Werkzeuge zur Unterstützung der Fernarbeit in einem Unternehmen - Teil 1/3

In der vergangenen Woche haben weltweit tätige Unternehmer und Unternehmen ihr tägliches Arbeitsmodell durch die Einführung der Telearbeit geändert. Ein solches Arbeitsmodell ist zwar bekannt, wurde aber noch nie in einem solchen Umfang eingesetzt. Dies wiederum kann mit einem Rückgang der Effizienz verbunden sein. Um dem vorzubeugen, lohnt es sich, bewährte Instrumente einzusetzen, um die Leistung Ihres Teams zu optimieren. In unserer dreiteiligen Artikelserie stellen wir Ihnen spezifische Instrumente vor, die die Fernarbeit in Ihrem Unternehmen sicher erleichtern.

Erfassung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter

Die Effizienz der Arbeit des Teams lässt sich anhand der Aufzeichnungen über die vom Team geleisteten Arbeitsstunden beurteilen. Bei der Organisation der Fernarbeit eines Teams ist es wichtig, die Natur dieses Aspekts zu berücksichtigen. Unter solchen Bedingungen ist die Kontrolle der Arbeitszeit nicht so einfach, wie es scheinen mag. Anwendungen zur Überwachung der Arbeitszeit wie Timepot oder Google Form bieten eine Lösung für dieses Problem.

• Timepot

Es handelt sich um ein System, dessen Hauptaufgabe darin besteht, die für die Arbeit an Projekten aufgewendete Zeit zu überwachen. Dies geschieht mit Hilfe einer Stoppuhr oder durch manuelle Eingabe der für eine bestimmte Aufgabe aufgewendeten Zeit. Darüber hinaus werden alle Informationen über die betreffenden Projekte gespeichert und stehen für Analysen zur Verfügung. Das Programm bietet die Möglichkeit, Arbeitszeitberichte sowohl für einzelne Benutzer als auch für ganze Projekte zu erstellen. Eine interessante Funktion und ein großer Vorteil ist das fortschrittliche Finanzmodul, das eine effiziente Verfolgung von Kosten und Einnahmen ermöglicht und somit die Rentabilität von Projekten messen kann.

Kostenlos/bezahlt?

Die Nutzung der App ist nicht kostenlos. Jeder Nutzer muss 4 USD pro Monat zahlen. Das System ist jedoch in vollem Umfang verfügbar und es gibt keine Premium-Version.

• Google-Formular

Ein bekanntes Tool, das bei Umfragen hilft, kann auch die Zeiterfassung ermöglichen. Der Hauptvorteil besteht darin, dass es zusammen mit einer ganzen Reihe anderer Tools verfügbar ist, wie z. B. Google Sheet, was eine umfassende Verarbeitung der im Formular erfassten Daten ermöglicht. Das Tool ist sehr flexibel und ermöglicht die Anpassung des Formulars an die Bedürfnisse des Nutzers. Im Falle der Arbeitszeitkontrolle ermöglicht es das manuelle Ausfüllen von Informationen, z. B. welche Tätigkeit ausgeführt wurde.

Kostenlos/bezahlt?

Das Tool ist kostenlos und erfordert lediglich ein Google-E-Mail-Konto, nämlich Gmail.

Optimierung der Fernarbeit - Aufteilung und Verwaltung der Verantwortlichkeiten

Neben der Überwachung der Arbeitszeit ist die ordnungsgemäße Aufteilung und Verwaltung der Zuständigkeiten von wesentlicher Bedeutung für das effiziente Funktionieren des Teams. Auch in diesem Bereich helfen verschiedene Online-Tools und -Systeme. Mit ihnen wird die strukturierte Weitergabe von Informationen und Aufgaben stark vereinfacht. Solche Programme sind beispielsweise Slack, Asana oder Trello.

• Slack

Slack ist ein Cloud-basierter Instant-Messaging-Dienst. Er ermöglicht eine effiziente Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Er ermöglicht die Verbindung mit anderen Diensten durch sogenannte Integrationen. Slack reduziert die Notwendigkeit, E-Mails als Hauptkommunikationsmittel zu verwenden, erheblich. Mit Slack können alle Kommunikationskanäle an einem Ort gespeichert werden.

Kostenlos/bezahlt?

Dieser Dienst ist sowohl in einer kostenlosen als auch in einer kostenpflichtigen Version verfügbar. Die kostenpflichtige Version ermöglicht eine unbegrenzte Rückwärtssuche in den Nachrichten, während die kostenlose Version auf die letzten 10.000 Nachrichten beschränkt ist.

• Asana

Es handelt sich um einen an das Projektmanagement angepassten Dienst. Er ermöglicht es uns, das System an unsere eigenen Annahmen anzupassen, wodurch der Dienst für den Nutzer sehr persönlich wird. In Asana können wir Projektteams erstellen, die unseren Erwartungen entsprechen. Dann können wir innerhalb eines Projekts den Mitgliedern Aufgaben und Unteraufgaben zuweisen. Für jede Aufgabe kann ein Fälligkeitsdatum festgelegt werden, und sie kann mit Tags versehen oder farblich gekennzeichnet werden. Innerhalb einer Aufgabe ist es möglich, mit den ihr zugewiesenen Personen Gespräche zu führen und Dateien/Dokumente auszutauschen, die als Anhänge gesendet werden. E-Mail-Benachrichtigungen an die Person, die mit einer Aufgabe oder einem Kommentar verbunden ist, sind ebenfalls eine große Erleichterung.

Kostenlos/bezahlt?

Die Anwendung ist nur in englischer Sprache verfügbar. In ihrer Grundversion ist sie kostenlos, die Erweiterung um weitere Funktionen ist jedoch kostenpflichtig.

• Trello

Eine weitere Anwendung zur Optimierung der Fernarbeit ist Trello. Dieser Dienst ermöglicht es uns, sogenannte Whiteboards zu erstellen, die beispielsweise Projekten oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens entsprechen können. Innerhalb dieser Pinnwände können wir Listen, d. h. Aufgaben, hinzufügen, Fristen festlegen und sie bestimmten Teammitgliedern zuweisen. Es ist auch möglich, Anhänge hinzuzufügen. All dies ermöglicht eine genaue Aufteilung der Aufgaben und die Planung von Projektzeiten, was die Arbeit von Kollegen aus der Ferne erheblich erleichtern kann.

Kostenlos/bezahlt?

Das Tool ist in seiner Basisversion kostenlos. Um das Class- oder Enterprise-Paket zu nutzen, müssen Sie jedoch 9,99 USD pro Benutzer bzw. 20,83 USD pro Monat für jeweils 100 Benutzer bezahlen. Die beschriebenen Erweiterungen bieten unter anderem die Anpassung der Berechtigungen für Mitarbeiter, den Export aller Teamdaten und der Historie, die Möglichkeit, Informationen zu verschlüsseln und die viele andere.

Gibt es Möglichkeiten und was ist zu tun?

Sie müssen sich nur entscheiden! Die heutige digitale Welt bietet viele solcher Lösungen für die Planung der Fernarbeit. Die hier vorgestellten Beispiele sind nur einige von vielen, die derzeit im Internet verfügbar sind und die wir aufgrund unserer Erfahrungen mit solchen Systemen ausgewählt haben. Ihre Implementierung ermöglicht es, dass Projektteams so effizient bleiben, wie sie es gewohnt sind. Wie Sie die Arbeit im Team managen und organisieren oder die Kommunikation effizient gestalten können, erfahren Sie in den folgenden Teilen der Serie Tools zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen.