Mapowanie procesów BPMN – co to takiego i dlaczego warto z tego skorzystać?

Patrząc na zmiany zachodzące we współczesnym świecie biznesu, można zauważyć stopniowy spadek popularności tradycyjnych, funkcjonalnych i sztywnych struktur organizacji przedsiębiorstw o rozbudowanej hierarchii, w których działania są nastawione na realizację poszczególnych funkcji, takich jak marketing, sprzedaż czy finanse. Tracą one swoją pozycję na rzecz form organizacji o poziomej, horyzontalnej strukturze, w której dominuje podejście procesowe. Działania takich przedsiębiorstw nie są skupione na realizacji oddzielnych funkcji, a na zarządzaniu procesami, których celem jest maksymalizacja zadowolenia klienta.

Procesy we współczesnych organizacjach są często bardzo rozbudowane i skomplikowane. Aby zależności między nimi stały się łatwiejsze do zrozumienia, zarówno dla członków organizacji, jak i osób z zewnątrz, stosuje się mapowanie procesów, czyli wyodrębnia się pojedyncze zadania i następnie przedstawia się je w sposób graficzny. Istnieje kilka metod stosowanych w celu modelowania procesów biznesowych, ale najpopularniejszą z nich, stanowiącą obecnie niepisany standard, jest BPMN (z angielskiego Business Process Model and Notation).

Czym jest mapowanie procesów BPMN?

BPMN jest jednolitą notacją służącą do opisu procesów biznesowych i łączących je relacji. Jednym z jej głównych celów jest dostarczenie zestawu elementów graficznych, przy pomocy których tworzy się czytelne schematy blokowe do wizualnego modelowania przebiegu procesów biznesowych. Co sprawia, że notacja ta jest tak ceniona i znajduje tak powszechne zastosowanie?

Kluczowymi cechami BPMN, które decydują o jej sukcesie, są jej jednoznaczność i uniwersalność. Notacja ta pozwala na tworzenie zarówno prostych, jak i bardzo skomplikowanych schematów przepływu. Dzięki swojej standardowej formie graficznej jest zrozumiała dla użytkowników z różnych organizacji, pracujących na różnych stanowiskach – od managerów, przez analityków biznesowych, po programistów. BPMN jest także kompatybilna z kilkudziesięcioma programami do modelowania i automatyzacji procesów, takimi jak np. MS Visio, iGrafx, ARIS czy TIBCO Business Studio.

Elementy notacji BPMN

Graficzne elementy używane w notacji BPMN można podzielić na cztery kategorie. Pierwsza z nich to obiekty związane z przebiegiem procesu – działania, czyli zadania, które ma wykonać dana osoba lub system, zdarzenia, oznaczające początek, środek i koniec procesu oraz bramki, zwane też obiektami decyzyjnymi, które opisują ścieżkę przepływu sekwencji w procesie. Drugą stanowią elementy łączące, które służą do spajania obiektów procesu i pokazują jego przebieg. Trzecia kategoria to obiekty grupujące inne elementy. Nazywa się je różnie – zbiornikami lub basenami. Każdy basen dzieli się na dodatkowo na tory, które pokazują zakres obowiązków i lokalizację zdarzeń, które w nim następują. Czwarta grupa to elementy rozszerzające, takie jak różnego rodzaju adnotacje.

Procesy wyróżniane w notacji BPMN

W notacji BPMN wyróżnia się kilka rodzajów procesów. Pierwszy z nich to procesy prywatne, określane również terminem „workflow”. Są to czynności wewnętrzne, charakterystyczne dla konkretnej organizacji. Procesy te powinny być przedstawiane w ramach jednego basenu. Jedynymi elementami, które mogą przekraczać granice są komunikaty, służące wymianie informacji między różnymi procesami prywatnymi. Dobrym przykładem takiego procesu jest odbiór korespondencji w firmie – jego elementami są następujące po sobie czynności, takie jak wpłynięcie wiadomości do skrzynki, przygotowanie odpowiedzi i wysłanie wiadomości zwrotnej.

Kolejnym rodzajem są procesy publiczne. Pokazują one interakcje zachodzące między procesem prywatnym, a uczestnikami spoza niego. Celem tego modelu jest udostępnienie ograniczonych informacji na potrzeby danego procesu. Przykładem może być przepływ komunikatów między dwoma osobnymi basenami – jednym, który zajmuje się odbieraniem wiadomości w Dziale Obsługi Klienta pewnej firmy i drugim, który przedstawia jej klienta.
W kolejnym modelu, współpracy, przedstawia się dwa lub więcej basenów zawierających procesy oraz interakcje, które zachodzą pomiędzy nimi. Korzystając z wcześniejszego przykładu, zdarzenie polegające na wysłaniu wiadomości w procesie prywatnym „Klient” łączy się ze zdarzeniem polegającym na odbiorze wiadomości w procesie „Dział Obsługi Klienta w firmie”.

Ostatni z modeli, choreografia, opisuje interakcje, które zachodzą pomiędzy co najmniej dwoma uczestnikami procesu. Jednak co ważne, nie opisuje on czynności, które wykonują poszczególni uczestnicy.

Jak zaplanować proces przy użyciu BPMN?

Chcąc graficznie przedstawić przebieg procesu przy pomocy notacji BPMN, w pierwszym etapie należy dokonać identyfikacji procesów. W tym celu można skorzystać z metody top-down, w której określa się ogólną działalność organizacji i na jej podstawie wyszczególnia pojedyncze elementy, lub z trudniejszej, ale bardziej precyzyjnej metody bottom-up, w której przebieg procesów formułuje się, bazując na analizie czynności wykonywanych w organizacji.

Kolejny etap polega na podziale procesów na główne oraz pomocnicze. Następnie spośród wszystkich procesów trzeba wyróżnić te, które są kluczowe dla osiągnięcia konkretnych celów biznesowych. W końcu tworzy się szczegółową mapę procesu, która pokazuje wszystkie składające się na niego czynności.
Dobrze przygotowana mapa procesów BPMN pozwala przedstawić nawet najbardziej skomplikowane i złożone procesy biznesowe w przejrzysty i łatwy do zrozumienia sposób.

Warto skorzystać z tej metody, by usprawnić przepływ informacji w firmie i automatyzację wykonywania zadań, a co za tym idzie, poprawić efektywność jej działania.

Jeśli potrzebujesz doradztwa w zakresie wdrażania innowacji umów się na bezpłatną konsultację, a wspólnie ustalimy, jak możemy pomóc twojemu biznesowi.