Kluczowe zasady efektywnego zarządzania

Zarządzanie ludźmi jest zadaniem na tyle złożonym, że nie sposób wymienić wszystkich trudności
z nim związanych. Pierwsze pojawiają się już na etapie planowania, następne przy monitorowaniu pracy, jeszcze następne przy ocenianiu pracownika. Istnieją jednak rozwiązania, które pomagają
w zarządzaniu ludźmi i poprawiają wyniki na wielu płaszczyznach. Bycie zarówno szefem, jak i lider ma jedno główne zadanie – przewodzić grupie pracowników zmierzających do konkretnego celu. Wydają polecenia i kontrolują postępy w pracy. Z pozoru wydaje się, że są to synonimy określające tę samą osobę, ale czy rzeczywiście tak jest? Wykonują oni tę samą czynność, którą jest kierowanie ludźmi, lecz istnieje ogromna różnica w używanej do tego celu metodzie.

Planowanie i wyznaczanie celu

Cele muszą być wyznaczone; poczucie bezcelowej pracy zdemotywuje każdego człowieka, a to jest
ostatnia rzecz, której chce manager. Zmotywowany pracownik pracuje chętniej, a przede wszystkim
szybciej. Czas jest zasobem ograniczonym, więc żadna firma nie może sobie pozwolić na marnowanie
go. Oprócz głównego celu powinny zostać wyznaczone mniejsze, „pośrednie” cele, dzięki którym
sukces będzie się wydawał coraz mniej odległy. Istnieje wiele aplikacji, w których manager może
rozpisać plan wykonania zadania i wyznaczyć konkretne terminy. Aplikacje te działają na zasadzie to
do list, są skoordynowane z kalendarzem i nie wymagają rozsyłania kolejnych maili, już i tak
zapychających skrzynkę managera.

Kontrola

Zwykle manager ma pod sobą wielu pracowników, każdy z nich ma wiele zadań, pracuje w innych
godzinach – ma też swoje życie osobiste, które czasem zmusza go do naruszania godzin pracy –
zatem nie sposób pamiętać o wszystkim i nie popełniać błędów. Błędy dotyczące czasu pracy wiążą się z najwrażliwszą dla pracownika sferą, ponieważ mogą powodować błędne wyliczenie nadgodzin,
należnego urlopu czy nawet wynagrodzenia. Pomocne w zarządzaniu czasem pracy w firmie są
narzędzia takie jak Comarch TNA. To niedrogi we wdrożeniu system rejestracji czasu pracy,
w konfiguracji którego uwzględnione są potrzeby konkretnej firmy. System jest złożony z urządzeń
Comarch TNA Gateway umieszczanych przy wejściach/wyjściach, które rejestrują obecność w pracy
oraz aplikacji mobilnej. Raporty generowane przez system pomagają w zarządzaniu obecnością,
poprawia się efektywność pracowników i ich dyscyplina; mają oni także do dyspozycji intuicyjny kanał
komunikacji, w którym mogą zgłaszać delegacje, urlopy, nieobecności i tym podobne. Systemy jak
Comarch TNA sprawiają, że obieg informacji w firmie jest nieporównywalnie lepszy, a kontrola
wykonanej pracy – łatwiejsza.

Rozwój i doskonalenie

Manager powinien zwracać uwagę na osobiste postępy swoich pracowników. Dobrze, że zadania są
wykonywane poprawnie, dobrze, że pracownik jest sumienny, co wynika z monitorowania jego pracy…
ale wciąż jest miejsce na rozwój. Oczywistym narzędziem do wspierania rozwoju pracowników jest
inwestowanie w szkolenia związane z ich pracą. Wiele firm zaczyna się jednak skupiać też na innych
sferach życia – finansuje się pracownikom kursy językowe wybrane przez nich, dba o możliwość
dobrego odżywiania się w miejscu pracy, umożliwia korzystanie z siłowni i zajęć fitness. Wracamy
tutaj do motywacji – ludzie w naszym kręgu kulturowym nie żyją tylko pracą, potrzebują odskoczni.
Pracodawca, który w swoim systemie zarządzania uwzględni ten czynnik, powinien zauważyć wzrost
motywacji zespołu.

Feedback

Ludzie są bardzo różni i mają różne style pracy. To truizm, ale z tego właśnie faktu wynika najwięcej
problemów. Powoli odchodzi się na przykład od promowania multitaskingu; okazuje się, że zaledwie
2% populacji rzeczywiście najlepiej działa wykonując kilka czynności naraz, reszta natomiast odczuwa
wtedy większy stres, marnuje czas przez ciągłe przetwarzanie jednej czynności od nowa i popełnia
błędy. Takie poczucie często prowadzi do wypalenia zawodowego. Nie można wobec tego spodziewać
się, że jeden sposób rozplanowania pracy zadziała dla każdego. Jeśli jednak zostawiamy pracownikowi wolną rękę w rozdysponowaniu dnia pracy, trzeba weryfikować co jakiś czas jego system. Najgorsze, co może się zdarzyć projektowi, to paniczna praca na ostatnią chwilę. Wobec tego na poszczególnych etapach osiągania celu należy sprawdzić postępy pracy i upewnić się, że zadanie jest jasne.

Nagradzanie

Pracownik powinien czuć się doceniony za swoją ponadprzeciętną zasługę. Inaczej prawdopodobnie
uzna, że nie warto wysilać się zanadto, bo i tak nie zostaje to dostrzeżone. Niekoniecznie jest tu mowa
o nagradzaniu materialnym, jednak warto rozważyć wprowadzenie systemu motywacyjnego
w przedsiębiorstwie. Istnieje wiele różnych możliwości – należy rozważyć wiek pracownika, jego
osobiste zainteresowania i pasje, jeśli są nam znane, oraz specyfikę branży. Wyjściem zawsze jest
nagroda pieniężna, jednak zamiast niej można wybrać bony, karnety i różne vouchery. Oferta firm jest
w tym zakresie bogata. „Zarządzanie polega na zapewnieniu warunków, by organizacja działała zgodnie ze swymi założeniami, czyli realizowała swoją misję, osiągała zgodne z nią cele
i zachowywała niezbędny poziom spójności umożliwiający przetrwanie, czyli wyodrębnienie
z otoczenia, i rozwój, czyli realizację misji i celów wprzyszłości” – mówi definicja Koźmińskiego
i Jemielniaka. Warto korzystać z systemów i narzędzi dostępnych na rynku, niektórych bardzo innowacyjnych, by usprawnić zarządzanie w firmie.