Análisis ABC/XYZ: cómo gestionar sus existencias y mantener su almacén en orden

Información clave

• El análisis ABC/XYZ es una herramienta clave para gestionar las existencias y mantener el orden en el almacén.
• La clasificación ABC aísla los materiales más importantes para la empresa, mientras que la clasificación XYZ examina la regularidad de su consumo.
• El análisis ABC/XYZ se basa en el Principio de Pareto, que supone que 80% de valor resultan de 20% de materiales.
• La clasificación ABC divide los materiales en tres grupos según su valor: A (más importante), B (medio) y C (bajo).
• La clasificación XYZ divide los materiales en tres grupos según la regularidad del consumo: X (regular), Y (variable) y Z (irregular).
• La matriz ABC/XYZ consta de nueve grupos de clasificación, donde el grupo AX es el más relevante y el grupo CZ es el menos relevante.
• Se pueden utilizar métodos de gestión de existencias adecuados para cada uno de los grupos ABC/XYZ, por ejemplo, just-in-time para el grupo AX.
• Poner en práctica el análisis ABC/XYZ puede simplificar enormemente la gestión del almacén y ayudar a optimizar los procesos de una empresa.

¿Se pregunta por qué su empresa no crece con la fluidez prevista? Las formalidades no lo son todo. Si tiene una empresa con un almacén grande, mediano o pequeño y sabe que la disposición de las mercancías en él no está a la altura, le merecerá la pena explorar el concepto de análisis ABC/XYZ.

Por qué optimizar la gestión de existencias

Optimizar la gestión de las existencias en el almacén es crucial por varias razones. En primer lugar, reduce los costes asociados al almacenamiento, el mantenimiento del almacén y el trato con proveedores y clientes, lo que se traduce en una mayor rentabilidad para la empresa. La introducción de mejoras en los procesos del almacén contribuye a un mejor uso de recursos como el espacio, el tiempo de trabajo o los equipos.lo que se traduce en una mayor eficiencia para la empresa.

Teniendo en cuenta el control de existencias, una gestión adecuada permite a la empresa mantener un nivel adecuado de productos en stock, reduciendo el riesgo de falta de existencias y evitando el exceso de mercancías innecesarias. Como resultado, la empresa está en mejores condiciones de cumplir las expectativas de los clientes, lo que se traduce en una mayor fidelidad y satisfacción de éstos.

El análisis y seguimiento de las existencias facilita la previsión de la demanda, lo que a su vez permite una planificación más eficaz del suministro y la utilización de los recursos. Como resultado, la empresa puede reaccionar más rápidamente a los cambios del mercado y adaptarse a las necesidades de sus clientes.

Qué es y para qué sirve el Análisis ABC/XYZ

La clasificación ABC se utiliza muy a menudo en la gestión de almacenes e inventarios. Permite distinguir los materiales que serán más relevantes para la empresa. La división de los materiales en grupos adecuados es muy importante para el funcionamiento eficaz de la empresa. El método ABC puede ampliarse para incluir la clasificación XYZ, necesaria para examinar la regularidad del consumo de materiales.

El análisis anterior es una especie de ampliación del Principio de Pareto, desarrollado en 1951 por el teórico estadounidense de la gestión Joseph Juran y que debe su nombre al economista y sociólogo italiano Vilfredo Pareto. Según este principio, 80% de la riqueza sólo está en manos de 20% de la sociedad. Por supuesto, estas proporciones no son tan rígidas y en la realidad se desvían del valor 80/20 mucho más a menudo. Sin embargo, el principio anterior se refleja en muchos ámbitos de la vida.

Para comprender mejor el análisis ABC/XYZ, conviene examinar más detenidamente cada uno de sus elementos.

Elementos ABC

Grupo A;

• materiales más caros
• su valor es de aproximadamente 80% del total
• la masa total es de aproximadamente 20%

Por el lado de la oferta, es el grupo más importante, ya que, por su valor, es el que más repercute directamente en los costes de explotación. Para los materiales de este grupo, se sugiere comprobar con frecuencia los niveles de existencias, así como prestar atención a la puntualidad y la calidad de la entrega.

Grupo B:

• materiales de valor medio
• su valor es de aproximadamente 15% del total
• la masa total es de aproximadamente 30%

Grupo que no incluye la clasificación de las mercancías más importantes, pero que es muy importante en relación con el total del material que se posee.

Grupo C:

• materiales de escaso valor
• su valor es de aproximadamente 5% del total
• la masa total es de aproximadamente 50%

Existencias a granel. Para estos materiales se recomiendan métodos de gestión de existencias más sencillos, pero hablaremos de ello más adelante.

Sin embargo, para que el análisis ABC/XYZ sea plenamente eficaz, es necesario completarlo con elementos de la clasificación XYZ.

Elementos XYZ

Grupo X:

• materiales con desgaste regular
• La necesidad de material para este grupo es de aproximadamente 20% de consumo constante
• gran precisión de sus previsiones de desgaste
• no es necesario disponer de grandes cantidades de existencias

Grupo Y:

• materiales de consumo variable, más bien estacional
• las necesidades de material de este grupo son del orden de 20-50% de consumo constante
• precisión media de las previsiones sobre su consumo
• se requiere un elevado nivel de existencias

Grupo Z:

• materiales con un consumo irregular difícil de evaluar con claridad
• Las necesidades de material de este grupo superan los 50% de consumo fijo
• baja precisión de sus previsiones de desgaste
• hay que mantener una gran cantidad de existencias o cubrir pedidos especiales

Eficacia del análisis ABC/XYZ

Cuando las dos clasificaciones se combinan en una sola, se obtiene una matriz cuadrada de tres por tres a partir de la cual se forman los nueve grupos finales de clasificación de materiales: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. La matriz presentada gráficamente muestra que el grupo AX es el más significativo,
y el menos - CZ.

Para ilustrar mejor este método, sin ver la matriz, a continuación se describen los grupos extremos y este grupo intermedio y los métodos de gestión de las poblaciones recomendados para ellos.

Grupo AX (alto valor de la demanda; alta precisión de las previsiones) - el método justo a tiempo, que consiste en suministrar los materiales necesarios para fabricar productos o servicios exactamente en la cantidad que la empresa necesita y en el momento exacto en que se necesitan.

Grupo AZ (alto valor de la demanda; baja precisión de la previsión) - control por stock de pedido.

POR grupo (valor medio de la demanda; precisión media de las previsiones) - control en función de los niveles máximo y mínimo de existencias.

Grupo CX (bajo valor de la demanda; alta precisión de las previsiones) - control por avance, es decir, el ciclo de producción no puede ser más largo que el avance.

Grupo CY (bajo valor de la demanda; baja precisión de las previsiones) - control por programa y existencias.

Mantener el almacén en orden en la práctica

El análisis manual puede requerir mucho trabajo. Afortunadamente, existen programas informáticos diseñados para ello. Un ejemplo es el sistema Comarch ERP XL, que permite la clasificación automática mediante el módulo Business Intelligence, así como la posibilidad de asignar manualmente mercancías a grupos. El citado sistema también guarda los resultados, lo que permite analizar clasificaciones históricas de mercancías.

No espere más y ponga orden en su almacén de una vez por todas. Pruebe en la práctica el Análisis ABC/XYZ y verá cuánto más fácil le facilitará el proceso.

Como ConQuest Consulting, asesoramos en una gran variedad de proyectos, incluida la ayuda para optimizar los procesos de la empresa. Vea cómo hemos ayudado a nuestros clientes o inscríbase en consulta gratuita rellenando el siguiente formulario. Estaremos encantados de explicarle cómo podemos ayudarle.