11.08.2022

Wie managen Sie mehrere Projekte gleichzeitig?

Markt- und Wettbewerbsanalyse, Partner-Matching und quantitative Forschung - nein, das ist kein Full-Service-Angebot eines Beratungsunternehmens, sondern eine Reihe von Projekten, die jeweils von einem Projektmanager bearbeitet werden können. Dies ist oft das Ergebnis des natürlichen Wachstums einer Organisation, und die Fähigkeit, mehrere separate Projekte effizient zu verwalten, fördert das Wachstum. Welche Faktoren müssen berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass eine Person, die mehrere Projekte leitet, die Fristen einhält und die Qualität der Projekte hoch bleibt?

Effiziente Planung und Kommunikation, d. h. die Grundlagen des Multiprojektmanagements

Die Planung und Erstellung eines guten Zeitplans, der die wichtigsten Meilensteine berücksichtigt, sind die wichtigsten Aufgaben vor Beginn der operativen Arbeit an einem Projekt. Wenn mehrere Projekte parallel verwaltet werden, werden sie sogar noch wichtiger. Ein solider Zeitplan ist ein Werkzeug in den Händen des Projektleiters, das viele Funktionen erfüllt - er ermöglicht die Überwachung des Fortschritts der Projektarbeit in Echtzeit und liefert sofortige Informationen über auftretende Verzögerungen. Bei der Verwaltung mehrerer Projekte sollte jedoch darauf geachtet werden, dass sich die Meilensteine der verschiedenen Projekte nicht überschneiden und außerdem nicht zu dicht beieinander liegen. Dies trägt dazu bei, dass die Arbeitsbelastung nicht ungleichmäßig verteilt ist und sich über die Dauer der Projekte "abflacht". Flexibilität ist eine weitere Eigenschaft, über die ein effektiver Projektmanager verfügen sollte und deren Vorteile niemand mehr beweisen muss. Sie ist jedoch nicht damit zu verwechseln, dass man sich z. B. Untergebenen gegenüber unterwürfig verhält und zulässt, dass Termine nicht eingehalten werden, sondern ist als Einfühlungsvermögen zu verstehen, das sich auf natürliche und effektive Weise an ein sich veränderndes Umfeld anpasst und schnell auf Veränderungen reagiert.

Kommunikation ist ein weiterer wichtiger Aspekt nicht nur für das Management mehrerer Projekte. Ein effizienter Informationsaustausch mit den Teammitgliedern, eine klare Darstellung der Projektziele und der Kundenbedürfnisse bringt auch das Endergebnis näher an die Akzeptanz. Effiziente Kommunikation bei auftretenden Problemen ist ebenfalls wichtig - sie ermöglicht eine sofortige Reaktion und verhindert, dass Probleme eskalieren.

Priorisierung und Delegation von Aufgaben als wesentliche Erfolgsfaktoren bei der Verwaltung mehrerer Projekte

Das natürliche Ergebnis der Koordinierung mehrerer Projekte ist eine größere Anzahl von Aufgaben, die vom Projektleiter erledigt werden müssen, so dass er darauf achten sollte, Prioritäten zu setzen. Ein effektives Management der eigenen Aufgaben und die Einschätzung, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen, verringern das Risiko von Verzögerungen. Wenn jedoch zu viele Aufgaben anfallen, die der Projektleiter selbst erledigen muss, und er einige davon delegieren kann, ist dies nicht zu befürchten, denn es ist eine der grundlegenden Aufgaben eines Projektleiters. Mit der Delegation wird die Verantwortung für die Erledigung der Aufgabe auf den Kollegen übertragen, wofür es auch notwendig ist, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlichen Befugnisse zu delegieren - das sind die Faktoren, die die Delegation von der Erteilung von Aufträgen unterscheiden. Kurzfristig mag es den Anschein haben, dass die Zeit, die wir für die Umsetzung, das Lernen und die Kontrolle der Ausführung der Aufgabe aufwenden müssen, länger ist, als wenn wir die Aufgabe selbst ausführen würden, aber dieser Aspekt sollte langfristig betrachtet werden. Langfristig führt dies zu einer Entwicklung der Fähigkeiten des Mitarbeiters, seiner Selbständigkeit und auch zu einer Steigerung seiner Motivation. In der Folge wird es möglich sein, ihm bei späteren Projekten komplexere und kompliziertere Aufgaben zu übertragen, wodurch der Projektleiter noch mehr Zeit sparen kann. Delegieren ist also vergleichbar mit einer Investition in einen Mitarbeiter, die sich nach einer gewissen Zeit in Form eines selbständigen Untergebenen und eingesparter Arbeitsstunden für ein Projekt auszahlt.

 

Die Verwaltung mehrerer Projekte gehört für viele Projektmanager zum Alltag. Es lohnt sich jedoch, ständig nach neuen Lösungen, Werkzeugen und Techniken für das Management von Teams zu suchen, die die Arbeit rationalisieren. Spontanes Handeln ist in diesem Fall nicht erwünscht, daher lohnt es sich, mehr Zeit auf die Planung und eine klare und effiziente Kommunikation zu verwenden.

Milena Landa

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