• Pon-Pt : 9:00 - 18:00

Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie – część 3/3


Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie – część 3/3

Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie – część 3/3

Organizując pracę zdalną, należy mieć na uwadze cele, potrzeby, zobowiązania oraz zasoby organizacji, jak i pracowników. O tym, jak zarządzać i dzielić obowiązki oraz jak zdalnie pracować nad jednym plikiem w czasie rzeczywistym pisaliśmy w poprzednich częściach serii: Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie. W ostatnim artykule przedstawione zostaną rozwiązania, które mogą pomóc w komunikowaniu się oraz takie, które oferują nieszablonowe korzyści.

1. Narzędzia ułatwiające komunikację wewnątrz organizacji

Słysząc słowo „komunikacja”, zazwyczaj ludzie myślą – nie ma nic prostszego, przecież wystarczy podejść do osoby, z którą chce się porozmawiać lub zorganizować spotkanie dla całego zespołu. Problem pojawia się w czasie pracy zdalnej, gdy nie ma możliwości fizycznego kontaktu z drugą osobą. Na szczęście istnieją narzędzia, które umożliwiają optymalizację procesu zbiorowej komunikacji. Należą do nich m.in. Skype, Hangouts, Gmail.

  • Skype

Jest to komunikator internetowy umożliwiający prowadzenie rozmów z ludźmi na całym świecie. Pozwala na tworzenie wieloosobowych grup i chatów. Natomiast główną zaletą tej aplikacji są wysokiej jakości rozmowy wideo, co pozwala na tworzenie wideokonferencji. Przydatna jest również możliwość udostępnienia innym obrazu z własnego monitora, co sprawdza się bardzo dobrze podczas spotkań projektowych oraz szkoleń. Dużym udogodnieniem jest również mobilna wersja Skype’a, która pozwala na nieprzerwany kontakt z innymi niezależnie od wykonywanego w danej chwili zajęcia.

Darmowe/płatne?

Narzędzie to jest darmowe, jeśli chcemy skontaktować się z innymi użytkownikami programu. Dodatkowo istnieje możliwość wniesienia opłaty abonamentowej, aby za pomocą Skype móc swobodnie dzwonić na numery telefonów: stacjonarnych oraz mobilnych.

  • Google Hangouts

Jest to komunikator internetowy od Google, który pozwala na wysyłanie wiadomości, prowadzenie wideorozmów oraz telefonowanie za pośrednictwem technologii VoIP. Na urządzeniach z systemem Android jest ona domyślnie zainstalowana. Do zalet tego komunikatora należy również prosta i wygodna możliwość komunikacji, wysyłania zdjęć, filmów, prowadzenia rozmów. Wszystkie te aspekty mogą znacznie poprawić efektywność pracy zdalnej.

Darmowe/płatne?

Jest to narzędzie całkowicie darmowe. Do korzystania wymagane jest aktywne konto Google.

  • Gmail

Tej aplikacji chyba nikomu nie trzeba przedstawiać. Nie bez powodu! Produkt pochodzący od Google to prawdopodobnie najpopularniejsza skrzynka mailowa na świecie, która oprócz nowoczesnego designu i ogromnej przestrzeni dyskowej posiada wiele zalet. Brak reklam, prosta obsługa, zabezpieczone szyfrem połączenia i filtr antyspamowy – to jedynie nieliczne z nich. Sama skrzynka umożliwia łatwe połączenie i dostęp do wielu narzędzi m.in. kalendarza, dysku, arkuszy Google, jak i wspomnianego już wcześniej Google Hangouts. Co więcej, w Gmail-u można łatwo tworzyć etykiety wiadomości i filtry ułatwiające odszukiwanie interesujących nas maili, co znacznie ułatwia pracę, w szczególności zdalną, podczas której liczba otrzymywanych wiadomości jest bardzo duża. Solidne wsparcie dla urządzeń mobilnych, a także dostępność offline to kolejne aspekty, które usprawniają komunikację w firmie.

Darmowe/płatne?

Jest to narzędzie całkowicie darmowe. Do korzystania wymagane jest aktywne konto Google.

2. Możliwości, których nie znamy… a które mogą ułatwić pracę zdalną

Oprócz narzędzi komunikacyjnych, istnieje wiele aplikacji, które pozwalają na optymalizację efektywności pracy, a o których istnieniu większość na co dzień nie pamięta. Poniżej przedstawione zostały dwie, które wydają się szczególnie interesujące:

  • Evernote

Jest to aplikacja, która umożliwia tworzenie, przechowywanie i organizowanie notatek, a także tworzenie list oraz ich archiwizację. Pozwala na automatyczne tworzenie zapisków z plików tekstowych, stron internetowych, zdjęć i nagrań. Można tam również tworzyć również własne odręczne notatki. Powstające pliki mogą być sortowane, tagowane, edytowane i eksportowane do innych programów. Narzędzie to może szczególnie zwiększyć efektywność pracy zdalnej, gdyż pełni rolę osobistego organizatora, przez co nie musimy martwić się, że coś ważnego zostanie przez nas przypadkowo pominięte.

Darmowe/płatne?

Jest to narzędzie darmowe z miesięcznym limitem przesyłania danych lub w płatnej subskrypcji bez limitu.

  • Simplysign (mobilny kwalifikowany podpis elektroniczny)

Jest to narzędzie pozwalające w dowolnym miejscu i czasie podpisać wszelkie dokumenty w wersji elektronicznej, tak jakby podpisywano je własnoręcznie. Znacznie usprawnia to podpisywanie licznych umów, szczególnie gdy fizyczna obecność jest w danej chwili niemożliwa.

Darmowe/płatne?

Jest to narzędzie płatne. Przy płatności z góry za licencję na 3 lata trzeba zapłacić 878 PLN.

Praca zdalna – wyzwanie czy normalność?

Bez przygotowania firmy, bądź organizacji oraz bez zastosowania odpowiednich narzędzi, praca zdalna na pewno może stanowić wyzwanie. Zachęcamy do wdrażania rozwiązań, które zaproponowaliśmy w naszej serii artykułów Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie. Dowiesz się z nich, jak usprawnić następujące obszary funkcjonowania Twojej firmy w okresie pracy zdalnej:

Jeżeli Twoja firma potrzebuje wsparcia doradczego, zachęcamy do kontaktu na www.conquest.pl/kontakt.

Bartosz Mazurek

Komentarze (0)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *