Tools zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen - Teil 2/3

Wichtige Informationen:

• Unternehmer, die die Arbeit von Remote-Teams rationalisieren wollen, nutzen moderne Tools für die Zusammenarbeit, die Speicherung von Dateien und das Projektmanagement.

• Mit Google Workspace können mehrere Personen gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten und dabei Chat und Kommentare verwenden.

• Google-Formulare eignen sich hervorragend für die Erstellung von Umfragen und Tests, wobei die Antworten automatisch erfasst und analysiert werden.

• Google Drive speichert Ihre Dateien in der Cloud, so dass Sie von jedem Gerät aus sicher auf sie zugreifen können.

• Mit Dropbox können Sie bequem große Dateien wie Fotos oder Videos freigeben, und Sie können zusätzlichen Speicherplatz gewinnen, indem Sie neue Nutzer einladen.

• MeisterTask hilft, Projekte zu organisieren, Ziele zu setzen und Dateien direkt innerhalb von Aufgaben zu übertragen.

Weitere Einzelheiten zu diesen Tools finden Sie später im Artikel, bitte lesen Sie weiter!

Im zweiten Teil der Serie Tools zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen werden wir Beispiele für Programme vorstellen, die es ermöglichen, mit Kollegen in Echtzeit und ohne das Haus zu verlassen an einem einzigen Dokument zu arbeiten. Die anderen beschriebenen Lösungen hingegen können Ihnen helfen, Ihr Projekt und den Austausch von Dokumenten effizient zu verwalten.

Zusammenarbeit in Echtzeit als Möglichkeit der Fernarbeit

Der häufigste Aspekt, der bei der Fernarbeit fehlt, ist die Kommunikation mit anderen. Das Gespräch mit Kollegen oder die Möglichkeit, sich bei Problemen beraten zu lassen, sind nur einige der Aspekte. Ein Hindernis entsteht auch, wenn man gemeinsam mit anderen an einer bestimmten Datei arbeiten will - um live Kommentare auszutauschen, Feedback zu geben und Inhalte zu ändern.

• Google-Tools

Mit den Google-Tools können wir auf diese Weise in vier Arten von Dateien kommunizieren: Textdokumente, Arbeitsblätter, Präsentationen und Formulare. In allen Fällen müssen wir nichts installieren, alles wird online erledigt. Bei der Bearbeitung können wir sehen, wer mit uns an der Datei arbeitet, und alle Änderungen, die sie vornehmen, sind sofort sichtbar. Es gibt einen Chatroom, in dem wir in Echtzeit mit anderen kommunizieren können, und wenn jemand gerade nicht da ist, hinterlassen wir ihm einen Kommentar. Darüber hinaus können Sie Ihr Handy während einer Präsentation als Fernbedienung verwenden und damit die Folien verschieben. Außerdem müssen wir uns keine Gedanken über das Format machen, denn es ist sehr einfach, Google Slides in Power Point zu konvertieren und umgekehrt. Das Gleiche gilt für Excel und Google Sheets sowie Word und Google Documents. Für letztere gibt es einen weiteren Zusatz - wir können die Google-Suche nutzen, ohne unser Dokument zu verlassen. Dies ermöglicht es uns, Informationen/Bilder zu finden, ohne die Datei zu verlassen. Eine weitere nützliche Option bietet Google Forms - das Erstellen von Umfragen und das Sammeln von Antworten der Befragten. Diese können verschiedene Formen annehmen, z. B. wie bei einer Fahrprüfung, bei der der Befragte gleichzeitig ein Foto oder ein YouTube-Video sieht. Die Ergebnisse werden auf der Grundlage der gesammelten Antworten laufend aktualisiert und in übersichtlichen Diagrammen dargestellt.

Kostenlos/bezahlt?

Dieses gesamte Paket ist kostenlos. Alles, was Sie dafür brauchen, ist ein bestehendes Google-Konto.

2. einfache gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Sie fragen sich, wie Sie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten durch Teammitglieder verbessern können? Im Folgenden werden 3 Lösungen beschrieben, mit denen Sie Dateien speichern, frei übertragen und uneingeschränkt darauf zugreifen können.

• Google Drive

Google Drive ist ein Tool, mit dem Sie Dokumente speichern und gemeinsam nutzen können. Wir können darin Textdateien, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Zeichnungen, Formulare und vieles, vieles mehr speichern. Die Datenschutzeinstellungen sind nützlich und ermöglichen es uns, unsere Dokumente in einer lesbaren, kommentierbaren oder bearbeitbaren Version mit ausgewählten Personen zu teilen. Alles, was wir auf der Festplatte haben, befindet sich in der Cloud. Selbst wenn wir unseren Firmenlaptop mit Kaffee überschwemmen, gehen die Ergebnisse unserer bisherigen Arbeit nicht verloren. Wir können uns auf jedem beliebigen Gerät (außer unserem privaten Laptop) anmelden und wieder auf unsere Dokumente zugreifen.

Kostenlos/bezahlt?

Die Basisversion des Laufwerks ist kostenlos. Wenn die Dateien, die wir speichern, mehr als 15 GB groß sind, können wir GSuite abonnieren. Es handelt sich um ein Angebot für Unternehmen und Organisationen, das uns unbegrenzten Speicherplatz, bessere Verwaltungsmechanismen und Werkzeuge für die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern bietet.

• Dropbox

Ein weiteres solches Laufwerk ist Dropbox. Diese Webanwendung wird von Nutzern und Fachleuten gleichermaßen gelobt und hat bereits Auszeichnungen für ihre Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit erhalten. Es ist auf die Übertragung von großformatigen Dokumenten, wie Foto- und Filmordnern, spezialisiert.

Kostenlos/bezahlt?

Dropbox ist in einer Basisversion mit einer Kapazität von bis zu 2 GB erhältlich.Aber seien Sie beruhigt - Sie müssen nicht nachträglich bezahlen. Sie können Ihr Laufwerk vergrößern, indem Sie zum Beispiel neue Nutzer einladen oder eine offizielle Anwendung installieren. Durch diese Maßnahmen kann das Paket um bis zu 16 GB erweitert werden. Wenn auch diese Kapazität für Ihre Bedürfnisse nicht ausreicht, müssen Sie eine erweiterte Version erwerben.

• MeisterAufgabe

Ein etwas anderes Werkzeug ist MeisterTask. Darin können Sie ein Projekt erstellen, die Hauptziele festlegen, Fristen für deren Erledigung setzen und das Team einladen. Alles ist übersichtlich und gut organisiert. Wenn ein Kollege eine Datei an jemand anderen schicken will, lädt er sie in seine Aufgabe und leitet sie an den entsprechenden Benutzer weiter. Wenn Sie eine App auf Ihrem Telefon haben, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung, dass Ihnen jemand ein Dokument gegeben hat. Auf diese Weise wissen Sie in Echtzeit, was im Projekt vor sich geht und wie schnell es voranschreitet.

Kostenlos/bezahlt?

Alle Funktionen für bis zu 3 Projekte sind kostenlos - Sie können unbegrenzt Aufgaben hinzufügen und mehrere Dateien hochladen. Es gibt 3 kostenpflichtige Optionen: Pro, Business und Enterprise. Sie geben Ihnen Zugang zu neuen Möglichkeiten, wie z.B. das Anlegen weiterer Projekte oder deren Kombination. In der teuersten Version erhalten Sie auch Unterstützung bei der Implementierung von MeisterTask in Ihrem Unternehmen.

An die Arbeit!

Wissen Sie schon, welches der beschriebenen Tools Ihr Favorit ist? Dropbox mit hoher Kapazität, MeisterTask, mit dem Sie die Arbeit Ihres Teams aus der Ferne leicht organisieren und gleichzeitig Dateien hochladen können, oder das multifunktionale Google Drive und Tools? Vielleicht interessieren Sie sich auch für Lösungen, mit denen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter aus der Ferne erfassen und Verantwortlichkeiten verwalten und teilen können? Diese sind beschrieben in erste Teile der Serie Werkzeuge zur Unterstützung der Fernarbeit im Unternehmen. Sie sind herzlich willkommen!