanische Unternehmen tätig war. Seine Konzepte beeinflussten unter anderem Kaizen. Er vertrat eine Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung und der verbesserten Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern. Die Entwicklung des Akronyms (Plan-Do-Check-Act) lässt sich mit "Planen-Durchführen-Prüfen-Handeln" übersetzen und stellt einen vierstufigen Prozess zur flexiblen Umsetzung von Veränderungen dar.

Die erste Stufe, die Planungbezieht sich darauf, die Ursache des Problems zu kennen, mit dem wir konfrontiert sind. An dieser Stelle lohnt es sich, an einen der Kaizen-Grundsätze zu erinnern, nämlich die "5 Warum". Wir sollten versuchen herauszufinden, was am meisten für die Situation verantwortlich ist, indem wir fünfmal "warum" fragen. Natürlich reicht es nicht immer aus, nur nach dem "Warum" zu fragen. Deshalb werde ich im Folgenden Diagramme beschreiben, mit denen man Probleme aufschlüsseln und die wichtigsten Ursachen finden kann. Wenn wir die Ursache des Problems kennen, können wir alle Informationen gewinnen, die uns bei der Lösung des Problems helfen könnten, und zum nächsten Schritt übergehen.

Der nächste Schritt ist Versuch, das Problem zu lösen. Wie wir bereits wissen, geht es bei Kaizen um kleine Schritte, also stellen wir zunächst nicht das ganze Unternehmen auf den Kopf, sondern testen die Idee nur in kleinem Maßstab. In diesem Fall bedeutet "ausführen" "ausprobieren", wobei die vollständige Umsetzung erst in der letzten Phase des Zyklus erfolgt. Dieser Ansatz ist besser, weil unsere Ideen manchmal schief gehen können. Vorsicht gibt uns ein gewisses Maß an Flexibilität und ermöglicht es uns, Lösungen an die Realität anzupassen.

Wenn wir unsere Lösung ausprobiert haben, ist es Zeit für die dritte Stufe, die da lautet Analyse der Auswirkungen. So können wir herausfinden, wie gültig die Idee war und wie wirksam sie war. Natürlich muss das Ergebnis eines Versuchs nicht nach einem Null-Eins-System beurteilt werden. Selbst wenn die Lösung gut genug ist, um in vollem Umfang eingeführt zu werden, ermöglicht uns die "Testphase", ihre Unzulänglichkeiten zu erkennen und sie zu verbessern. Der "Test" sollte sich nicht nur auf die Kontrolle stützen, sondern vielmehr auf die Untersuchung der Ergebnisse des durchgeführten Experiments.

Die letzte Phase ist die vollständige Umsetzung einer überarbeiteten Lösung. Die drei vorangegangenen Phasen geben uns die Gewissheit, dass die Ergebnisse zufriedenstellend sein werden. Natürlich ist dies nicht das Ende des Prozesses, denn Kaizen, mit dem das P-D-C-A-Modell eng verbunden ist, ist eine kontinuierliche Verbesserung, der Kreislauf schließt sich und beginnt von vorne; sobald der Prozess abgeschlossen ist, müssen wir nach weiteren Bereichen suchen, die wir verbessern können. Die Wiederholung dieser vier Schritte bringt das Unternehmen näher an die Spitzenleistung heran.

3. das Ishikawa-Diagramm

Das von einem Professor der Universität von Tokio entwickelte Instrument dient der Ursache-Wirkungs-Analyse und wird auch als "Fischgrätdiagramm" bezeichnet. Dabei wird eine Auswirkung, in der Regel ein Fehler, an die Stelle des "Kopfes" geschrieben und die Gesamtursachen werden in einem verzweigten, knochenförmigen Diagramm dargestellt. Nach dem bereits erwähnten Prinzip der "5 Gründe" können wir Faktoren hinzufügen, die jede Ursache beeinflusst haben. Wir können diesen Vorgang so lange wiederholen, bis unsere Analyse ausreichend detailliert ist. Es ist wichtig, so viele Personen wie möglich aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens einzubeziehen, da die Analyse sonst nicht vollständig ist. Mitarbeiter mit unterschiedlichen Erfahrungen können das Problem aus einem anderen Blickwinkel betrachten, so dass die Chance, die tiefsten Ursachen zu ermitteln, erheblich steigt.
Das Prinzip der Erstellung eines Diagramms lässt sich am besten anhand eines Beispiels veranschaulichen. Nehmen wir an, ein Problem im Unternehmen sind ineffektive, langwierige Besprechungen, und wir wollen herausfinden, warum dies der Fall ist.

Die Anwendung einer solchen Analyse hat verschiedene Vorteile. Erstens gibt uns die Beteiligung eines Teams, das sich aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen und Ebenen zusammensetzt, das Vertrauen, alle möglichen Ursachen des Problems zu berücksichtigen. Zweitens unterstreicht die Art des Diagramms die Suche nach "Unterursachen", d. h. nach Faktoren, die nicht direkt zu unserem Misserfolg beigetragen haben, die aber beseitigt werden müssen, damit sich die Situation in Zukunft nicht wiederholt. Darüber hinaus ist die grafische Darstellung von Wirkung und Ursachen zugänglich und bietet einen Ausgangspunkt für die Auflistung der Faktoren, die den größten Einfluss auf das Endergebnis hatten.

4 Pareto-Diagramm

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20% Faktoren 80% Wirkungen erzeugen. Wenn wir dank eines Ishikawa-Diagramms eine vollständige Liste der Gründe für erfolglose Sitzungen hätten, könnten wir diejenigen auswählen, deren negative Auswirkungen am größten sind und deren Beseitigung allein zufriedenstellende Ergebnisse bringen würde. Die Effizienz von Besprechungen ist schwer zu quantifizieren, aber wenn wir beispielsweise die Anzahl der einzelnen Ursachen für Beschwerden messen, können wir auf dieser Grundlage ein Pareto-Diagramm erstellen. Es handelt sich dabei um ein Balkendiagramm, in dem die Häufigkeit der einzelnen Beobachtungen dargestellt wird und aus dem hervorgeht, welche Ursachen für ein Problem am häufigsten auftreten. Es liegt auf der Hand, dass die Beseitigung dieser Ursachen das beste Ergebnis bringt. Um auf unser Beispiel mit den Besprechungen zurückzukommen, wäre eine Lösung, die Mitarbeiter nach den Gründen für ihre Unzufriedenheit mit den Besprechungen zu befragen. Die Identifizierung der Schlüsselfaktoren ermöglicht es Ihnen, präzise und damit effektiver zu handeln.

5. DIE FMEA

Eine andere Methode wird verwendet, um potenzielle Produktfehler zu analysieren, bevor sie entstehen. Zu diesem Zweck versuchen wir vorherzusagen, welche Fehler wahrscheinlich auftreten werden, und ihre Ursachen zu ermitteln, zum Beispiel mit Hilfe eines Fischgrätdiagramms. Nachdem wir eine Tabelle mit den aufgelisteten Fehlern erstellt haben, bewerten wir die folgenden Parameter auf einer Skala von 1 bis 10: Wahrscheinlichkeit des Auftretens, Schwierigkeit der Entdeckung und Bedeutung für den Kunden. Das Produkt dieser drei Zahlen ermöglicht es uns, den Schweregrad eines Fehlers zu bestimmen und diejenigen zu identifizieren, die am meisten Aufmerksamkeit erfordern. Man kann sagen, dass die Idee dieser Methode der des Pareto-Diagramms ähnelt, aber sie wird vor Beginn der Produktion angewandt, um das Auftreten von Fehlern zu verhindern oder ihre negativen Folgen zu begrenzen (z. B. durch Erhöhung der Entdeckungswahrscheinlichkeit).

6 Poka-Joch

Wir sind bereits in der Lage, die Ursachen eines Problems zu kennen, die wichtigsten davon zu identifizieren und sie sogar vorherzusagen, bevor sie auftreten. Was wäre, wenn wir das System so gestalten, dass bestimmte Fehler nicht passieren können? Das ist die Idee hinter der Poka-Yoke-Methode, die aus dem Japanischen nicht wörtlich mit "Fehlersicherung" übersetzt werden kann. Wir sehen Beispiele dafür im Alltag: eine Sim-Karte mit einer abgeschnittenen Ecke, die nicht andersherum eingesteckt werden kann, oder das Geräusch, das uns daran erinnert, die Karte nach dem Abheben von Bargeld aus dem Geldautomaten zu nehmen. Auch bei der Arbeit im Büro kann es leicht passieren, dass man aus Unachtsamkeit einen Fehler macht, so dass es sich lohnt, nach Möglichkeiten zu suchen, die dies verhindern oder signalisieren. Beispiele sind die Rechtschreibprüfung im Textverarbeitungsprogramm, die einige Tippfehler für uns auffängt, oder Google Mail, das das Wort "Anhang" im Text einer E-Mail bemerkt und uns fragt, ob wir es vergessen haben.

7. schlankes Management

Schlankes Management ist am ehesten auf die bereits erwähnte Verschwendung anwendbar. Das Hauptpostulat dieses Managementkonzepts besteht darin, das Unternehmen zu "verschlanken", indem alle Prozesse, die nicht unbedingt notwendig sind und keinen Wert für den Kunden darstellen, abgeschafft werden. Das erste Unternehmen, das diese Methode in die Praxis umsetzte, war Toyota.

Um Verschwendung zu erkennen und damit eine Möglichkeit zur Verbesserung der Abläufe zu finden, müssen wir uns die folgende Frage stellen: "Wofür ist der Kunde unserer Produkte und Dienstleistungen bereit zu zahlen?". In der Regel verursacht ein großer Teil der durchgeführten Prozesse, wie z. B. der Transport von Materialien oder die Bürokratie im Unternehmen, Kosten, ohne dass der Kunde bereit ist, mehr zu bezahlen. Die Befolgung einiger Regeln hilft, solche Verluste zu verringern. Erstens: Wir versuchen, auf die Nachfrage zu reagieren, anstatt sie vorherzusehen. Falsche Prognosen führen zu Überproduktion und Überbevorratung, was wiederum höhere Kosten verursacht (z. B. für die Unterhaltung eines größeren Lagers). Der Verbrauch von Lagerraum durch eine schlechte Lagerverwaltung ist für den Kunden sicherlich nicht wertschöpfend.
Es liegt auf der Hand, dass eine flexible Reaktion auf die Nachfrage eine maximale Verkürzung der Zeitspanne zwischen Auftragserteilung und Lieferung des Produkts an den Kunden erfordert. Ein weiterer wichtiger Punkt ist daher die Rationalisierung des Produktionsprozesses (Vermeidung von Ausfallzeiten und Wartezeiten) und der Logistik. Dieses Thema wird durch die Just-in-Time- und Kanban-Techniken weiterentwickelt.

Wie bereits erwähnt, sind Fehler auch eine Verschwendung, daher die Betonung einer strengen Qualitätskontrolle. Wenn wir etwas beim ersten Mal nicht richtig machen, wird der Kunde nicht bereit sein, dafür zu bezahlen, dass wir es später korrigieren müssen. Der Einsatz von Methoden wie FMEA und Poka-Yoke verringert die Verschwendung, die mit der Durchführung von Korrekturen, der Wartung fehlerhafter Produkte und der Annahme von Reklamationen verbunden ist.
Voraussetzung für den Erfolg des Lean-Ansatzes ist, wie bei Kaizen, die kontinuierliche Verbesserung und insbesondere die Suche nach Tätigkeiten, die dem Kunden keinen Wert bringen, und deren Abschaffung. Es lohnt sich, sich zu fragen, ob all die internen Dokumente, Unterschriften und E-Mails, die erstellt werden, tatsächlich für das Funktionieren des Unternehmens notwendig sind.

8 Just-in-Time

Unternehmen stehen oft vor der Wahl zwischen zwei Arten von Abfällen. Wenn man die Kontinuität der Produktion sicherstellen will, muss man mehr Lagerbestände halten. Eine Verringerung der Bestände hingegen bringt zwar spürbare Einsparungen, kann aber bei Lieferverzögerungen zu ebenso unerwünschten Produktionsunterbrechungen führen. Dieses Problem betrifft natürlich vor allem produzierende Unternehmen, und für sie wurde das folgende Konzept entwickelt.

Just-in-Time-Verfahren oder "just in time" sieht vor, dass ein Mindestbestand gehalten wird und die für die Produktion benötigten Materialien zum richtigen Zeitpunkt im Unternehmen eintreffen. Aber wie kann eine solche Synchronisierung mit den Lieferanten erreicht werden? Das ist sicherlich nicht einfach und erfordert eine sehr gute Kommunikation. Daher ist es besser, mit weniger Lieferanten zu arbeiten, denen man vertrauen kann. Der Standort wird ein wichtiger Faktor sein - je näher an unserem Werk, desto besser. Das Wichtigste ist die Übermittlung von Bedarfsinformationen an die Zulieferer. Toyota verwendet zu diesem Zweck die Kanban-Methode, die an sich so beliebt und interessant ist, dass sie einen eigenen Abschnitt verdient.

Just-in-Time funktioniert gut für Unternehmen, die in der Lage sind, ihre Produktion zu standardisieren. Darüber hinaus ist der Schlüssel zum Erfolg oft der richtige Vertrag mit dem Lieferanten, der einen Großteil der Verantwortung für den gesamten Prozess und die Notwendigkeit der Lagerhaltung verlagert. So etwas ist möglich, wenn das Unternehmen eine starke Verhandlungsposition gegenüber seinen Lieferanten hat und die Bedingungen bis zu einem gewissen Grad diktieren kann. Andererseits kann ein ähnlicher Effekt durch die Integration der Lieferanten in das Unternehmen erzielt werden, wobei der Erfolg des Vorhabens jedoch von ihrer Fähigkeit abhängt, die hohen Anforderungen zu erfüllen.

9 Kanban

Eine Methode zur Umsetzung von Just-in-Time ist Kanban, d. h. logistisches System zur Aufrechterhaltung eines relativ konstanten Lagerbestands. Dabei wird automatisch eine Bestellung beim Lieferanten aufgegeben, wenn bestimmte Bestände um eine bestimmte Menge sinken. Ursprünglich wurden zu diesem Zweck spezielle Zettel verwendet, die vom Eingang der Lieferung bis zur Freigabe des Fertigerzeugnisses reichten und dann an den Lieferanten zurückgeschickt wurden, um die Bestellung zu bestätigen. Heute ist das System elektronisch, was es noch nützlicher macht.

Wichtig ist, dass dieses Verfahren nicht nur auf Lieferanten außerhalb des Unternehmens angewandt wird. Wenn die Produktion auf mehrere Abteilungen des Unternehmens aufgeteilt ist, kann eine Abteilung Lieferant für eine andere sein. In diesem Fall ist die Kontinuität der Produktion ebenfalls wichtig, so dass die Freigabe des Produkts über das Kanban-System ein Signal an die in der Lieferkette vorgelagerte Abteilung generiert und somit Aufträge bis hin zu Lieferanten von außerhalb gezogen werden können.
Das gesamte Just-in-Time-System erfordert überdurchschnittlich häufige Lieferungen, was die Kosten erheblich erhöht und unrentabel erscheinen mag. Die Erfahrung von Toyota zeigt jedoch, dass die Vorteile wie Bestandsreduzierung und Flexibilität die Verluste bei weitem überwiegen und sich der Einsatz dieser Strategie auszahlt.

10. 6σ

Six Sigma ist die am stärksten formalisierte der vorgestellten Methoden, und die Einbeziehung eines speziell ausgebildeten Beraters ist ein wesentlicher Bestandteil ihrer Einführung. Gleichzeitig veranlasst mich die Popularität dieser Methode dazu, sie vorzustellen. Der Name bezieht sich auf die Statistik - Sigma ist die durchschnittliche Abweichung vom Mittelwert, die Standardabweichung. In diesem Fall wird der Begriff verwendet, um die Wahrscheinlichkeit des Auftretens eines Fehlers zu beschreiben, und ein Prozess mit einem Sigma-Wert von 6 lässt weniger als drei Fehler pro Million Produkte zu.

Obwohl schon die Einleitung suggeriert, dass es sich um eine äußerst komplexe Methode handelt, werden in der Praxis viele Methoden verwendet, die im Kaizen oder Lean Management üblich sind, wie das bereits beschriebene Pareto-Diagramm, das Ishikawa-Diagramm oder die FMEA. Eine gewisse Neuerung ist die besondere Betonung der Messung konkreter Ergebnisse - jedes Projekt sollte zu einer Gewinnsteigerung führen. Außerdem werden Entscheidungen eher auf der Grundlage harter Zahlen als auf der Grundlage von Annahmen und Meinungen getroffen.

Six Sigma hat sowohl Befürworter, die seine positiven Auswirkungen auf die Leistung von Unternehmen wie GE oder Motorola hervorheben, als auch Gegner, die der Meinung sind, dass es die gleichen Methoden wie andere Qualitätsmanagementsysteme anwendet und sich nur durch die Einführung hierarchischer Beraterstrukturen unterscheidet. Bei kleineren Unternehmen als den oben genannten Motorola und GE wird die Umsetzung der oben vorgestellten Konzepte die greifbarsten Ergebnisse bringen.

Schlüssel zum Erfolg

Bei den zehn von mir aufgeführten Methoden handelt es sich um die bekanntesten Qualitätsmanagementkonzepte, die man kennen sollte (Kaizen, Lean Management, 6σ), und um die meiner Meinung nach nützlichsten Techniken, die man sofort anwenden kann (Ishikawa-Diagramm, Pareto-Prinzip, P-D-C-A). Um auf die in der Einleitung gestellte Frage zurückzukommen: Der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens liegt darin, jede Gelegenheit zu ergreifen, um Spitzenleistungen zu erzielen. Unter den zehn vorgestellten Möglichkeiten findet jedes Unternehmen sicher eine, die ihm einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil verschafft.

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