• Pon-Pt : 9:00 - 18:00

Kaizen – szansą na rozwój firmy


Kaizen – szansą na rozwój firmy

Czym jest Kaizen?

Kaizen pochodzi od japońskich słów Kai czyli zmiana i Zen czyli dobrze, czyli dosłownie w języku polskim znaczy „dobra zmiana” , jest koncepcją ciągłego doskonalenia i usprawniania. Kaizen polega na zaangażowaniu wszystkich pracowników jednostki, niezależnie od szczebla, w stałe poszukiwanie pomysłów udoskonalenia wszystkich obszarów organizacji.

Kaizen jest nie tylko koncepcją zarządzania, ale również częścią kultury japońskiej, obecną w wielu aspektach życia.

Kaizen w przedsiębiorstwie

Kaizen w przedsiębiorstwie ma za zadanie włączyć całą kadrę w proces doskonalenia. Wszyscy pracownicy mają za zadanie ciągłą analizę procesów, zasad postępowania, sposobów i standardów pracy. Pozwala to na odnalezienie i wyeliminowanie błędów i niedoskonałości w działaniu przedsiębiorstwa.

Zadaniem kadry menedżerskiej jest prowadzenie polityki ciągłego doskonalenia organizacji za pomocą małych kroków. Jednak nie tylko oni zajmują się doskonaleniem. Szkolenia Kaizen prowadzi się na każdym szczeblu organizacji. Dzięki temu nawet (a może przede wszystkim) szeregowi pracownicy uczestniczą w ciągłym doskonaleniu (np. poprzez propozycje usprawnienia ich stanowiska pracy, które właśnie oni znają najlepiej). Doskonalenie metodą „małych kroków” powoduje, iż jego rezultaty nie są zauważalne od razu, lecz po upływie pewnego czasu.

Jest wiele firm, które efektywnie wykorzystują filozofię Kaizen do uzyskania realnej przewagi nad konkurencją. Najbardziej znaną z nich jest Toyota, która wiele lat temu udowodniła że ta filozofia jest nie tylko możliwa w implementacji ale też pozwala zoptymalizować działanie firmy poza uznawane wcześniej granice. Dzięki zastosowaniu metody „5 razy dlaczego” oraz włączenia wszystkich pracowników w proces ciągłego ulepszania, efektywność ich fabryk wzrosła o ponad 30%. Takie oszczędności przełożyły się na szybki rozwój koncernu, dzięki czemu stał się on największym producentem samochodów na świecie.

Jak wdrożyć Kaizen?

Kaizen jest ściśle powiązany z tak zwanym cyklem Deminga(PDCA), który został opracowany w Japonii w latach pięćdziesiątych XX wieku. Filary na których spoczywa cała filozofia Kaizen są opisywane przez 4 jego części

  • Plan – utwórz plan działania, nigdy nie rób niczego bez poprzedniego zaplanowania tych działań, zwiększy to efektywność działań i szansę sukcesu,
  • Do – zrealizuj wcześniej opracowany plan,
  • Check – sprawdź zmiany, które wprowadził twój plan i oceń czy są one pozytywne i realnie usprawniają procesy lub poprawiają sytuację w firmie,
  • Act – jeżeli wykryjesz jakiekolwiek nieprawidłowości w poprzednim etapie, to jest moment żeby je skorygować, jeżeli nie uda ci się rozwiązać wszystkich problemów powtarzaj cały proces tak długo aż ci się uda.

W praktyce ten proces może wyglądać tak:

  • Pracownik zauważa w firmie problem, który może zostać rozwiązany lub zmniejszony, na przykład nieoptymalny proces produkcyjny, zatory w komunikacji w zespole lub marnotrawstwo zasobów. Zgłasza on ten problem swojemu przełożonemu wraz z propozycją rozwiązania,
  • Ten sam pracownik rozwija dalej swój pomysł samodzielnie lub korzystając ze wsparcia zespołu,
  • Przełożony odpowiedzialny za ocenę pomysłu w ciągu 24 godzin analizuje go, konsultuje go z pracownikiem i zachęca do podjęcia natychmiastowych działań(jeżeli pomysł jest realnym usprawnieniem i jest możliwy do zrealizowania),
  • W przypadku pozytywnego rozpatrzenia pracownik realizuje projekt przy pomocy odpowiedniego zespołu oraz pod nadzorem menedżera,
  • Po zrealizowaniu projektu jest on oceniany przez przełożonego i innych pracowników, jeżeli projekt zostaje uznany za pozytywnie wpływający na działalność firmy zostaje on wprowadzony jako nowy standard,
  • Pracownik otrzymuje wynagrodzenie proporcjonalne do nakładu pracy jakie włożył w swoje rozwiązanie i skali problemu który pomógł rozwiązać.

10 Zasad Kaizen

Koncepcja Kaizen zawiera 10 zasad, które pozwalają każdemu stosować ją na każdym szczeblu i w każdym aspekcie życia.

  1. Patrz na problemy jak na możliwości

Stagnacja w firmie jest bardzo niebezpiecznym zjawiskiem, które stosując działania Kaizen trzeba jak najszybciej wyeliminować. Żeby zacząć proces zmiany trzeba zaakceptować wady i niedoskonałości obecnych procedur i ciągle szukać sposobów jak je naprawić. Ta zasada mówi o tym, że każdy problem to szansa na zmianę i ulepszenie. Straciłeś klienta? Może to czas na poprawę swojej oferty. Projekt przyniósł straty? Może to czas na zmianę systemu wyceny. Konkurencja rozwija się szybciej od ciebie? Pomyśl co możesz zrobić lepiej. Najczęściej rozwijamy się wtedy, kiedy zmuszają nas do tego okoliczności i problemy w firmie trzeba traktować jako okazję do zmiany na lepsze a nie powód do załamania.

  1. Pytaj 5 razy „dlaczego?”

Jest to metoda docierania do tego co nie jest oczywiste. W wielu firmach źródła problemów są głęboko zakopane i nie zobaczysz ich na pierwszy rzut oka. Dobrym przykładem tego jest reakcja na zobaczenie chwastów na naszym podwórku.

  1. Dlaczego widzę chwasty? Bo nikt ich nie wyrwał.
  2. Dlaczego nikt ich nie wyrwał? Bo nie zatrudniam ogrodnika.
  3. Dlaczego nie zatrudniam ogrodnika? Bo nie mam na to pieniędzy.
  4. Dlaczego nie mam na to pieniędzy? Bo za mało zarabiam.
  5. Dlaczego za mało zarabiam? Bo powinienem zmienić pracę.

W ten sposób możemy dojść do źródła problemu i jak najszybciej go rozwiązać, w tym przypadku szukając nowej pracy. Ten sposób myślenia możemy zastosować w każdej dziedzinie życia, nie tylko zawodowej.

  1. Bierz pomysły od wszystkich

Szukaj pomysłów angażując wszystkich których możesz. Widzisz że Twój konkurent radzi sobie lepiej od Ciebie? Sprawdź czemu, gdy zobaczysz co robi lepiej od ciebie możesz czerpać z jego wiedzy i wprowadzić te zmiany u siebie. Nie musisz za każdym razem wymyślać koła na nowo i co dwie głowy to nie jedna. Czerpanie wiedzy ze wszystkich możliwych źródeł jest najlepszą rzeczą, którą możesz zrobić dla swojej firmy i wprowadzić realne zmiany, które zostały już przetestowane w innych przedsiębiorstwach.

  1. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia

Jest to bardzo prosta zasada ale jedna z najważniejszych. Korzystaj z tego co masz i nie wprowadzaj nowych rzeczy na siłę. Prostsze rozwiązania są zazwyczaj lepsze i tańsze, a im łatwiej coś wprowadzić tym większa jest szansa na to że się to uda

  1. Odrzucaj ustalony stan rzeczy

Nic nie jest idealne, zawsze można coś ulepszyć lub poprawić, podobnie jak w zasadzie numer 1 musisz cały czas szukać możliwości na poprawę. Nie oznacza to szukania problemów na siłę tylko odrzucenie rutyny i obecnego stanu rzeczy, tylko aktywny udział w procesach i szukanie możliwych usprawnień gdzie tylko się da.

  1. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne

Zamiast narzekać, działaj. Jeżeli uważasz, że czegoś nie da się zrobić, spróbuj. Każdy pomysł jest warty sprawdzenia i nigdy nie będziesz pewny czy twój pomysł zadziała dopóki nie wprowadzisz go w życie.

  1. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne

Lepsze jest wrogiem dobrego, rozwiązując problem zacznij od najprostszych rozwiązań zamiast projektować idealne. Każdy projekt można później poprawić a stosując zasadę małych kroków jesteśmy w stanie dokładnie monitorować jego wpływ na funkcjonowanie twojego przedsiębiorstwa.

  1. Użyj sprytu zamiast pieniędzy

Brak pieniędzy to tylko kolejna wymówka. Zamiast traktować go jako problem nie do przejścia patrz na niego jako kolejne wyzwanie. Wiele rzeczy jesteś w stanie zrobić taniej jeżeli tylko znajdziesz prostszy sposób, jeżeli jednak nie da się czegoś zrobić taniej, znajdź sposób na to żeby te pieniądze zdobyć.

  1. Pomyłki koryguj na bieżąco.

Kaizen nie jest tylko metodą dla ludzi cierpliwych ale też dla inteligentnych. Jeżeli w swoim procesie wprowadzasz zmiany i widzisz w nich jakieś problemy, koryguj je na bieżąco. Nic nie jest idealne i zaakceptowanie tego faktu pomoże ci dostrzegać swoje błędy a dostrzeżenie ich pomoże ci je naprawić.

  1. Ulepszanie nie ma końca

Nie ma rzeczy idealnych, zawsze jest coś co jesteś w stanie poprawić w swojej firmie. Nie osiadaj na laurach tylko szukaj sposobu żeby jeden sukces przerodził się w kolejny.

Spróbuj!

Małe działania są prostsze niż duże a ich przykłady widzimy wszędzie dookoła nas. Mogą być one wolniejsze i wymagać większej cierpliwości niż radykalne zmiany ale są one bezpieczne i pozwalają na zachowanie całkowitej kontroli nad procesem zmiany. Czy połączenie niższych kosztów, większego bezpieczeństwa i całkowitej kontroli cię przekonuje? Jeśli tak, filozofia Kaizen jest właśnie dla Ciebie.

Powodzenia!

Maciej Radziszewski

 

Komentarze (0)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *