Werkzeuge zur Unterstützung der Fernarbeit in einem Unternehmen - Teil 3/3

Bei der Organisation der Fernarbeit ist es wichtig, die Ziele, Bedürfnisse, Verpflichtungen und Ressourcen der Organisation sowie die der Mitarbeiter zu berücksichtigen. In früheren Teilen dieser Serie haben wir darüber geschrieben, wie man Verantwortlichkeiten verwaltet und teilt und wie man aus der Ferne an einer einzigen Datei in Echtzeit arbeiten kann: Werkzeuge zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen. W Im letzten Artikel werden Lösungen vorgestellt, die bei der Kommunikation helfen können, und solche, die "out-of-the-box" Vorteile bieten.

Instrumente zur Erleichterung der Kommunikation innerhalb der Organisation

Wenn man das Wort "Kommunikation" hört, denkt man in der Regel - nichts leichter als das, schließlich muss man nur auf die Person zugehen, mit der man sprechen möchte, oder eine Sitzung für das ganze Team organisieren. Problematisch wird es, wenn man aus der Ferne arbeitet und keine Möglichkeit hat, mit seinem Gegenüber in Kontakt zu treten. Zum Glück gibt es Tools, die den Prozess der kollektiven Kommunikation optimieren. Dazu gehören u. a. Skype, Hangouts und Gmail.

• Skype

Es ist ein Instant Messenger, mit dem Sie mit Menschen auf der ganzen Welt chatten können. Sie können damit Gruppen mit mehreren Personen und Chat-Räume erstellen. Der Hauptvorteil dieser Anwendung ist jedoch die hohe Qualität der Videoanrufe, die es Ihnen ermöglicht, Videokonferenzen zu erstellen. Nützlich ist auch die Möglichkeit, das Bild des eigenen Bildschirms mit anderen zu teilen, was sich sehr gut für Projektbesprechungen und Schulungen eignet. Die mobile Version von Skype ist ebenfalls sehr praktisch, denn sie ermöglicht es Ihnen, unabhängig von Ihrer aktuellen Tätigkeit mit anderen in Kontakt zu bleiben.

Kostenlos/bezahlt?

Dieses Tool ist kostenlos, wenn Sie andere Nutzer des Programms kontaktieren möchten. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, eine Abonnementgebühr zu zahlen, um über Skype kostenlos zu telefonieren: Festnetz- und Mobiltelefone.

• Google Hangouts

Es handelt sich um einen Instant Messenger von Google, mit dem Sie Nachrichten versenden, Videoanrufe tätigen und über VoIP-Technologie telefonieren können. Auf Android-Geräten ist er standardmäßig installiert. Zu den Vorteilen dieses Instant-Messengers gehört auch die einfache und bequeme Möglichkeit, zu kommunizieren, Fotos und Videos zu versenden und Anrufe zu tätigen. All diese Aspekte können die Effizienz der Fernarbeit erheblich verbessern.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein völlig kostenloses Tool. Für die Nutzung ist ein aktives Google-Konto erforderlich.

• Google Mail

Diese App braucht wahrscheinlich keine Einführung. Und das aus gutem Grund! Dieses Produkt von Google ist das wohl beliebteste E-Mail-Postfach der Welt, das neben seinem modernen Design und dem riesigen Speicherplatz viele Vorteile hat. Keine Werbung, einfache Bedienung, verschlüsselte Verbindungen und ein Anti-Spam-Filter sind nur einige davon. Der Posteingang selbst ermöglicht eine einfache Verbindung und den Zugriff auf eine Reihe von Tools wie Kalender, Drive, Google Sheets und das bereits erwähnte Google Hangouts. Darüber hinaus ist es einfach, in Google Mail Nachrichtenetiketten und Filter zu erstellen, um die Suche nach interessanten E-Mails zu erleichtern, was die Arbeit vor allem bei der Fernarbeit, bei der die Anzahl der empfangenen Nachrichten sehr hoch ist, erheblich erleichtert. Die robuste Unterstützung für mobile Geräte sowie die Offline-Zugänglichkeit sind weitere Aspekte, die die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessern.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein völlig kostenloses Tool. Für die Nutzung ist ein aktives Google-Konto erforderlich.

Möglichkeiten, von denen wir nichts wissen... die aber die Fernarbeit erleichtern können

Neben den Kommunikationsinstrumenten gibt es eine Reihe von Anwendungen zur Optimierung der Arbeitseffizienz, an deren Existenz die meisten im Alltag nicht denken. Zwei, die besonders interessant erscheinen, werden im Folgenden vorgestellt:

• Evernote

Es ist eine Anwendung, mit der Sie Notizen erstellen, speichern und organisieren sowie Listen erstellen und archivieren können. Es ermöglicht Ihnen, automatisch Notizen aus Textdateien, Webseiten, Fotos und Aufnahmen zu erstellen. Sie können auch Ihre eigenen handschriftlichen Notizen erstellen. Die resultierenden Dateien können sortiert, mit Tags versehen, bearbeitet und in andere Programme exportiert werden. Dieses Tool kann vor allem die Effizienz der Fernarbeit erhöhen, da es als persönlicher Organizer fungiert, so dass man sich keine Sorgen machen muss, etwas Wichtiges versehentlich zu übersehen.

Kostenlos/bezahlt?

Es handelt sich um ein kostenloses Tool mit einem monatlichen Datentransferlimit oder um ein kostenpflichtiges Abonnement ohne Limit.

• Simplysign (mobile qualifizierte elektronische Signatur)

Es handelt sich um ein Instrument, mit dem jedes Dokument überall und jederzeit elektronisch unterzeichnet werden kann, als ob es von Hand unterschrieben wäre. Dies verbessert die Unterzeichnung zahlreicher Verträge erheblich, insbesondere wenn eine physische Anwesenheit nicht möglich ist.

Kostenlos/bezahlt?

Dies ist ein kostenpflichtiges Tool. Bei Vorauszahlung für eine 3-Jahres-Lizenz müssen Sie 878 PLN bezahlen.

Fernarbeit - Herausforderung oder Normalität?

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation nicht vorbereitet ist und die richtigen Instrumente einsetzt, kann die Arbeit aus der Ferne durchaus eine Herausforderung sein. Wir ermutigen Sie, die in unserer Artikelserie vorgeschlagenen Lösungen umzusetzen Werkzeuge zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen. Sie werden von ihnen lernen, wie Sie die folgenden Bereiche Ihres Unternehmens verbessern können, wenn Sie aus der Ferne arbeiten:

• Zeiterfassung,
• Verwaltung und Aufteilung der Zuständigkeiten,
• Echtzeit-Kooperation,
• gemeinsame Nutzung von Dokumenten,
• Kommunikation.

Wenn Ihr Unternehmen beratende Unterstützung benötigt, bitten wir Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen www.conquest.pl/kontakt.