04.04.2021

Tools zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen - Teil 2/3

Im zweiten Teil der Serie Tools zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen werden wir Beispiele für Programme vorstellen, die es ermöglichen, mit Kollegen in Echtzeit und ohne das Haus zu verlassen an einem einzigen Dokument zu arbeiten. Die anderen beschriebenen Lösungen hingegen können Ihnen helfen, Ihr Projekt und den Austausch von Dokumenten effizient zu verwalten.

Zusammenarbeit in Echtzeit als Möglichkeit der Fernarbeit

Der häufigste Aspekt, der bei der Arbeit aus der Ferne fehlt, ist die Kommunikation mit anderen. Das Gespräch mit Kollegen oder die Möglichkeit, sich bei Problemen Rat zu holen, sind nur einige der Aspekte. Ein Hindernis ergibt sich auch, wenn man gemeinsam mit anderen an einer bestimmten Datei arbeiten möchte - um live Kommentare auszutauschen, Feedback zu geben und Inhalte zu ändern.

  • Google-Tools

Mit den Google-Tools können wir auf diese Weise in vier Arten von Dateien kommunizieren - Textdokumente, Arbeitsblätter, Präsentationen und Formulare. In allen Fällen müssen wir nichts installieren; alles wird online erledigt. Bei der Bearbeitung können wir sehen, wer mit uns an der Datei arbeitet, und alle Änderungen, die er vornimmt, sind sofort sichtbar. Es gibt einen Chatroom, damit wir in Echtzeit mit anderen kommunizieren können, und wenn jemand gerade nicht da ist, hinterlassen wir ihm einen Kommentar. Außerdem kann man während einer Präsentation sein Handy als Fernbedienung benutzen und damit die Folien verschieben. Außerdem müssen wir uns keine Gedanken über das Format machen, denn es ist sehr einfach, Google Slides in Power Point zu konvertieren und umgekehrt. Das Gleiche funktioniert mit Excel und Google Sheets sowie Word und Google Documents. Für letztere gibt es einen weiteren Zusatz - wir können die Google-Suche nutzen, ohne unser Dokument zu verlassen. Dies ermöglicht es uns, Informationen/Bilder zu finden, ohne die Datei zu verlassen. Eine weitere nützliche Option bietet Google Forms - das Erstellen von Umfragen und das Sammeln von Antworten der Befragten. Diese können verschiedene Formen annehmen, z. B. wie bei einer Fahrprüfung, bei der der Befragte gleichzeitig ein Foto oder ein YouTube-Video sieht. Die Ergebnisse werden auf der Grundlage der gesammelten Antworten laufend aktualisiert und in übersichtlichen Diagrammen dargestellt.

Kostenlos/bezahlt?

Das gesamte Paket ist kostenlos. Alles, was Sie dafür brauchen, ist ein bestehendes Google-Konto.

 

2. einfache gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Sie fragen sich, wie Sie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten durch Teammitglieder verbessern können? Im Folgenden werden 3 Lösungen beschrieben, mit denen Sie Dateien speichern, frei übertragen und uneingeschränkt darauf zugreifen können.

  • Google Drive

Google Drive ist eines der Tools, mit denen wir Dokumente speichern und gemeinsam nutzen können. Wir können Textdateien, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Zeichnungen, Formulare und vieles, vieles mehr speichern. Die Datenschutzeinstellungen sind nützlich und ermöglichen es uns, unsere Dokumente für ausgewählte Personen zum Lesen, Kommentieren oder Bearbeiten freizugeben. Alles, was wir auf der Festplatte haben, befindet sich in der Cloud. Selbst wenn wir unseren Firmenlaptop mit Kaffee überschwemmen, gehen die Ergebnisse unserer bisherigen Arbeit nicht verloren. Wir können uns auf jedem beliebigen Gerät (außer unserem privaten Laptop) anmelden und wieder auf unsere Dokumente zugreifen.

Kostenlos/bezahlt?

Die Basisversion des Laufwerks ist kostenlos. Wenn die Dateien, die wir speichern, mehr als 15 GB umfassen, können wir GSuite erwerben. Dabei handelt es sich um ein Angebot für Unternehmen und Organisationen, mit dem wir unbegrenzten Speicherplatz sowie bessere Verwaltungsmechanismen und Werkzeuge für die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern erhalten.

  • Dropbox

Ein weiteres solches Laufwerk ist Dropbox. Diese Webanwendung wird von Nutzern und Fachleuten gleichermaßen gelobt und hat bereits Auszeichnungen für ihre Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit erhalten. Sie ist auf die Übertragung von großformatigen Dokumenten, wie Ordnern mit Fotos und Videos, spezialisiert.

Kostenlos/bezahlt?

Dropbox ist in einer Basisversion bis zu einer Kapazität von 2 GB erhältlich, aber seien Sie versichert, dass Sie danach nicht mehr zahlen müssen. Sie können Ihren Speicherplatz erhöhen, indem Sie zum Beispiel neue Nutzer einladen oder die offizielle App installieren. Diese Aktionen können Ihr Paket um bis zu 16 GB erweitern. Wenn auch diese Kapazität für Ihre Bedürfnisse nicht ausreicht, müssen Sie die erweiterte Version kaufen.

  • MeisterAufgabe

Ein etwas anderes Werkzeug ist MeisterTask. Damit können Sie ein Projekt erstellen, die Hauptziele festlegen, Fristen für deren Erledigung setzen und ein Team einladen. Alles ist übersichtlich und gut organisiert. Wenn ein Kollege eine Datei an eine andere Person senden möchte, wird sie in seine Aufgabe geladen und an den entsprechenden Benutzer weitergeleitet. Wenn Sie eine App auf Ihrem Telefon haben, erhalten Sie direkt eine Benachrichtigung, dass Ihnen jemand ein Dokument gegeben hat. Auf diese Weise wissen Sie in Echtzeit, was in dem Projekt vor sich geht und wie schnell es voranschreitet.

Kostenlos/bezahlt?

Alle Funktionen für bis zu 3 Projekte sind kostenlos - Sie können unbegrenzt Aufgaben hinzufügen und mehrere Dateien hochladen. Es gibt 3 kostenpflichtige Optionen: Pro, Business und Enterprise. Diese geben Ihnen Zugang zu neuen Funktionen, wie z. B. das Erstellen von mehr Projekten oder das Kombinieren von Projekten. In der teuersten Version erhalten Sie auch Hilfe bei der Implementierung von MeisterTask in Ihrem Unternehmen.

An die Arbeit!

Wissen Sie schon, welches der beschriebenen Tools Ihr Favorit ist? Dropbox mit hoher Kapazität, MeisterTask, mit dem Sie die Arbeit Ihres Teams aus der Ferne leicht organisieren und gleichzeitig Dateien hochladen können, oder das multifunktionale Google Drive und Tools? Vielleicht interessieren Sie sich auch für Lösungen, mit denen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter aus der Ferne erfassen und Verantwortlichkeiten verwalten und teilen können? Diese sind beschrieben in erste Teile der Serie Werkzeuge zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen. Sie sind herzlich willkommen!

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