Werkzeuge zur Unterstützung der Fernarbeit in einem Unternehmen - Teil 3/3

Wichtige Informationen:

• Kommunikationsmittel:

  • Skype: ein kostenloser Instant-Messenger mit Funktionen für Videoanrufe und Bildschirmfreigabe.
  • Google Hangouts: Der kostenlose Instant-Messaging-Dienst von Google für Text- und Videoanrufe.
  • Google Mail: ein beliebtes Postfach mit zusätzlichen Funktionen wie Kalender und Google Drive-Integration.

• Werkzeuge zur Erleichterung der Arbeitseffizienz:

  • EvernoteEine Anwendung zum Erstellen, Speichern und Organisieren von Notizen, die in einer kostenlosen Version mit einem Datentransferlimit erhältlich ist.
  • SimplysignEine kostenpflichtige Anwendung, die das mobile Unterschreiben von elektronischen Dokumenten ermöglicht.

• Fernarbeit kann eine Herausforderung sein, aber mit den richtigen Tools, wie oben erwähnt, wird sie effizienter und organisierter.

Einzelheiten unten!

Bei der Organisation von Fernarbeit ist es wichtig, die Ziele, Bedürfnisse, Verpflichtungen und Ressourcen der Organisation sowie die der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Über die Verwaltung und Aufteilung von Verantwortlichkeiten und die Arbeit an einer einzigen Datei aus der Ferne in Echtzeit haben wir in früheren Teilen der Serie geschrieben: Tools zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen. Im letzten Artikel werden Lösungen vorgestellt, die bei der Kommunikation helfen können, und solche, die "out-of-the-box" Vorteile bieten.

Instrumente zur Erleichterung der Kommunikation innerhalb der Organisation

Wenn man das Wort "Kommunikation" hört, denkt man in der Regel - nichts leichter als das, schließlich muss man nur auf die Person zugehen, mit der man sprechen möchte, oder eine Sitzung für das ganze Team organisieren. Problematisch wird es, wenn man aus der Ferne arbeitet und keine Möglichkeit hat, mit seinem Gegenüber in Kontakt zu treten. Zum Glück gibt es Tools, die den Prozess der kollektiven Kommunikation optimieren. Dazu gehören u. a. Skype, Hangouts und Gmail.

• Skype

Es handelt sich um einen Instant-Messaging-Dienst, der es Ihnen ermöglicht, mit Menschen in der ganzen Welt zu chatten. Sie ermöglicht die Einrichtung von Gruppen mit mehreren Personen und Chaträumen. Auf der anderen Seite ist der Hauptvorteil dieser Anwendung die hohe Qualität der Videoanrufe, die es Ihnen ermöglicht, Videokonferenzen zu erstellen. Nützlich ist auch die Möglichkeit, das Bild des eigenen Bildschirms mit anderen zu teilen, was sich sehr gut für Projektbesprechungen und Schulungen eignet. Die mobile Version von Skype ist ebenfalls sehr praktisch, denn sie ermöglicht es Ihnen, unabhängig von Ihrer aktuellen Aktivität mit anderen in Kontakt zu bleiben.

Kostenlos/bezahlt?

Dieses Tool ist kostenlos, wenn Sie andere Nutzer des Programms kontaktieren möchten. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, eine Abonnementgebühr zu zahlen, um über Skype kostenlos zu telefonieren: Festnetz- und Mobiltelefone.

• Google Hangouts

Es handelt sich um einen Instant-Messaging-Dienst von Google, mit dem Sie Nachrichten versenden, Videoanrufe tätigen und über VoIP-Technologie telefonieren können. Auf Android-Geräten ist es standardmäßig installiert. Zu den Vorteilen dieses Kommunikators gehört auch die einfache und bequeme Möglichkeit zu kommunizieren, Fotos und Videos zu senden und Anrufe zu tätigen. All diese Aspekte können die Effizienz der Fernarbeit erheblich verbessern.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein völlig kostenloses Tool. Für die Nutzung ist ein aktives Google-Konto erforderlich.

• Google Mail

Diese App braucht wahrscheinlich keine Einführung. Und das aus gutem Grund! Pas Produkt von Google ist wahrscheinlich das beliebteste E-Mail-Postfach der Welt, das neben seinem modernen Design und dem großen Speicherplatz viele Vorteile hat. Keine Werbung, einfache Bedienung, verschlüsselte Verbindungen und ein Spamfilter sind nur einige davon. Die Box selbst ermöglicht eine einfache Verbindung und den Zugriff auf eine Reihe von Tools wie Kalender, Drive, Google Sheets sowie das bereits erwähnte Google Hangouts. Darüber hinaus ist es in Google Mail einfach, Etiketten und Filter für Nachrichten zu erstellen, um die Suche nach interessanten E-Mails zu erleichtern, was die Arbeit vor allem im Fernzugriff erleichtert, wenn die Zahl der empfangenen Nachrichten sehr hoch ist. Die robuste Unterstützung für mobile Geräte sowie die Offline-Zugänglichkeit sind weitere Aspekte, die die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessern.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein völlig kostenloses Tool. Für die Nutzung ist ein aktives Google-Konto erforderlich.

Möglichkeiten, von denen wir nichts wissen... die aber die Fernarbeit erleichtern können

Neben den Kommunikationsinstrumenten gibt es eine Reihe von Anwendungen zur Optimierung der Arbeitseffizienz, an deren Existenz die meisten im Alltag nicht denken. Zwei, die besonders interessant erscheinen, werden im Folgenden vorgestellt:

• Evernote

Es ist eine Anwendung, mit der Sie Notizen erstellen, speichern und organisieren sowie Listen erstellen und archivieren können. Es ermöglicht die automatische Erstellung von Notizen aus Textdateien, Webseiten, Fotos und Aufnahmen. Sie können dort auch Ihre eigenen handschriftlichen Notizen erstellen. Die resultierenden Dateien können sortiert, mit Tags versehen, bearbeitet und in andere Programme exportiert werden. Dieses Tool kann insbesondere die Effizienz der Fernarbeit erhöhen, da es als persönlicher Organizer fungiert, so dass man sich keine Sorgen machen muss, dass etwas Wichtiges versehentlich vergessen wird.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein kostenloses Tool mit einem monatlichen Datentransferlimit oder um ein kostenpflichtiges Abonnement ohne Limit.

• Simplysign (mobile qualifizierte elektronische Signatur)

Es handelt sich um ein Tool, mit dem jedes Dokument überall und jederzeit elektronisch so unterzeichnet werden kann, als wäre es handschriftlich unterschrieben.. Dadurch wird die Unterzeichnung zahlreicher Verträge erheblich vereinfacht, insbesondere wenn eine physische Anwesenheit im Moment nicht möglich ist.

Kostenlos/bezahlt?

Dies ist ein kostenpflichtiges Tool. Bei Vorauszahlung für eine 3-Jahres-Lizenz müssen Sie 878 PLN bezahlen.

Fernarbeit - Herausforderung oder Normalität?

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation nicht vorbereitet ist und die richtigen Instrumente einsetzt, kann die Arbeit aus der Ferne durchaus eine Herausforderung sein. Wir ermutigen Sie, die in unserer Artikelserie vorgeschlagenen Lösungen umzusetzen Werkzeuge zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen. Sie werden von ihnen lernen, wie Sie die folgenden Bereiche Ihres Unternehmens verbessern können, wenn Sie aus der Ferne arbeiten:

• Zeiterfassung,
• Verwaltung und Aufteilung der Zuständigkeiten,
• Echtzeit-Kooperation,
• gemeinsame Nutzung von Dokumenten,
• Kommunikation.