¿Cómo se gestionan varios proyectos simultáneamente?

Análisis de mercado y de la competencia, búsqueda de socios e investigación cuantitativa: no, no se trata de un servicio completo de consultoría, sino de un conjunto de proyectos de los que puede encargarse un gestor de proyectos cada vez. Esto suele ser el resultado del crecimiento natural de una organización, y la capacidad de gestionar eficazmente varios proyectos independientes impulsa el crecimiento. ¿Qué factores hay que tener en cuenta para que una persona que gestiona varios proyectos cumpla los plazos y la calidad de los proyectos siga siendo alta?

Planificación y comunicación eficaces, es decir, los fundamentos de la gestión de proyectos múltiples.

Planificar y crear un buen calendario que tenga en cuenta los hitos más importantes son las tareas más esenciales antes de empezar a trabajar en cualquier proyecto. Cuando se gestionan varios en paralelo, cobran aún más importancia. Un calendario sólido es una herramienta en manos del gestor de proyectos que cumple muchas funciones: permite supervisar en tiempo real el avance de los trabajos del proyecto y proporciona información inmediata sobre los retrasos que se producen. Sin embargo, cuando se gestionan varios proyectos, hay que procurar que los hitos de los distintos proyectos no se solapen y, además, que no estén demasiado próximos entre sí. Esto ayuda a evitar una distribución desigual de las cargas de trabajo y hace que éstas se "aplanen" a lo largo de la duración de los proyectos. La flexibilidad es otra cualidad que debe poseer un gestor de proyectos eficaz, cuyas ventajas ya nadie necesita demostrar. Sin embargo, no debe confundirse con ser servil, por ejemplo, con los subordinados y permitir que se incumplan los plazos, sino que debe entenderse como empatía, adaptarse a un entorno cambiante de forma natural y eficaz y reaccionar rápidamente ante los cambios.

La comunicación es otro aspecto importante no sólo para la gestión de múltiples proyectos. El intercambio eficaz de información con los miembros del equipo, la presentación clara de los objetivos del proyecto y las necesidades del cliente también acercan el resultado final a la aceptación. También es importante una comunicación eficaz cuando surgen problemas, ya que permite una reacción inmediata y evita que los problemas se agraven.

Priorización y delegación de tareas como factores clave del éxito en la gestión de múltiples proyectos.

El resultado natural de coordinar varios proyectos es un mayor número de tareas que el Director de Proyecto debe realizar, por lo que debe prestar atención a priorizarlas. Una gestión eficaz de las propias tareas y la evaluación de cuáles deben realizarse primero reducen el riesgo de retrasos. Sin embargo, cuando se da la situación de que hay demasiadas para hacerlas uno solo y el Jefe de Proyecto puede delegar algunas de ellas, no hay que tener miedo, al fin y al cabo es una de las tareas básicas de un Jefe de Proyecto. Con la delegación, la responsabilidad de la tarea se transfiere al colega, para lo cual también es necesario delegar la autoridad necesaria para completar la tarea - estos son los factores que distinguen la delegación de dar órdenes. A corto plazo, puede parecer que el tiempo que tenemos que dedicar a poner en práctica y aprender, y luego a comprobar la realización de la tarea será mayor que si lo hiciéramos nosotros mismos, pero este aspecto hay que mirarlo a largo plazo. A largo plazo, esto redundará en el desarrollo de las capacidades del empleado, en su independencia y también en un aumento de su motivación. Como resultado, en proyectos posteriores, será posible delegarle tareas más complejas y complicadas, ahorrando así aún más tiempo al Jefe de Proyecto. Delegar, por tanto, puede compararse a invertir en un empleado, lo que, al cabo de cierto tiempo, reporta un retorno en forma de subordinado independiente y horas de trabajo ahorradas en un proyecto.

Gestionar múltiples proyectos es algo cotidiano para muchos jefes de proyecto. Sin embargo, merece la pena buscar constantemente nuevas soluciones, herramientas y técnicas de gestión de equipos que ayuden a agilizar el trabajo. La acción espontánea no es deseable en este caso, por lo que merece la pena dedicar más tiempo a la planificación y a una comunicación clara y eficaz.