Zarządzanie czasem – techniki, dzięki którym zaoszczędzisz kilkanaście godzin w tygodniu

Dlaczego umiejętne zarządzanie czasem jest ważne?

Umiejętność zarządzania czasem w życiu każdego człowieka niezależnie od etapu, na którym się znajduje jest bardzo przydatna. Opiera się ona głównie na planowaniu i poprawianiu swojej produktywności. Umiejętność ta jest o tyle istotna, że pozwala nam być bardziej zorganizowanym i mieć więcej czasu dla siebie. Dotyczy to szczególnie Polaków, ponieważ ich średni tygodniowy czas pracy należy do jednych z najdłuższych w Europie. Ponadto mieszkańcy Polski są jednymi z najmniej wydajnych pracowników. Trzeba zdecydowanie popracować nad efektywnością i w tym właśnie pomaga zarządzanie czasem.

Jak zaoszczędzić kilkanaście godzin w tygodniu?

Pierwszym krokiem do zaoszczędzenia kilkunastu godzin w tygodniu jest określenie bieżących celów krótkoterminowych (na parę miesięcy do przodu) i długoterminowych (na kilka lat w przód). Tego typu działania pozwalają nakreślić priorytety i wyeliminować czynniki obniżające wydajność pracy.

Istnieje wiele różnych metod, teorii i technik dotyczących zarządzania czasem. Poniżej przedstawione są te, które są najprostsze a zarazem najbardziej przydatne.

• Kolekcjonowanie i analiza – polegają na zebraniu wszystkich zadań i obowiązków na jednej liście oraz posegregowaniu ich od najpilniejszych do najmniej ważnych. Dodatkowo należy zająć się jedną sprawą w określonym czasie oraz nie umieszczać tych niedokończonych na wcześniej przygotowanej liście (nie odkładać na potem). Te założenia pochodzą z metody Getting Things Done Davida Allena i techniki Pomodoro Francesco Cirillo.
• Zarządzanie czasem i przerwami – podczas nauki czy pracy niezbędne jest robienie przerw, nawet bardzo krótkich, aby mózg miał czas odpocząć. Najlepiej jest ustawić sobie stoper, żeby mieć kontrolę nad czasem. Według reguły Pomodoro powinny to być pięciominutowe przerwy po każdych 25 minutach pracy i dwudziestominutowe po każdych 2. Jest to tylko założenie i każda osoba powinna ustawiać ramy czasowe pod siebie. Jeżeli nie zdąży się wykonać założonego wcześniej zadania, to należy wrócić do niego z powrotem po przerwie.
• Planowanie swojego czasu – głównym celem reguły Pareto jest osiągnięcie jak największego efektu przy minimalnym nakładzie pracy, siły i zasobów. Nie da się uzyskać najlepszego wyniku przy maksymalnym czasie pracy, a mniejsza część nakładów często generuje większą cześć rezultatów. Przykładami mogą być stwierdzenia, że 20% wykonanej pracy daje 80% efektów lub 20% produktów firmy daje jej 80% zysków. Rekomenduje się jednak, aby zaplanować około 60% swojego czasu a resztę przeznaczyć na sprawy niezaplanowane, jutrzejsze lub po prostu w celu znalezienia czasu na odpoczynek.
• Wyznaczenie priorytetów – Dwight Eisenhower powiedział: „to co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. Według jego metodologii dobrze jest podzielić swoje plany i działania według schematu: sprawy ważne i pilne, sprawy ważne i niepilne, sprawy nieważne i pilne oraz sprawy nieważne i niepilne.
• Kontrolowanie – kolejną metodą jest monitorowanie działań. Zaleca się sprawdzanie czy nasze plany i założenia idą uprzednio wyznaczonym torem, innymi słowy monitoring postępów i realizacji prac.
• Dawkowanie energii do ilości pracy – w niektórych przypadkach zarządzanie czasem nie będzie przynosiło efektów, na przykład, jeżeli przy dużym zmęczeniu będziesz się zajmował najbardziej wymagającymi problemami. Polega to na tym, aby nie tracić swoich najproduktywniejszych godzin dnia na sprawy drugo- i trzecioplanowe. Godziny przedpołudniowe uważane są za energetyczny szczyt, w którym możemy zajmować się najbardziej zawiłymi problemami.
• Unikanie rozpraszaczy – w dobie Internetu i portali społecznościowych ciężko jest się na czymś skoncentrować. Przychodzące wiadomości i powiadomienia często zaburzają organizację pracy, dlatego podstawowym zadaniem każdego człowieka chcącego zyskać więcej czasu jest odcięcie się od źródeł komunikacji na okres pracy. Jak można to zrobić? Odpowiedź jest prosta, gorzej tylko z wykonaniem. Przykładami mogą być, wyciszenie telefonu i odłożenie go w dalekie miejsce czy wyłączenie Internetu, tak aby nic nie zaburzało naszej koncentracji.

Wnioski

Wymienione wyżej techniki są jednymi z najprostszych i najskuteczniejszych, aby zaoszczędzić od kilku do kilkunastu godzin w tygodniu bądź miesiącu. Są to też sposoby, aby poprawić swoją produktywność i zarządzanie czasem. Należy pamiętać, że według prawa Parkinsona praca zajmuje tyle czasu, ile dana osoba będzie chciała na nią przeznaczyć.