Werkzeuge zur Unterstützung der Fernarbeit in einem Unternehmen - Teil 3/3

Wichtige Informationen:

• Narzędzia komunikacyjne:

  • Skype: darmowy komunikator z funkcjami rozmów wideo i udostępniania ekranu.
  • Google Hangouts: darmowy komunikator Google umożliwiający rozmowy tekstowe i wideo.
  • Google Mail: popularna skrzynka pocztowa z dodatkowymi funkcjami, takimi jak integracja z kalendarzem i dyskiem Google.

• Narzędzia ułatwiające efektywność pracy:

  • Evernote: aplikacja do tworzenia, przechowywania i organizowania notatek; dostępna w wersji darmowej z limitem przesyłania danych.
  • Simplysign: płatna aplikacja umożliwiająca mobilne podpisywanie dokumentów elektronicznych.

• Praca zdalna może stanowić wyzwanie, ale z odpowiednimi narzędziami, jak wspomniane powyżej, staje się bardziej efektywna i zorganizowana.

Einzelheiten unten!

Organizując pracę zdalną, należy mieć na uwadze cele, potrzeby, zobowiązania oraz zasoby organizacji, jak i pracowników. O tym, jak zarządzać i dzielić obowiązki oraz jak zdalnie pracować nad jednym plikiem w czasie rzeczywistym pisaliśmy w poprzednich częściach serii: Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie. W ostatnim artykule przedstawione zostaną rozwiązania, które mogą pomóc w komunikowaniu się oraz takie, które oferują nieszablonowe korzyści.

Instrumente zur Erleichterung der Kommunikation innerhalb der Organisation

Wenn man das Wort "Kommunikation" hört, denkt man in der Regel - nichts leichter als das, schließlich muss man nur auf die Person zugehen, mit der man sprechen möchte, oder eine Sitzung für das ganze Team organisieren. Problematisch wird es, wenn man aus der Ferne arbeitet und keine Möglichkeit hat, mit seinem Gegenüber in Kontakt zu treten. Zum Glück gibt es Tools, die den Prozess der kollektiven Kommunikation optimieren. Dazu gehören u. a. Skype, Hangouts und Gmail.

• Skype

Jest to komunikator internetowy umożliwiający prowadzenie rozmów z ludźmi na całym świecie. Pozwala na tworzenie wieloosobowych grup i chatów. Natomiast główną zaletą tej aplikacji są wysokiej jakości rozmowy wideo, co pozwala na tworzenie wideokonferencji. Przydatna jest również możliwość udostępnienia innym obrazu z własnego monitora, co sprawdza się bardzo dobrze podczas spotkań projektowych oraz szkoleń. Dużym udogodnieniem jest również mobilna wersja Skype’a, która pozwala na nieprzerwany kontakt z innymi niezależnie od wykonywanego w danej chwili zajęcia.

Kostenlos/bezahlt?

Dieses Tool ist kostenlos, wenn Sie andere Nutzer des Programms kontaktieren möchten. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, eine Abonnementgebühr zu zahlen, um über Skype kostenlos zu telefonieren: Festnetz- und Mobiltelefone.

• Google Hangouts

Jest to komunikator internetowy od Google, który pozwala na wysyłanie wiadomości, prowadzenie wideorozmów oraz telefonowanie za pośrednictwem technologii VoIP. Na urządzeniach z systemem Android jest ona domyślnie zainstalowana. Do zalet tego komunikatora należy również prosta i wygodna możliwość komunikacji, wysyłania zdjęć, filmów, prowadzenia rozmów. Wszystkie te aspekty mogą znacznie poprawić efektywność pracy zdalnej.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein völlig kostenloses Tool. Für die Nutzung ist ein aktives Google-Konto erforderlich.

• Google Mail

Tej aplikacji chyba nikomu nie trzeba przedstawiać. Nie bez powodu! Produkt pochodzący od Google to prawdopodobnie najpopularniejsza skrzynka mailowa na świecie, która oprócz nowoczesnego designu i ogromnej przestrzeni dyskowej posiada wiele zalet. Brak reklam, prosta obsługa, zabezpieczone szyfrem połączenia i filtr antyspamowy – to jedynie nieliczne z nich. Sama skrzynka umożliwia łatwe połączenie i dostęp do wielu narzędzi m.in. kalendarza, dysku, arkuszy Google, jak i wspomnianego już wcześniej Google Hangouts. Co więcej, w Gmail-u można łatwo tworzyć etykiety wiadomości i filtry ułatwiające odszukiwanie interesujących nas maili, co znacznie ułatwia pracę, w szczególności zdalną, podczas której liczba otrzymywanych wiadomości jest bardzo duża. Solidne wsparcie dla urządzeń mobilnych, a także dostępność offline to kolejne aspekty, które usprawniają komunikację w firmie.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein völlig kostenloses Tool. Für die Nutzung ist ein aktives Google-Konto erforderlich.

Möglichkeiten, von denen wir nichts wissen... die aber die Fernarbeit erleichtern können

Neben den Kommunikationsinstrumenten gibt es eine Reihe von Anwendungen zur Optimierung der Arbeitseffizienz, an deren Existenz die meisten im Alltag nicht denken. Zwei, die besonders interessant erscheinen, werden im Folgenden vorgestellt:

• Evernote

Jest to aplikacja, która umożliwia tworzenie, przechowywanie i organizowanie notatek, a także tworzenie list oraz ich archiwizację. Pozwala na automatyczne tworzenie zapisków z plików tekstowych, stron internetowych, zdjęć i nagrań. Można tam również tworzyć również własne odręczne notatki. Powstające pliki mogą być sortowane, tagowane, edytowane i eksportowane do innych programów. Narzędzie to może szczególnie zwiększyć efektywność pracy zdalnej, gdyż pełni rolę osobistego organizatora, przez co nie musimy martwić się, że coś ważnego zostanie przez nas przypadkowo pominięte.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein kostenloses Tool mit einem monatlichen Datentransferlimit oder um ein kostenpflichtiges Abonnement ohne Limit.

• Simplysign (mobile qualifizierte elektronische Signatur)

Jest to narzędzie pozwalające w dowolnym miejscu i czasie podpisać wszelkie dokumenty w wersji elektronicznej, tak jakby podpisywano je własnoręcznie. Znacznie usprawnia to podpisywanie licznych umów, szczególnie gdy fizyczna obecność jest w danej chwili niemożliwa.

Kostenlos/bezahlt?

Dies ist ein kostenpflichtiges Tool. Bei Vorauszahlung für eine 3-Jahres-Lizenz müssen Sie 878 PLN bezahlen.

Fernarbeit - Herausforderung oder Normalität?

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation nicht vorbereitet ist und die richtigen Instrumente einsetzt, kann die Arbeit aus der Ferne durchaus eine Herausforderung sein. Wir ermutigen Sie, die in unserer Artikelserie vorgeschlagenen Lösungen umzusetzen Werkzeuge zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen. Sie werden von ihnen lernen, wie Sie die folgenden Bereiche Ihres Unternehmens verbessern können, wenn Sie aus der Ferne arbeiten:

• Zeiterfassung,
• Verwaltung und Aufteilung der Zuständigkeiten,
• Echtzeit-Kooperation,
• gemeinsame Nutzung von Dokumenten,
• Kommunikation.