BPMN-Prozessmapping - was ist das und warum wird es verwendet?

Betrachtet man die Veränderungen in der modernen Geschäftswelt, so stellt man einen allmählichen Rückgang der Popularität traditioneller, funktionaler und starrer Unternehmensorganisationsstrukturen mit weitreichenden Hierarchien fest, in denen die Aktivitäten auf die Umsetzung einzelner Funktionen wie Marketing, Vertrieb oder Finanzen ausgerichtet sind. Sie verlieren ihre Position zugunsten von Organisationsformen mit einer horizontalen, übergreifenden Struktur, in der ein Prozessansatz dominiert. Die Aktivitäten solcher Unternehmen konzentrieren sich nicht auf die Ausführung einzelner Funktionen, sondern auf das Management von Prozessen, die auf die Maximierung der Kundenzufriedenheit ausgerichtet sind.

Die Abläufe in modernen Organisationen sind oft sehr umfangreich und komplex. Um die Beziehungen zwischen ihnen sowohl für die Mitglieder der Organisation als auch für Außenstehende leichter verständlich zu machen, wird die Prozessabbildung verwendet, d. h. einzelne Aufgaben werden extrahiert und dann grafisch dargestellt. Es gibt mehrere Methoden zur Modellierung von Geschäftsprozessen, aber die populärste, die mittlerweile ein ungeschriebener Standard ist, ist BPMN (von Business Process Model and Notation).

Was ist die BPMN-Prozessabbildung?

BPMN ist eine einheitliche Notation für die Beschreibung von Geschäftsprozessen und deren Beziehungen untereinander. Einer ihrer Hauptzwecke besteht darin, eine Reihe von grafischen Elementen bereitzustellen, mit denen sich übersichtliche Flussdiagramme zur visuellen Modellierung von Geschäftsprozessen erstellen lassen. Was macht diese Notation so wertvoll und weit verbreitet?

Die wichtigsten Merkmale der BPMN, die ihren Erfolg ausmachen, sind ihre Eindeutigkeit und Vielseitigkeit. Die Notation ermöglicht die Erstellung sowohl einfacher als auch sehr komplexer Flussdiagramme. Dank ihrer standardisierten grafischen Form kann sie von Benutzern aus verschiedenen Organisationen in unterschiedlichen Positionen verstanden werden - von Managern über Business-Analysten bis hin zu Entwicklern. BPMN ist außerdem mit Dutzenden von Prozessmodellierungs- und Automatisierungsprogrammen kompatibel, wie z. B. MS Visio, iGrafx, ARIS oder TIBCO Business Studio.

Elemente der BPMN-Notation

Die in der BPMN-Notation verwendeten grafischen Elemente lassen sich in vier Kategorien einteilen. Die erste sind die mit dem Prozessfluss verbundenen Objekte - Aktionen oder Aufgaben, die von einer Person oder einem System auszuführen sind; Ereignisse, die den Anfang, die Mitte und das Ende des Prozesses markieren; und Tore, auch Entscheidungsobjekte genannt, die den Flussweg der Sequenz im Prozess beschreiben. Die zweite Kategorie sind die Verknüpfungselemente, die dazu dienen, die Prozessobjekte miteinander zu verbinden und den Prozessfluss darzustellen. Die dritte Kategorie sind Objekte, die andere Elemente zusammenfassen. Diese werden auch als Becken oder Pools bezeichnet. Jeder Pool ist weiter in Spuren unterteilt, die die Zuständigkeiten und den Ort von Ereignissen anzeigen, die innerhalb des Pools auftreten. Die vierte Gruppe sind Erweiterungselemente, wie z. B. Anmerkungen verschiedener Art.

Prozesse, die in der BPMN-Notation unterschieden werden

In der BPMN-Notation werden mehrere Arten von Prozessen unterschieden. Die erste Art sind private Prozesse, die auch unter dem Begriff "Workflow" zusammengefasst werden. Dabei handelt es sich um interne Aktivitäten, die spezifisch für eine bestimmte Organisation sind. Diese Prozesse sollten innerhalb eines einzigen Pools dargestellt werden. Die einzigen Elemente, die Grenzen überschreiten können, sind Nachrichten für den Austausch von Informationen zwischen verschiedenen privaten Prozessen. Ein gutes Beispiel für einen solchen Prozess ist der Eingang von Korrespondenz in einem Unternehmen - seine Elemente sind aufeinanderfolgende Aktivitäten wie der Eingang einer Nachricht in einem Postfach, die Vorbereitung einer Antwort und das Senden einer Rückmeldung.

Ein weiterer Typ sind öffentliche Prozesse. Diese zeigen die Interaktionen, die zwischen einem privaten Prozess und Teilnehmern außerhalb dieses Prozesses stattfinden. Der Zweck dieses Modells besteht darin, einem Prozess begrenzte Informationen zur Verfügung zu stellen. Ein Beispiel wäre der Nachrichtenfluss zwischen zwei getrennten Pools - einer, der sich mit dem Empfang von Nachrichten in der Kundendienstabteilung eines bestimmten Unternehmens befasst, und der andere, der den Kunden in das Unternehmen einführt.
Im nächsten Modell, der Zusammenarbeit, werden zwei oder mehr Pools, die Prozesse enthalten, und die zwischen ihnen stattfindenden Interaktionen dargestellt. Anhand des vorherigen Beispiels wird das Ereignis des Sendens einer Nachricht im privaten Prozess "Kunde" mit dem Ereignis des Empfangens einer Nachricht im Prozess "Kundendienst des Unternehmens" kombiniert.

Das letzte Modell, die Choreografie, beschreibt die Interaktionen, die zwischen zwei oder mehreren Teilnehmern des Prozesses stattfinden. Wichtig ist jedoch, dass es nicht die Handlungen beschreibt, die die einzelnen Teilnehmer ausführen.

Wie plant man einen Prozess mit BPMN?

Wenn Sie einen Prozessablauf mit Hilfe der BPMN-Notation grafisch darstellen wollen, müssen Sie zunächst die Prozesse identifizieren. Dazu kann eine Top-Down-Methode verwendet werden, bei der die Gesamtaktivität der Organisation definiert und darauf aufbauend einzelne Elemente spezifiziert werden, oder eine schwierigere, aber präzisere Bottom-Up-Methode, bei der der Ablauf der Prozesse auf der Grundlage einer Analyse der in der Organisation durchgeführten Aktivitäten formuliert wird.

Der nächste Schritt besteht darin, die Prozesse in Haupt- und Nebenprozesse zu unterteilen. Dann müssen von allen Prozessen diejenigen unterschieden werden, die für das Erreichen bestimmter Geschäftsziele entscheidend sind. Schließlich wird eine detaillierte Prozesslandkarte erstellt, die alle Aktivitäten aufzeigt, aus denen der Prozess besteht.
Mit einer gut vorbereiteten BPMN-Prozesslandkarte lassen sich selbst die komplexesten und kompliziertesten Geschäftsprozesse klar und verständlich darstellen.

Es lohnt sich, diese Methode zu nutzen, um den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens zu rationalisieren und die Ausführung von Aufgaben zu automatisieren und so die Effizienz der Unternehmensabläufe zu verbessern.

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