fbpx
  • Pon-Pt : 9:00 - 18:00

Optymalizacja kosztów – oszczędność i efektywność


Optymalizacja kosztów – oszczędność i efektywność

Podstawą ciągłości funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest osiąganie regularnego i odpowiednio wysokiego oraz umożliwiającego rozwój zysku. Co jednak dzieje się w sytuacji, w której mamy do czynienia z firmą, której wynik finansowy oscyluje w okolicach progu rentowności lub osiągane przychody są niewspółmierne do zysków? Jednym z najbardziej skutecznych rozwiązań tych problemów jest zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa poprzez dokonanie optymalizacji ponoszonych kosztów i zdefiniowanie miejsc, w których możliwe jest dokonanie oszczędności. Podstawą do osiągnięcia tych celów jest m.in. mapowanie procesów biznesowych.

Mapowanie procesów, czyli podstawa optymalizacji kosztów

Profesjonalne mapowanie procesów mających miejsce w przedsiębiorstwie polega na identyfikacji wszystkich działań, jakie składają się na funkcjonowanie całej firmy lub określonego jej działu oraz graficznego ich przedstawieniu na mapie w postaci diagramu przyczynowo-skutkowego. Dzięki jasnej i czytelnej formie, pozwala ono na dokonanie dogłębnej analizy danych, poznanie dokładnego czasu trwania konkretnych procesów, występujących między nimi zależności, kosztów ponoszonych na poszczególnych etapach oraz odpowiedzialnych za nie osób. Wynik powyższych działań pozwala na skonfrontowanie wyobrażeń kadry zarządzającej na temat funkcjonowania procesów na niższych szczeblach w firmie z tym, jak wyglądają one w rzeczywistości. Stworzenie mapy procesów jest możliwe w każdej firmie, niezależnie od branży i profilu działalności – ciąg procesów może być definiowany zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych, jak i usługowych. Rozłożenie zadań na czynniki pierwsze pozwala na odnalezienie tych, które realizowane są w sposób nieefektywny lub niezgodny z obowiązującymi standardami. Analiza danych z kolei pozwala na identyfikację źródeł największych przychodów oraz procesów generujących najwyższe koszty. Wychwycenie nieprawidłowości pozwala na podejmowanie świadomych decyzji i zaplanowanie strategii firmy ukierunkowanej na poprawę wyniku finansowego firmy. Prawidłowo funkcjonujące w organizacji procesy są podstawą do osiągnięcia optimum kosztowego, ale sprzyjają również rozwojowi jej konkurencyjności – w końcu zaoferowanie klientom krótszych (skróconych dzięki optymalizacji) niż konkurencja terminów dostawy będzie stanowić istotną rynkową przewagę.

Oszczędność, zwiększanie efektywności… ale co jeszcze?

Poza wcześniej wymienionymi zaletami, jakie niesie za sobą stworzenie profesjonalnej mapy procesów biznesowych, można także wymienić szereg innych korzyści wynikających z przeprowadzenia takiej analizy w przedsiębiorstwie. Pozwala ona na wyłapanie nawet tych nieefektywności, które nie są widocznie na pierwszy rzut oka lub można je dostrzec tylko dzięki spojrzeniu na organizację z innej perspektywy niż robią to managerowie, pracownicy i inne osoby działające wewnątrz firmy. Może na przykład okazać się, że część procesów powinna zostać zautomatyzowana, a papierowe formularze mogą zostać zastąpione prostymi systemami informatycznymi usprawniającymi pracę. Ponadto, identyfikacja najlepszych praktyk i stworzenie ściśle określonych standardów ujednolica proces wykonywania zadań, gwarantuje najwyższą i powtarzalną jakość oraz eliminuje powstające nieefektywności i złe nawyki. Oszczędności wydatków można również doszukać się przy procesie wdrażania nowych pracowników, który bywa zwykle czasochłonny i kosztowny. Dobrze przygotowana mapa pozwala na jego skrócenie i solidne przygotowanie nowych osób do wykonywania pracy. Dzięki temu będą oni dokładnie znać procesy wchodzące w zakres ich obowiązków łącznie ze sposobem ich wykonywania i czasem trwania. Mapowanie pozwala również na ocenę funkcjonowania poszczególnych jednostek organizacyjnych, a następnie ich reorganizację lub likwidację w przypadku skrajnej nieefektywności – wszystko to prowadzi do optymalizacji kosztów wewnątrz firmy.

Optymalizacja kosztów – po co?

Optymalizacja kosztów jest dla przedsiębiorstwa jednym z kluczowych czynników przyczyniających się do jego rozwoju, a wykorzystanie do tego celu mapy procesów biznesowych niesie za sobą również szereg innych korzyści wykraczających daleko poza wymiar stricte finansowy. Powinno być ono punktem wyjścia dla firm planujących ekspansję, wprowadzających nowy system zarządzania, nowe produkty, czy po prostu chcących świadomie i skutecznie prowadzić działalność. Szersza perspektywa, którą zyskujemy dzięki jasnej i czytelnej mapie procesów, pozwala na znalezienie konkretnych obszarów, w których możliwe jest dokonanie oszczędności oraz ogólnej optymalizacji kosztów skutkujących trwałą i wyraźnie widoczną poprawą efektywności. Szybka identyfikacja nieprawidłowości ułatwi zatem pracę nie tylko pracownikom obsługującym poszczególne procesy, ale także kadrze zarządzającej, która zyska kompletny i szczegółowy obraz działań mających miejsce wewnątrz organizacji.

Milena Landa

Komentarze (0)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *