• Pon-Pt : 9:00 - 18:00

Jak zarządzać wieloma projektami równocześnie?


Jak zarządzać wieloma projektami równocześnie?

Analiza rynku oraz konkurencji, Partners Matching, a do tego badanie ilościowe – nie, to nie jest pełna oferta usług firmy doradczej, ale zestaw projektów, którymi zajmować się może jeden Project Manager równocześnie. Często jest to skutek naturalnego rozwoju organizacji, a umiejętność sprawnego zarządzania kilkoma odrębnymi projektami napędza jej wzrost. Na jakie czynniki należy zwrócić uwagę, żeby osoba kierująca wieloma projektami dotrzymywała terminów, a jakość projektów pozostała na wysokim, poziomie?

 

Skuteczne planowanie i komunikacja, czyli podstawy multiple project managementu

Zaplanowanie i stworzenie dobrego harmonogramu uwzględniającego najważniejsze kamienie milowe to najistotniejsze zadania poprzedzające rozpoczęcie prac operacyjnych nad każdym projektem. Podczas zarządzania kilkoma z nich równolegle, zyskują one jeszcze bardziej na znaczeniu. Solidny harmonogram to narzędzie w ręku Project Managera, które spełnia wiele funkcji – pozwala na bieżąco monitorować postęp prac projektowych oraz natychmiastowo dostarcza informacji o zachodzących opóźnieniach. W przypadku zarządzania kilkoma projektami należy jednak zwracać uwagę na to, aby kamienie milowe w różnych przedsięwzięciach nie nakładały się na siebie, a co więcej, nie były ustalone w zbyt małych odstępach czasu. Pomaga to unikać nierównomiernie rozłożonego obłożenia pracą i powoduje jego „wypłaszczenie” się w czasie trwania projektów. Kolejną cechą, którą powinien posiadać skuteczny Project Manager, a której zalet nie trzeba już nikomu udowadniać jest elastyczność. Nie należy jednak mylić jej z uleganiem np. wobec podwładnych i pozwalać na nie dotrzymywanie ustalonych terminów, ale powinna być rozumiana jako empatia, dopasowywanie się do zmieniającego się otoczenia w naturalny i skuteczny sposób oraz szybkie reagowanie na zmiany.

Komunikacja to kolejny istotny aspekt nie tylko w przypadku multiple project managementu. Sprawna wymiana informacji z członkami zespołu, jasne przedstawianie celów projektu oraz potrzeb klienta również zbliżają do akceptacji efektu końcowego. Ważna jest też sprawna komunikacja w przypadku pojawiania się problemów – pozwala ona na natychmiastową reakcję i zapobiega ich eskalacji.

 

Priorytetyzacja i delegowanie zadań jako kluczowe czynniki sukcesu podczas zarządzania wieloma projektami

Naturalnym skutkiem koordynowania wielu projektów jest zwiększona liczba zadań, które muszą zostać wykonane przez Project Managera, dlatego powinien on zwrócić uwagę na ich priorytetyzację. Efektywne zarządzanie własnymi taskami i ocena, które z nich muszą zostać wykonane w pierwszej kolejności pozwalają zredukować ryzyko opóźnień. Kiedy jednak dochodzi do sytuacji, w której jest ich za dużo by wykonać je samodzielnie, a część z nich Project Manager może oddelegować – nie należy się tego obawiać, w końcu to jedno z podstawowych zadań kierownika projektu. Wraz z delegowaniem, na współpracownika przechodzi odpowiedzialność za wykonanie zadania, do tego konieczne jest również przekazanie mu uprawnień niezbędnych do jego realizacji – właśnie te czynniki odróżniają delegowanie od wydawania poleceń. W krótkiej perspektywie wydawać się może, że czas, który musimy poświęcić na wdrażanie i naukę, a potem na skontrolowanie wykonania zadania będzie dłuższy, niż gdybyśmy wykonywali je sami, ale na aspekt ten należy patrzeć długofalowo. W dłuższym okresie będzie prowadzić to do rozwoju umiejętności pracownika, usamodzielniania się, a także wzrostu jego motywacji. W efekcie w kolejnych projektach będzie można oddać mu do realizacji bardziej skomplikowane i złożone zadania, przez co Project Manager będzie oszczędzał jeszcze więcej czasu. Delegowanie zatem można porównać do inwestycji w pracownika, która po określonym czasie przynosi zysk w postaci samodzielnego podwładnego i zaoszczędzonych godzin pracy nad projektem.

 

Zarządzanie wieloma projektami to dla wielu Project Managerów codzienność. Warto jednak ciągle szukać nowych rozwiązań, narzędzi i technik kierowania zespołami, które pomagają usprawniać pracę. Spontaniczne działanie nie jest w tym przypadku pożądane, dlatego warto poświęcić więcej czasu na planowanie oraz jasną i sprawną komunikację.

 

Milena Landa

Komentarze (0)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *