23.03.2020

Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie – część 3/3

Wichtige Informationen:

Kommunikationsmittel:
- Skype: darmowy komunikator z funkcjami rozmów wideo i udostępniania ekranu.
- Google Hangouts: darmowy komunikator Google umożliwiający rozmowy tekstowe i wideo.
- Google Mail: popularna skrzynka pocztowa z dodatkowymi funkcjami, takimi jak integracja z kalendarzem i dyskiem Google.
Werkzeuge zur Erleichterung der Arbeitseffizienz:
- Evernote: aplikacja do tworzenia, przechowywania i organizowania notatek; dostępna w wersji darmowej z limitem przesyłania danych.
- SimplysignEine kostenpflichtige Anwendung, die das mobile Unterschreiben von elektronischen Dokumenten ermöglicht.
Praca zdalna może stanowić wyzwanie, ale z odpowiednimi narzędziami, jak wspomniane powyżej, staje się bardziej efektywna i zorganizowana.

Einzelheiten unten!

Organizując pracę zdalną, należy mieć na uwadze cele, potrzeby, zobowiązania oraz zasoby organizacji, jak i pracowników. O tym, jak zarządzać i dzielić obowiązki oraz jak zdalnie pracować nad jednym plikiem w czasie rzeczywistym pisaliśmy w poprzednich częściach serii: Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie. W ostatnim artykule przedstawione zostaną rozwiązania, które mogą pomóc w komunikowaniu się oraz takie, które oferują nieszablonowe korzyści.

Instrumente zur Erleichterung der Kommunikation innerhalb der Organisation

Słysząc słowo „komunikacja”, zazwyczaj ludzie myślą – nie ma nic prostszego, przecież wystarczy podejść do osoby, z którą chce się porozmawiać lub zorganizować spotkanie dla całego zespołu. Problem pojawia się w czasie pracy zdalnej, gdy nie ma możliwości fizycznego kontaktu z drugą osobą. Na szczęście istnieją narzędzia, które umożliwiają optymalizację procesu zbiorowej komunikacji. Należą do nich m.in. Skype, Hangouts, Gmail.

Skype

Jest to komunikator internetowy umożliwiający prowadzenie rozmów z ludźmi na całym świecie. Pozwala na tworzenie wieloosobowych grup i chatów. Natomiast główną zaletą tej aplikacji są wysokiej jakości rozmowy wideo, co pozwala na tworzenie wideokonferencji. Przydatna jest również możliwość udostępnienia innym obrazu z własnego monitora, co sprawdza się bardzo dobrze podczas spotkań projektowych oraz szkoleń. Dużym udogodnieniem jest również mobilna wersja Skype’a, która pozwala na nieprzerwany kontakt z innymi niezależnie od wykonywanego w danej chwili zajęcia.

Kostenlos/bezahlt?

Narzędzie to jest darmowe, jeśli chcemy skontaktować się z innymi użytkownikami programu. Dodatkowo istnieje możliwość wniesienia opłaty abonamentowej, aby za pomocą Skype móc swobodnie dzwonić na numery telefonów: stacjonarnych oraz mobilnych.

Google Hangouts

Es handelt sich um einen Instant-Messaging-Dienst von Google, mit dem Sie Nachrichten versenden, Videoanrufe tätigen und über VoIP-Technologie telefonieren können. Na urządzeniach z systemem Android jest ona domyślnie zainstalowana. Do zalet tego komunikatora należy również prosta i wygodna możliwość komunikacji, wysyłania zdjęć, filmów, prowadzenia rozmów. Wszystkie te aspekty mogą znacznie poprawić efektywność pracy zdalnej.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein völlig kostenloses Tool. Für die Nutzung ist ein aktives Google-Konto erforderlich.

Google Mail

Diese App braucht wahrscheinlich keine Einführung. Und das aus gutem Grund! Produkt pochodzący od Google to prawdopodobnie najpopularniejsza skrzynka mailowa na świecie, która oprócz nowoczesnego designu i ogromnej przestrzeni dyskowej posiada wiele zalet. Brak reklam, prosta obsługa, zabezpieczone szyfrem połączenia i filtr antyspamowy – to jedynie nieliczne z nich. Sama skrzynka umożliwia łatwe połączenie i dostęp do wielu narzędzi m.in. kalendarza, dysku, arkuszy Google, jak i wspomnianego już wcześniej Google Hangouts. Co więcej, w Gmail-u można łatwo tworzyć etykiety wiadomości i filtry ułatwiające odszukiwanie interesujących nas maili, co znacznie ułatwia pracę, w szczególności zdalną, podczas której liczba otrzymywanych wiadomości jest bardzo duża. Solidne wsparcie dla urządzeń mobilnych, a także dostępność offline to kolejne aspekty, które usprawniają komunikację w firmie.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein völlig kostenloses Tool. Für die Nutzung ist ein aktives Google-Konto erforderlich.

Możliwości, których nie znamy… a które mogą ułatwić pracę zdalną

Oprócz narzędzi komunikacyjnych, istnieje wiele aplikacji, które pozwalają na optymalizację efektywności pracy, a o których istnieniu większość na co dzień nie pamięta. Poniżej przedstawione zostały dwie, które wydają się szczególnie interesujące:

Evernote

Jest to aplikacja, która umożliwia tworzenie, przechowywanie i organizowanie notatek, a także tworzenie list oraz ich archiwizację. Pozwala na automatyczne tworzenie zapisków z plików tekstowych, stron internetowych, zdjęć i nagrań. Można tam również tworzyć również własne odręczne notatki. Powstające pliki mogą być sortowane, tagowane, edytowane i eksportowane do innych programów. Narzędzie to może szczególnie zwiększyć efektywność pracy zdalnej, gdyż pełni rolę osobistego organizatora, przez co nie musimy martwić się, że coś ważnego zostanie przez nas przypadkowo pominięte.

Kostenlos/bezahlt?

Jest to narzędzie darmowe z miesięcznym limitem przesyłania danych lub w płatnej subskrypcji bez limitu.

Simplysign (mobile qualifizierte elektronische Signatur)

Jest to narzędzie pozwalające w dowolnym miejscu i czasie podpisać wszelkie dokumenty w wersji elektronicznej, tak jakby podpisywano je własnoręcznie. Znacznie usprawnia to podpisywanie licznych umów, szczególnie gdy fizyczna obecność jest w danej chwili niemożliwa.

Kostenlos/bezahlt?

Jest to narzędzie płatne. Przy płatności z góry za licencję na 3 lata trzeba zapłacić 878 PLN.

Fernarbeit - Herausforderung oder Normalität?

Bez przygotowania firmy, bądź organizacji oraz bez zastosowania odpowiednich narzędzi, praca zdalna na pewno może stanowić wyzwanie. Zachęcamy do wdrażania rozwiązań, które zaproponowaliśmy w naszej serii artykułów Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie. Dowiesz się z nich, jak usprawnić następujące obszary funkcjonowania Twojej firmy w okresie pracy zdalnej: