Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en una empresa - parte 2/3

En la segunda parte de la serie Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en la empresa presentaremos ejemplos de programas que permiten trabajar con colegas sobre un mismo documento en tiempo real y sin salir de casa. Por otra parte, las demás soluciones descritas pueden ayudarle a gestionar eficazmente sus proyectos y el intercambio de documentos.

Colaboración en tiempo real para trabajar a distancia

Cuando se trabaja a distancia, el aspecto que más se echa en falta es la comunicación con los demás. Hablar con los compañeros o poder pedir consejo cuando se tiene un problema son sólo algunos de los aspectos. También surge un obstáculo cuando quieres trabajar en un archivo concreto junto con otras personas, para intercambiar comentarios en directo, dar retroalimentación y cambiar el contenido.

• Herramientas de Google

Las herramientas de Google nos permiten comunicarnos de esta forma en cuatro tipos de archivos: documentos de texto, hojas de trabajo, presentaciones y formularios. En todos los casos, no tenemos que instalar nada; todo se hace en línea. Al editar, podemos ver quién está trabajando en el archivo con nosotros, y cualquier cambio que hagan es inmediatamente visible. Hay una sala de chat para que podamos comunicarnos en tiempo real con los demás, y si alguien no está en ese momento, le dejamos un comentario. Además, durante una presentación, podemos utilizar el teléfono como mando a distancia y usarlo para mover las diapositivas. Además, no tenemos que preocuparnos por el formato, porque es muy fácil convertir Google Slides en Power Point y viceversa. Lo mismo funciona con Excel y Google Sheets, así como con Word y Google Documents. Para estos últimos, hay otro añadido: podemos utilizar Google Search sin salir de nuestro documento. Esto nos permite encontrar información/imágenes sin salir del archivo. Otra opción útil es la que ofrece Google Forms: crear encuestas y recoger respuestas de los encuestados. Éstas pueden adoptar diversas formas, por ejemplo, como en un examen de conducir, en el que el encuestado ve al mismo tiempo una foto o un vídeo de YouTube. Los resultados se actualizan continuamente en función de las respuestas recogidas y se presentan de forma clara en gráficos.

¿Gratis o de pago?

Todo el paquete es gratuito. Todo lo que necesitas para utilizarlo es una cuenta de Google existente.

2. Compartir documentos fácilmente

¿Te preguntas cómo mejorar el intercambio de documentos entre los miembros de un equipo? A continuación se describen 3 soluciones que permiten almacenar, transferir libremente archivos y acceder a ellos sin restricciones.

• Google Drive

Google Drive es una de las herramientas que nos permite almacenar y compartir documentos. Podemos almacenar archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, formularios y mucho, mucho más. La configuración de privacidad es útil, ya que nos permite compartir nuestros documentos con personas seleccionadas para que los lean, comenten o editen. Todo lo que tenemos en disco está en la nube, así que aunque inundemos nuestro portátil de empresa con café, no perderemos los resultados de nuestro trabajo hasta el momento. Podemos conectarnos desde cualquier dispositivo (que no sea nuestro portátil privado) y recuperar el acceso a nuestros documentos.

¿Gratis o de pago?

La versión básica de la unidad es gratuita. Si los archivos que almacenamos ocupan más de 15 GB, podemos adquirir GSuite. Se trata de una oferta para empresas y organizaciones, gracias a la cual disponemos de espacio ilimitado en disco, así como de mejores mecanismos de administración y herramientas que nos ayudan a colaborar con otros empleados.

• Dropbox

Otra de estas unidades es Dropbox. Esta aplicación web ha sido elogiada por usuarios y profesionales y ya ha ganado premios por su funcionalidad y facilidad de uso. Está especializada en la transferencia de documentos de gran formato, como carpetas con fotos y vídeos.

¿Gratis o de pago?

Dropbox está disponible en una versión básica hasta una capacidad de 2 GB, pero tranquilo: a partir de ahí no tienes que pagar. Puedes aumentar tu unidad, por ejemplo, invitando a nuevos usuarios o instalando la app oficial. Estas acciones pueden aumentar tu paquete hasta 16 GB. Sin embargo, si esta capacidad tampoco es suficiente para tus necesidades, tendrás que adquirir la versión ampliada.

• MeisterTask

Una herramienta ligeramente diferente es MeisterTask. En ella, puedes crear un proyecto, fijar los objetivos principales, establecer plazos para completarlos e invitar a un equipo. Todo está claro y bien organizado. Cuando un compañero quiere enviar un archivo a otra persona, lo carga en su tarea y lo redirige al usuario adecuado. Si tienes una aplicación en el teléfono, te llega directamente una notificación de que alguien te ha entregado un documento. Así sabes en tiempo real qué está pasando en el proyecto y con qué rapidez avanza.

¿Gratis o de pago?

Toda la funcionalidad para hasta 3 proyectos es gratuita - puedes añadir tareas ilimitadas y subir múltiples archivos. Las opciones de pago son 3: Pro, Business y Enterprise. Estas te dan acceso a nuevas capacidades como crear más proyectos o combinarlos. En la versión más cara, también obtendrás ayuda para implantar MeisterTask en tu empresa.

¡A trabajar!

¿Ya sabes cuál de las herramientas descritas es tu favorita? ¿El Dropbox de gran capacidad, MeisterTask, que le permite organizar fácilmente el trabajo a distancia de su equipo y, al mismo tiempo, cargar archivos, o las multifuncionales Google Drive y Tools? ¿Quizá te interesan las soluciones que permiten registrar a distancia las horas trabajadas de los empleados y gestionar y compartir responsabilidades? Estas soluciones se describen en primero partes de la serie Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en la empresa. De nada.