Kaizen, oder wie kann man die Mitarbeiter in die Entwicklung des Unternehmens einbeziehen?

Wichtige Informationen:

• Die Kaizen-Management-Philosophie, die auf kontinuierlicher Verbesserung und kleinen Schritten basiert, kann in jedem Unternehmen erfolgreich umgesetzt werden, unabhängig von der Branche oder dem spezifischen Geschäft.
• Die Anwendung der Kaizen-Managementphilosophie kann dazu beitragen, den Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen zu überwinden, indem kleine Schritte eingeführt und alle Mitarbeiter einbezogen werden.
• Die Kaizen-Methode, die auf kleinen Verbesserungsschritten basiert, kann die Akzeptanz für Veränderungen erhöhen und die Effizienz des Unternehmens steigern.
• Das Engagement der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens und kann durch ihre Einbeziehung in den Strategieentwicklungsprozess erreicht werden.
• Das Kaizen-Konzept führt durch die Beseitigung von Verschwendung und die Rationalisierung von Prozessen zu verbesserter Qualität, niedrigeren Kosten und erhöhter Wettbewerbsfähigkeit für das Unternehmen.
• Die Zerlegung des Wandels in kleine Schritte nach dem Kaizen-Ansatz kann zur erfolgreichen Umsetzung von Innovationen in einem Unternehmen beitragen.
• Eine Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung in einem Unternehmen kann auch eine Atmosphäre der ständigen Weiterentwicklung und Innovation schaffen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Fähigkeiten, ihre Kreativität und ihre Problemlösungskompetenz zu entwickeln, was zur Entdeckung neuer Arbeitsweisen und zur Entwicklung innovativer Lösungen führen kann.

Einzelheiten unten!

Haben Sie sich jemals gefragt, wie man den Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen in einem Unternehmen überwinden kann? Diejenigen, die kein Mitspracherecht bei den getroffenen Entscheidungen haben, werden alles, was den Status quo stört, mit Feindseligkeit betrachten. Der Grund dafür ist nicht allzu kompliziert: Jede große Veränderung am Arbeitsplatz bedeutet eine Phase der Unsicherheit und des Stresses. Wie wäre es, den Wandel in kleine Schritte zu unterteilen und alle Mitarbeiter einzubeziehen, anstatt alles auf den Kopf zu stellen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Kaizen-Management-Philosophie nutzen können, um Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, den Wandel nicht nur zu akzeptieren, sondern ihn auch zu initiieren.

Was ist die Kaizen-Methode?

Die Kaizen-Management-Philosophie, die in Japan beim Wiederaufbau der Wirtschaft nach dem Zweiten Weltkrieg entwickelt wurde. Im Westen wurde sie in den 1980er Jahren durch die Masaaki Imai, Gründer des Kaizen-Instituts. Das Wort selbst kann aus dem Japanischen mit "gute Veränderung" übersetzt werden.

Seine wichtigsten Grundsätze sind die kontinuierliche Verbesserung und die bereits erwähnten kleinen Schritte. Ursprünglich wurde Kaizen in Fertigungsunternehmen wie Toyota eingesetzt, um die Qualität zu erhalten und die Abläufe zu verbessern. Die Methode ist jedoch sehr vielseitig und wir wollen zeigen, wie sie in jedem Unternehmen umgesetzt werden kann.

Warum widersetzen sich die Mitarbeiter dem Wandel?

Kehren wir vorerst zur ursprünglichen Frage zurück: Wie können wir die Abläufe im Unternehmen rationalisieren, ohne die Mitarbeiter zu verschrecken, oder sogar mit ihrer Hilfe? In der Einleitung haben wir den Grund genannt, warum die Mitarbeiter dazu neigen, die alte Ordnung zu verteidigen. Wie kann die Einführung von Kaizen dazu beitragen, dies zu ändern?

Um diese Frage zu beantworten, lohnt es sich, die Art und Weise zu betrachten, wie der Wandel in westlichen Unternehmen vollzogen wird. Nun, sie tragen in der Regel die Merkmale einer Innovation und damit eines Durchbruchs. Dieser Ansatz unterscheidet sich erheblich von der japanischen Philosophie, und hier sind die wichtigsten Unterschiede:

• Bei Kaizen ist das Team der Initiator der Veränderung.

Diese Eigenschaft steht im Einklang mit der östlichen Kultur, die kollektivistisch ist, was bedeutet, dass die Menschen dort mehr Wert auf Zusammenarbeit und Beziehungen zu anderen Menschen als auf persönlichen Erfolg legen.

Die westliche Kultur hingegen ist individualistisch, d. h. sie konzentriert sich auf die Leistungen des Einzelnen. Es ist auf unsere Kultur zurückzuführen, dass Innovationen in der Regel von Einzelpersonen konzipiert und umgesetzt werden, ohne dass der Rest der Organisation einen Beitrag leistet. Es liegt auf der Hand, dass die Akzeptanz des Wandels umso größer ist, je mehr Menschen an der Einleitung des Wandels beteiligt sind.

• Kaizen verbessert bestehende Technologien.

Die Innovation führt ein völlig neues System ein. Natürlich ist eine solche Veränderung manchmal unvermeidlich, aber eine kontinuierliche Verbesserung der bestehenden Technologie kann langfristig einen ähnlichen Effekt haben und ausreichend sein. Der unbestrittene Vorteil des Letzteren sind natürlich die niedrigen Kosten.

• Kaizen bindet die Mitarbeiter ein.

Innovation ist in der Regel das Werk von Experten oder Managern. Diese sitzen den ganzen Tag in ihren Büros und sind oft von dem Ort abgekoppelt, an dem der eigentliche Mehrwert geschaffen wird und an dem die einfachen Mitarbeiter mit operativen Tätigkeiten beschäftigt sind, einem Ort, der auf Japanisch "Gemba" heißt.

Aus diesem Grund beruhen ihre Ideen auf Theorien und Vorhersagen, die nicht immer den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter sind die Lösungen das Ergebnis vernünftiger Beobachtungen von Menschen, die am besten wissen, was sie bei ihrer Arbeit behindert und was ihnen helfen würde, ihre Effektivität zu verbessern.

• Bei Kaizen geht es darum, kleine Schritte zu machen, einen nach dem anderen.

Wenn wir sehen, dass einige Bereiche des täglichen Lebens in unserem Unternehmen verändert werden müssen, können wir auf zwei Arten vorgehen. Wenn wir einen plötzlichen und großen Schritt planen, um alle Unzulänglichkeiten auf einmal zu beseitigen, werden wir Verwirrung stiften und die Mitarbeiter weniger produktiv machen, da sie Zeit brauchen, um sich an die neuen Gegebenheiten anzupassen.

Viele Veränderungen lassen sich jedoch in kleine Schritte aufteilen und einfache Lösungen können nacheinander gewählt werden, was für die Mitarbeiter angenehmer ist. Natürlich gibt es Kernpunkte, die revolutioniert werden müssen, aber oft reicht es aus, an Details zu feilen, um die Ergebnisse deutlich zu verbessern.

Innovation und Kaizen

Wie man sieht, sind Innovationen viel schwieriger durchzuführen als Kaizen. Außerdem werden sie oft nicht benötigt, weil das Problem des Unternehmens in den unbemerkten Details liegt, die sich zu höheren Kosten und geringerer Effizienz summieren. Da wir nun wissen, warum große Veränderungen problematisch sein können, und wir einige der Vorteile von Kaizen kennen, wollen wir uns nun überlegen, wie man Veränderungen in kleine Schritte unterteilen kann.

Wenn das Thema Innovation Ihre Neugierde geweckt hat, laden wir Sie ein, unseren Bericht über "Innovation in der Welt" zu lesen. Wie man technologische Innovationen vermarktet".

Wie lässt sich Kaizen im Alltag umsetzen?

Es gibt eine ganze Reihe praktischer Methoden, um die japanische Philosophie zur Verbesserung Ihres Unternehmens zu nutzen. Alle diese Methoden stammen zwar aus dem verarbeitenden Gewerbe, lassen sich aber erfolgreich auf jedes Unternehmen anwenden.

Einbeziehung der Arbeitnehmer

Erstens sollten wir nicht versuchen, selbst zu erraten, woran unser Unternehmen krankt. Lassen wir stattdessen die Menschen, die direkt für den Erfolg unseres Unternehmens verantwortlich sind, d. h. die Mitarbeiter, die Situation diagnostizieren. Die folgenden beiden Techniken können dabei helfen:

• Hoshin Kanri ist die Grundlage für die Anwendung der Kaizen-Prinzipien in einem Unternehmen.

Es geht darum, die Unternehmenspolitik mit den untergeordneten Ebenen abzustimmen. Die Strategie der Unternehmensleitung sollte daher mit den Abteilungsleitern abgestimmt werden, die Abteilungspolitik mit den Abteilungsleitern und so weiter, bis wir bei den einfachen Mitarbeitern ankommen.

Natürlich geht es nicht darum, dass die Untergebenen die Strategie des Unternehmens selbst entwickeln, sondern darum, eine Liste von Zielen zu erstellen, mit denen sich alle identifizieren können. Was bedeutet das für uns? Nun, die Einbeziehung von Mitarbeitern der unteren Ebenen in die Strategieentwicklung führt dazu, dass sie eher bereit sind, die ihnen gestellten Aufgaben zu akzeptieren. Ohne das Gefühl zu haben, dass ihnen etwas aufgezwungen wird, werden sie sich mit der Leistung der Organisation als Ganzes identifizieren.

Außerdem wird sich die Kommunikation zwischen den Ebenen der Organisationshierarchie verbessern, und es wird möglich sein, sicher zu sein, dass alle im Unternehmen in dieselbe Richtung gehen. Um ein solches System einzuführen, muss zunächst die Angst der Führungskräfte vor der Delegation bestimmter Kompetenzen an ihre Untergebenen überwunden werden. Darüber hinaus wollen die Mitarbeiter oft nicht aktiv in das Unternehmen eingebunden werden, da sie glauben, dass ihre Aufgabe nur darin besteht, ihre Arbeit zu erledigen und zu einem bestimmten Zeitpunkt zu gehen. Es lohnt sich jedoch, für Integration zu sorgen, denn ein engagierter Mitarbeiter, der die Ziele des Unternehmens mit seinen eigenen identifiziert, ist unbezahlbar. Die Anwendung der Kaizen-Methode muss Teil der Kultur der gesamten Organisation werden.

• Das Vorschlagswesen zielt auch darauf ab, die Mitarbeiter an der Entwicklung des Unternehmens zu beteiligen.

Jeder Mitarbeiter wird ermutigt, Verbesserungsvorschläge zu machen, sobald er bei der Arbeit merkt, dass ihn etwas stört oder dass etwas verbessert werden kann. Solche Vorschläge sind sehr wertvoll, denn die Mitarbeiter, die ständig im Mittelpunkt stehen, wissen besser als die Führungskräfte, worauf sie achten müssen. Natürlich müssen sie motiviert sein, sich für kleine Veränderungen einzusetzen.

Zu diesem Zweck können so genannte "Qualitätszirkel" eingerichtet werden, d. h. Teams von Mitarbeitern, die sich treffen, um die Situation im Unternehmen zu besprechen. Es lohnt sich, denjenigen, die Initiativen ergreifen, die sich als nützlich erweisen, Anreize zu geben. Eine solche Lösung gibt es zum Beispiel in unserem Unternehmen, der ConQuest Beratung und trägt zu einer stärkeren Einbeziehung aller Mitarbeiter bei.

In Japan ist es üblich, dass die einzelnen Unternehmensabteilungen bei der Anzahl der eingereichten Vorschläge miteinander konkurrieren. Aber stellen Sie keine zu hohen Erwartungen an die eingereichten Ideen. Die Mitarbeiter werden wahrscheinlich nicht mit ihren amerikanischen Entdeckungen prahlen, aber alle Details können in der Summe zu einer besseren Unternehmensleistung führen. Um Sie davon zu überzeugen, dass diese Methode funktioniert, möchten wir eine Statistik zitieren: Bei Toyota werden jährlich 1,5 Millionen Vorschläge eingereicht, von denen 95% umgesetzt werden und zur Verbesserung des Unternehmens beitragen.

Das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung

Die oben genannten Techniken sind in gewisser Weise die Quintessenz der Kaizen-Philosophie, und allein ihre Einführung dürfte zu großartigen Ergebnissen führen; die Mitarbeiter werden in die Verbesserung des Unternehmens einbezogen, und die Initiativen kommen von unten nach oben, anstatt von der Geschäftsleitung forciert zu werden.

Es ist interessant zu wissen, welche Bereiche eines Unternehmens am einfachsten durch Kaizen verbessert werden können. Mit der Methode der kleinen Schritte wäre eine Fusion wahrscheinlich schwer zu erreichen, während sie bei der Beseitigung von Verschwendung, der Verbesserung von Abläufen und der Steigerung der Effizienz von Arbeitsplätzen sehr gut funktioniert. Werfen wir einen Blick auf einige ausgewählte Konzepte im Zusammenhang mit Kaizen.

• Muda bedeutet auf Japanisch Verschwendung und der Begriff hat eine besonders tiefe Bedeutung, denn im Rahmen der Kaizen-Philosophie verwenden wir ihn, um alles zu beschreiben, was keinen Wert für die Kunden schafft. Viele Aspekte der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens verursachen Kosten, ohne dem Endprodukt oder der Dienstleistung einen Mehrwert zu verleihen. Traditionell gab es sieben Bereiche, in denen diese "Muda" auftreten können:
• Transport: Es gibt mehrere Beispiele für diesen Begriff. Es ist eine Verschwendung von Zeit und Kraftstoff, Materialien aus einem zu weit entfernten Lager zu transportieren. In einem unsachgemäß eingerichteten Büro tragen die Mitarbeiter möglicherweise unnötigerweise Dokumente zu einem Schrank in einem anderen Raum. Außerdem können während des Transports leicht Schäden an Produkten entstehen, die man hätte vermeiden können.
• Lagerung: Materialien, die derzeit nicht verwendet werden, verursachen Kosten, z. B. für Lagerräume, Stromrechnungen und ähnliches. Natürlich ist ein gewisser Lagerbestand erforderlich, um unnötige Produktionsunterbrechungen zu vermeiden, aber dieser kann durch Methoden wie Just-in-Time mit perfekter Synchronisierung mit den Lieferanten reduziert werden.
• Ein unnötiger Schritt: Unnötige Bewegungen der Mitarbeiter können z. B. durch Unordnung im Büro entstehen, wenn man auf der Suche nach einem wichtigen Werkzeug oder Dokument verschiedene Räume durchsuchen muss. Eine Möglichkeit, dies zu verhindern, ist die 5S-Technik, die wir später erläutern werden.
• Ich warte: Alle Momente, in denen die Mitarbeiter untätig sind, stellen einen Verlust für das Unternehmen dar. Die Unfähigkeit, eine Arbeit zu erledigen, kann zum Beispiel auf einen Mangel an Werkzeugen oder Materialien zurückzuführen sein, und die Angst vor einer solchen Situation führt oft zu der bereits erwähnten Überbevorratung. Im Büro muss man vielleicht auf eine Nachricht oder die Zustimmung eines Vorgesetzten warten, und in diesem Fall lohnt es sich, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern und mögliche Bürokratie zu bekämpfen.
• Redundante Verarbeitung: Bei der Gestaltung eines Produkts oder einer Dienstleistung lohnt es sich zu überlegen, ob alle Elemente des Pakets für den Kunden einen Wert darstellen. Wenn nicht, würden sie vielleicht genauso viel bezahlen, wenn das Produkt einfacher und die Dienstleistung weniger umfangreich wäre? Dies würde sicherlich die Kosten für das Unternehmen senken.
• Überproduktion: Speziell für produzierende Unternehmen kann eine Überschätzung der Nachfrage bedeuten, dass Produkte, die nicht sofort verkauft werden, entweder gelagert werden müssen (der bereits beschriebene Verlust) oder sogar vernichtet werden, wenn sie sich nach einiger Zeit als veraltet erweisen.
• Korrekturen: sowohl solche, die während des Produktionsprozesses gemacht werden müssen, wenn irgendwann ein Fehler auftritt, als auch Rücksendungen und Beschwerden von Kunden. Japanische Automobilunternehmen legten großen Wert auf Qualität, als sie begannen, in die Vereinigten Staaten zu exportieren, da die Bearbeitung von Reklamationen aus Übersee, der Transport von Teilen und ähnliches die Kosten erheblich erhöhen würden.

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Methoden in Dienstleistungsunternehmen

Zusätzlich zu den genannten Bereichen wurden weitere Bereiche entwickelt, die eher für Dienstleistungsunternehmen geeignet sind, die ebenfalls begonnen haben, den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung anzuwenden. Dazu gehören unklare Informationen, unnötige Dokumente, Bürospam und langwierige Sitzungen.

• "5 Warum" ist die Suche nach der tiefsten Ursache eines bestimmten Problems. Es geht darum, die Mitarbeiter dazu zu bringen, analytisch und bildhaft zu denken, indem sie mindestens fünfmal die Frage "Warum?" stellen. Dieser Ansatz vermeidet das Risiko einer Fehldiagnose des Problems. Eine Technik, die dabei helfen kann, ist das Ishikawa-Diagramm, bei dem man die potenziellen Ursachen eines Problems grafisch festhält, dann die Ursachen der Ursachen usw., und dann die für die schlechte Leistung am meisten verantwortlichen auswählt.

• 5S - bezieht sich auf die Sauberkeit am Arbeitsplatz, dem Ort, auf den Kaizen den größten Wert legt (das bereits erwähnte Gemba). Die Methode setzt sich aus fünf japanischen Wörtern zusammen, die aufeinanderfolgende Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz der täglichen Aktivitäten bezeichnen:

• Seiri, oder Auswahl. Entfernen Sie alle unnötigen Werkzeuge und Gegenstände, deren Anwesenheit ablenkt, vom Arbeitsplatz.

• Seiton, oder Systematik. Finden Sie für jeden Gegenstand den richtigen Platz, damit er leicht zu finden und schnell zu erreichen ist. Optimalerweise sollten sie auch nach der Reihenfolge der Arbeit angeordnet und nach Gebrauch natürlich wieder weggeräumt werden.

• Seiso, oder Reinigung. Sauberkeit ist in japanischen Unternehmen wichtig, außerdem ermöglicht dieser Schritt, eventuelle Fehler in der Ausrüstung bei Gelegenheit zu erkennen.

• Seiketsu, oder Standardisierung. So kann z. B. ein Angestellter an einer beliebigen anderen Stelle arbeiten. In einem westlichen Büro, in dem sich jeder gerne mit privaten Gegenständen umgibt, würde das wahrscheinlich nicht funktionieren.

• Shitsuke, oder Selbstdisziplin bei der Beibehaltung früherer Handlungen. Um die Mitarbeiter zu motivieren, sich um die 5S-Standards zu kümmern, ist eine Bewertung und ein mögliches Anreizsystem erforderlich.

Natürlich haben nicht alle der vorgestellten Methoden etwas mit Kaizen zu tun. Jede von ihnen steht für eine Art von kleinen Veränderungen, die in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern vorgenommen werden können. Sie führen zu einer Verbesserung der Qualität und einer Senkung der Kosten und damit zu einer größeren Wettbewerbsfähigkeit. Gleichzeitig erfordern sie in den meisten Fällen keine Revolutionierung des Unternehmens, sondern lediglich die Verbesserung bestimmter Prozesse.

Warum sollten Sie Kaizen in Ihrem Unternehmen einführen?

Die Umsetzung von Kaizen ist die Antwort auf die im Titel gestellte Frage. Mitarbeiter, die an der Gestaltung der Unternehmenspolitik und der Verbesserung der täglichen Abläufe im Unternehmen beteiligt sind, sind bereit, Veränderungen zu akzeptieren. In einer Situation, in der sie selbst der Initiator waren, empfinden sie sogar ein Gefühl von Stolz. Wichtig ist, dass sich die Mitarbeiter für die getroffenen Entscheidungen verantwortlich fühlen, was sie zur Arbeit motiviert und ihre Identifikation mit dem Unternehmen erhöht.

Es ist erwähnenswert, dass ein Unternehmen, das das Kaizen-Konzept der kontinuierlichen Verbesserung anwendet, flexibler wird. Die traditionelle Planung und Entscheidungsfindung basiert auf Prognosen und Vorhersagen, die nicht immer eintreffen. Im Gegensatz dazu geht es hier um eine kontinuierliche Reaktion auf eine sich verändernde Situation; Die einfachen Mitarbeiter bemerken Veränderungen, die sich auf ihre Arbeit auswirken, am schnellsten.

Die Grundsätze der Kaizen-Philosophie sind äußerst vielseitig, und obwohl sie ursprünglich für das Qualitätsmanagement in Unternehmen der Schwerindustrie verwendet wurden, werden sie manchmal auch in Dienstleistungsunternehmen eingesetzt (das Kaizen-Institut hat mit vielen Banken zusammengearbeitet) und können sogar erfolgreich zur Verbesserung des Privatlebens eingesetzt werden.

Fast jedes Ziel kann in kleine Elemente zerlegt werden, deren schrittweise Einführung weniger schmerzhaft ist als eine einmalige Revolution. Darüber hinaus schaffen eine Kultur der Liebe zum Detail und das Streben nach Perfektion einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

Kaizen in ein paar Schritten

Die Liste der Schritte, die bei der Umsetzung von Kaizen durchgeführt werden müssen, lautet wie folgt:

• Sicherstellen, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie einen Beitrag zur Organisation leisten.
• Ermutigen und belohnen Sie Mitarbeiter, die Verbesserungsvorschläge einreichen.
• Einführung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.
• Der Schwerpunkt liegt auf der Verbesserung der Qualität und der Beseitigung von Verschwendung.
• Den wahren Ursachen des Problems auf den Grund gehen.
• Wenn Sie feststellen, dass eine große Veränderung unvermeidlich ist, sollten Sie versuchen, sie in kleine Schritte aufzuteilen und sie schrittweise einzuführen.

Bei der Durchführung von Kaizen geht es darum, die Zusammenarbeit und Beteiligung der Mitarbeiter sicherzustellen, Ideen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern und sich auf die Verbesserung der Qualität und die Beseitigung von Verschwendung zu konzentrieren, wobei bei größeren Veränderungen schrittweise vorgegangen wird.

Kurz gesagt, Kaizen bedeutet kontinuierliche Verbesserung

Die aus Japan stammende Kaizen-Philosophie konzentriert sich auf die kontinuierliche Verbesserung und Optimierung sowohl im persönlichen Leben als auch am Arbeitsplatz.

Ein zentraler Grundsatz der Kaizen-Philosophie ist, dass selbst kleinste Verbesserungen zu großen Veränderungen führen und langfristig Vorteile bringen können.

Außerdem ist Kaizen keine einmalige Aktivität, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der die Beteiligung aller Mitarbeiter des Unternehmens erfordert. In diesem Artikel haben wir die verschiedenen Techniken und Instrumente beschrieben, die im Rahmen von Kaizen eingesetzt werden, wie z. B. Wertflussdiagramme, 5S (Ordnung, Systematisierung, Standardisierung, Sauberkeit, Selbstdisziplin) und die PDCA-Methode (Planen, Umsetzen, Kontrollieren, Handeln). Weitere Informationen über Bestandsmanagement und Lagerhaltung finden Sie in einem anderen Artikel Artikel auf unserer Websitewo wir Ihnen dieses Thema näher gebracht haben!