Kaizen, ¿o cómo implicar a los empleados en el desarrollo de la empresa?

Información clave:

• La filosofía de gestión Kaizen, basada en la mejora continua y en dar pequeños pasos, puede aplicarse eficazmente en cualquier empresa, independientemente de su sector o actividad específica.
• Utilizar la filosofía de gestión Kaizen puede ayudar a superar la resistencia de los empleados al cambio introduciendo pequeños pasos e implicando a todos los empleados.
• El método Kaizen, basado en pequeños pasos de mejora, puede aportar una mayor aceptación del cambio y mejorar la eficiencia de la empresa.
• El compromiso de los empleados es crucial para el éxito de una empresa y puede lograrse incluyéndolos en el proceso de desarrollo de la estrategia.
• El concepto Kaizen, mediante la eliminación de residuos y la racionalización de los procesos, conduce a la mejora de la calidad, la reducción de costes y el aumento de la competitividad de la empresa.
• Desglosar el cambio en pequeños pasos, utilizando el enfoque Kaizen, puede contribuir al éxito de la implantación de la innovación en una empresa.
• Una filosofía de mejora continua dentro de una empresa también puede crear un ambiente de desarrollo e innovación continuos, permitiendo a los empleados desarrollar sus habilidades, creatividad y capacidad de resolución de problemas, lo que puede llevar al descubrimiento de nuevas formas de trabajar y a la generación de soluciones innovadoras.

Más detalles a continuación.

¿Se ha preguntado alguna vez cómo vencer la resistencia de los empleados al cambio en una empresa? Quienes no tienen voz ni voto en las decisiones que se toman tratarán con hostilidad cualquier cosa que altere el statu quo. La razón no es demasiado complicada; cualquier gran cambio en el lugar de trabajo supone un periodo de incertidumbre y estrés. En lugar de ponerlo todo patas arriba, ¿qué tal dividir el cambio en pequeños pasos e implicar a todos los empleados? Le mostraremos cómo utilizar la filosofía de gestión Kaizen para que los empleados no sólo acepten el cambio, sino que también lo inicien.

¿Qué es el método Kaizen?

La filosofía de gestión Kaizen, desarrollada en Japón para reconstruir su economía tras la Segunda Guerra Mundial. En Occidente, se popularizó en la década de 1980 con el Masaaki Imaifundador del Instituto Kaizen. La propia palabra puede traducirse del japonés como "buen cambio".

Sus principios más importantes son la mejora continua y los pequeños pasos ya mencionados. El kaizen se utilizó originalmente en empresas manufactureras, como Toyota, para mantener la máxima calidad y mejorar las operaciones. Sin embargo, el método es muy versátil y pretendemos mostrar cómo ponerlo en práctica en cualquier empresa.

¿Por qué se resisten los empleados al cambio?

De momento, volvamos a la pregunta original: ¿cómo podemos racionalizar las operaciones en la empresa sin asustar a los empleados, o incluso con su ayuda? En la introducción, esbozamos la razón por la que los empleados tienden a defender el viejo orden. ¿Cómo puede la aplicación del Kaizen ayudar a cambiar esta situación?

Para responder a esta pregunta, vale la pena considerar cómo se lleva a cabo el cambio en las empresas occidentales. Pues suelen llevar el sello de la innovación y, por tanto, de los avances. Se trata de un enfoque que difiere significativamente de la filosofía japonesa, y he aquí las principales diferencias:

• En Kaizen, el iniciador del cambio es el equipo.

Este rasgo es coherente con la cultura oriental, que es colectivista, lo que significa que la gente allí se centra más en la cooperación y las relaciones con otras personas que en el éxito personal.

La cultura occidental, en cambio, es individualista, es decir, centrada en los logros del individuo. Se debe a nuestra cultura, según la cual las innovaciones tienden a ser concebidas y aplicadas por individuos, sin aportaciones del resto de la organización. Está claro que cuantas más personas participen en la iniciación del cambio, mayor será la aceptación del mismo.

• Kaizen mejora la tecnología existente.

La innovación introduce un sistema completamente nuevo. Por supuesto, a veces un cambio así es inevitable, pero la mejora continua de la tecnología existente puede tener un efecto similar a largo plazo y ser suficiente. La ventaja indudable de esto último es, por supuesto, el bajo coste.

• Kaizen implica a los empleados.

La innovación suele ser creación de expertos, o directivos. Estas personas, sentadas en despachos todo el día, suelen estar desconectadas del lugar donde realmente se crea valor añadido y donde las bases realizan actividades operativas, un lugar llamado "Gemba" en japonés.

Por ello, sus ideas se basan en teorías y predicciones, mientras que no siempre se corresponden con las necesidades reales de la empresa. Al implicar a los empleados, las soluciones son el resultado de las observaciones de sentido común de las personas que mejor conocen lo que obstaculiza su trabajo y lo que les permitiría mejorar su eficacia.

• Kaizen consiste en dar pequeños pasos, uno a uno.

Si vemos que hay que cambiar algunas áreas del día a día de nuestra empresa, podemos enfocarlo de dos maneras. Si planeamos un movimiento repentino y a lo grande para abordar todas las insuficiencias a la vez, crearemos confusión y haremos que los empleados sean menos productivos mientras tardan en adaptarse a las nuevas realidades.

Sin embargo, muchos cambios pueden descomponerse en pequeños pasos y soluciones sencillas elegidas secuencialmente, lo que resultará más cómodo para los empleados. Por supuesto, hay aspectos clave que deben revolucionarse, pero a menudo basta con afinar los detalles para mejorar notablemente los resultados.

Innovación y Kaizen

Como puede verse, las innovaciones son mucho más difíciles de llevar a cabo que el Kaizen. Además, a menudo no son necesarias porque el problema de la empresa radica en los detalles desapercibidos que se suman a unos costes más elevados y una menor eficiencia. Ahora que sabemos por qué los grandes cambios pueden ser un problema y conocemos algunas de las ventajas de utilizar el Kaizen, consideremos cómo dividir el cambio en pequeños pasos.

Si el tema de la innovación ha despertado su curiosidad, le invitamos a leer nuestro informe sobre "Innovación en el mundo". Cómo comercializar la innovación tecnológica".

¿Cómo aplicar el Kaizen en la vida cotidiana?

Existen bastantes métodos prácticos para utilizar la filosofía japonesa para mejorar su empresa. Cada uno de ellos, aunque tiene su origen en las empresas manufactureras, puede aplicarse con éxito a cualquier empresa.

Participación de los trabajadores

En primer lugar, no intentemos adivinar por nuestra cuenta qué es lo que aflige a nuestra empresa. Dejemos que sean las personas directamente responsables del éxito de nuestra empresa, es decir, los empleados de base, quienes diagnostiquen la situación. Las dos técnicas siguientes pueden ayudarnos:

• Hoshin Kanri, es la base para la aplicación de los principios Kaizen en la empresa.

Implica alinear la política de la empresa con los subordinados de un nivel inferior. Por tanto, la estrategia de la dirección debe consultarse con los directores de departamento, las políticas de los departamentos con los directores de departamento y así sucesivamente hasta llegar a los empleados de base.

Por supuesto, la idea no es que los subordinados creen ellos mismos la estrategia de la empresa, sino crear una lista de objetivos con los que todos se identifiquen. ¿Qué nos aporta esto? Pues bien, implicar a los individuos de rango inferior en la creación de la estrategia hace que sean más propensos a aceptar las tareas que se les encomiendan. Sin tener la sensación de que se les impone algo, se identificarán con los resultados de la organización en su conjunto.

Además, mejorará la comunicación entre los niveles de la jerarquía organizativa y se podrá estar seguro de que todos en la empresa van en la misma dirección. Para poner en marcha un sistema de este tipo, primero hay que hacer frente al miedo de los directivos a delegar algunas competencias en sus subordinados. Además, a menudo los empleados no quieren implicarse activamente en la empresa, pues creen que su trabajo consiste simplemente en hacer el trabajo y marcharse a una hora determinada. Sin embargo, merece la pena garantizar la integración, porque un empleado comprometido que identifica los objetivos de la organización con los suyos propios no tiene precio. El uso del método Kaizen debe formar parte de la cultura de toda la organización.

• El sistema de sugerencias también pretende implicar a los empleados en el desarrollo de la empresa.

Se anima a todos los empleados a aportar ideas de mejora en cuanto se dan cuenta, mientras trabajan, de que algo les molesta o de que algo puede mejorarse. Estas sugerencias son muy valiosas porque los empleados de base, al estar siempre en el "centro de las cosas", saben mejor que los directivos lo que necesita atención. Por supuesto, tienen que estar motivados para querer comprometerse a hacer pequeños cambios.

Para ello pueden crearse los llamados "círculos de calidad", es decir, equipos de empleados que se reúnen para debatir la situación de la empresa. Merece la pena conceder puntos de incentivo a las personas que propongan iniciativas que resulten útiles. Una solución de este tipo existe, por ejemplo, en nuestra empresa, la Consultoría ConQuest y contribuye a una mayor implicación de todos los empleados.

En Japón, es habitual que los distintos departamentos compitan entre sí en el número de propuestas presentadas. Pero no tenga grandes expectativas respecto a las ideas que se presenten; probablemente los empleados no alardearán de sus logros como descubridores americanos, pero todos los detalles, sumados, pueden traducirse en un mejor rendimiento de la empresa. Para convencerle de que este método funciona, citemos un dato estadístico; en Toyota se hacen 1,5 millones de sugerencias al año, de las cuales 95% se llevan a la práctica y contribuyen a mejorar la empresa.

El concepto de mejora continua

Las técnicas anteriores son, por así decirlo, la quintaesencia de la aplicación de la filosofía Kaizen y su introducción por sí sola debería dar grandes resultados; los empleados participan en la mejora de la empresa y las iniciativas surgirán de abajo arriba en lugar de ser impulsadas por la dirección.

Es interesante saber qué áreas de las operaciones de una empresa pueden mejorarse más fácilmente mediante el Kaizen. Probablemente sería difícil hacer una fusión utilizando el método de los pequeños pasos, mientras que funciona muy bien para deshacerse de los residuos, mejorar las operaciones y hacer que los lugares de trabajo sean más eficientes. Veamos algunos conceptos seleccionados relacionados con el Kaizen.

• Muda en japonés significa despilfarro y el término tiene un significado especialmente profundo, porque dentro de la filosofía Kaizen lo utilizamos para describir todo lo que no crea valor para los clientes. Muchos aspectos de las operaciones de una empresa generan costes sin añadir valor al producto o servicio final. Tradicionalmente, había siete áreas en las que podían producirse estos "muda":
• Transporte: Hay varios ejemplos bajo este término. Será una pérdida de tiempo y combustible transportar materiales desde un almacén que está demasiado lejos. En una oficina mal diseñada, los empleados pueden llevar innecesariamente documentos a un armario situado en otra habitación. Además, es fácil que durante el transporte se produzcan daños en los productos que podrían haberse evitado.
• Almacenamiento: Los materiales que no se utilizan en ese momento generan costes como el pago de espacio de almacén, facturas de electricidad y similares. Evidentemente, es necesario un cierto nivel de existencias para evitar interrupciones innecesarias de la producción, pero esto puede reducirse utilizando métodos como el "justo a tiempo", que implica una sincronización perfecta con los proveedores.
• Un movimiento innecesario: Los desplazamientos innecesarios de los empleados pueden deberse, por ejemplo, al desorden en la oficina, cuando para encontrar una herramienta o un documento importante hay que buscar en distintas salas. Una forma de evitarlo es la técnica de las 5S, que explicaremos más adelante.
• Esperando: Todos los momentos en que los empleados están inactivos representan una pérdida para la empresa. La imposibilidad de realizar un trabajo puede deberse a la falta de herramientas o materiales, por ejemplo, y el temor a que se produzca una situación de este tipo suele llevar al mencionado exceso de existencias. En la oficina, puede que haya que esperar algún mensaje o la aprobación de un superior, y en este caso merece la pena mejorar la comunicación en la empresa y luchar contra la posible burocracia.
• Procesamiento redundante: A la hora de diseñar un producto o servicio, conviene plantearse si todos los elementos del paquete aportan valor al cliente. Si no es así, ¿quizá pagarían lo mismo si el producto fuera más sencillo y el servicio menos completo? Esto sin duda reduciría el coste para la empresa.
• Sobreproducción: Específicamente para las empresas manufactureras, una sobreestimación de la demanda puede significar que los productos que no se vendan inmediatamente tengan que almacenarse (la pérdida ya descrita) o incluso destruirse si resultan obsoletos al cabo de un tiempo.
• Correcciones: tanto las que hay que hacer en el proceso de producción si hay algún defecto en alguna fase, como las devoluciones y reclamaciones de los clientes. Las empresas automovilísticas japonesas hicieron mucho hincapié en la calidad cuando empezaron a exportar a Estados Unidos, ya que la gestión de las reclamaciones procedentes del extranjero, el transporte de piezas y demás aumentaban considerablemente los costes.

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Métodos en las empresas de servicios

Además de las áreas mencionadas, se han desarrollado otras más adecuadas para las empresas de servicios, que también han empezado a aplicar el proceso de mejora continua. Algunas de ellas son la información poco clara, los documentos innecesarios, el spam en la oficina y las reuniones prolongadas.

• "5 Por qué" consiste en buscar la causa más profunda de un determinado problema. Consiste en hacer que los empleados piensen de forma analítica y pictórica formulando la pregunta "¿por qué?" al menos cinco veces. Este enfoque evita el riesgo de diagnosticar mal el problema. Una técnica que puede ayudar en este sentido es el diagrama de Ishikawa, en el que se establecen gráficamente las causas potenciales de un problema, luego las causas de las causas, etc., y después se seleccionan las más responsables del bajo rendimiento.

• 5S - se refiere a la pulcritud en el lugar de trabajo, el lugar donde el Kaizen pone más énfasis (el ya mencionado Gemba). El método se compone de cinco palabras japonesas, que denotan acciones sucesivas a realizar para mejorar la eficiencia de las actividades diarias:

• Seiri, o selección. Retire del lugar de trabajo todas las herramientas y objetos innecesarios cuya presencia le distraiga.

• Seiton, o sistemática. Busque el lugar adecuado para cada elemento, de modo que sea fácil encontrarlo y acceder a él rápidamente. Lo mejor es colocarlos según el orden de trabajo y, por supuesto, guardarlos después de usarlos.

• Seiso, o limpieza. La pulcritud es importante en las empresas japonesas, además de que este paso permite detectar en ocasiones posibles fallos en los equipos.

• Seiketsu, o normalización. Permite, por ejemplo, que un empleado trabaje en cualquier otro puesto. Probablemente no funcionaría en una oficina occidental, donde a todo el mundo le gusta rodearse de objetos privados.

• Shitsuke, o autodisciplina en el mantenimiento de las acciones anteriores. Para motivar a los empleados a cuidar las normas 5S, es necesaria una evaluación y un posible sistema de incentivos.

Por supuesto, los métodos presentados no están todos relacionados con el Kaizen. Cada uno de ellos representa algún tipo de pequeños cambios que pueden realizarse con la cooperación de los empleados. Conducen a una mejora de la calidad y una reducción de los costes y, por tanto, a una mayor competitividad. Al mismo tiempo, en la mayoría de los casos, no requieren revolucionar la empresa, sino simplemente mejorar determinados procesos.

¿Por qué introducir Kaizen en su empresa?

La aplicación del kaizen es la respuesta a la pregunta planteada en el título. Los empleados que participan en la creación de la política de la empresa y en la mejora de sus operaciones cotidianas están dispuestos a aceptar el cambio. En una situación en la que ellos mismos fueron los iniciadores, incluso sienten orgullo. Es importante que los empleados de base se sientan responsables de las decisiones tomadas, lo que les motiva a trabajar y aumenta su identificación con la empresa.

Cabe destacar que una empresa que aplica el concepto Kaizen de mejora continua se vuelve más flexible. La planificación y la toma de decisiones tradicionales se basan en previsiones y predicciones, que no siempre se cumplen. Aquí, por el contrario, se trata de una respuesta continua a una situación cambiante; Los empleados de base son los que más rápido se dan cuenta de los cambios que afectan a su trabajo.

Los principios de la filosofía Kaizen son extremadamente versátiles y, aunque originalmente se utilizaban para la gestión de la calidad en empresas de la industria pesada, a veces también se emplean en empresas de servicios (el Instituto Kaizen ha trabajado con muchos bancos) e incluso pueden emplearse con éxito para mejorar la vida privada.

Casi todos los objetivos pueden descomponerse en pequeños elementos, cuya introducción gradual es menos dolorosa que una revolución puntual. Además, una cultura de atención al detalle y búsqueda de la perfección crea una ventaja competitiva sostenible.

Kaizen en pocos pasos

La lista de pasos que hay que dar para aplicar el Kaizen es la siguiente:

• Garantizar que los empleados sientan que contribuyen a la organización.
• Anime y recompense a los empleados por presentar ideas de mejora.
• Introducir una cultura de mejora continua.
• Centrarse en mejorar la calidad y eliminar los residuos.
• Llegar a las verdaderas causas del problema.
• Si ves que un gran cambio es inevitable, vale la pena intentar dividirlo en pequeños pasos e introducirlo gradualmente.

Emprender el Kaizen implica garantizar la cooperación y participación de los empleados, fomentar las ideas y la mejora continua, y centrarse en mejorar la calidad y eliminar los residuos, con un enfoque gradual para los cambios importantes.

En resumen, Kaizen significa mejora continua

La filosofía Kaizen, originaria de Japón, se centra en la mejora continua tanto en la vida personal como en el lugar de trabajo.

Un principio central de la filosofía Kaizen es que incluso las mejoras más pequeñas pueden conducir a grandes cambios y aportar beneficios a largo plazo.

Además, cabe señalar que el Kaizen no es una actividad puntual, sino un proceso continuo que requiere la implicación de todos los miembros de la empresa. En el artículo hemos descrito las distintas técnicas y herramientas utilizadas en el Kaizen, como los diagramas de flujo de valor, las 5S (orden, sistematización, estandarización, limpieza, autodisciplina) y la metodología PDCA (planificación, ejecución, control, acción). Para saber más sobre gestión de inventarios y almacenamiento, puede aprender de otro artículos en nuestro sitio web¡donde le acercamos este tema!