Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en una empresa - parte 3/3

Información clave:

• Herramientas de comunicación:

  • Skype: un mensajero instantáneo gratuito con funciones de videollamada y pantalla compartida.
  • Google Hangouts: Servicio gratuito de mensajería instantánea de Google para llamadas de texto y vídeo.
  • Gmail: un buzón popular con funciones adicionales como el calendario y la integración con Google Drive.

• Herramientas para facilitar la eficacia del trabajo:

  • Evernote: una aplicación para crear, almacenar y organizar notas; disponible en versión gratuita con un límite de transferencia de datos.
  • Simplysign: una aplicación de pago que permite firmar documentos electrónicos desde el móvil.

• El trabajo a distancia puede suponer un reto, pero con las herramientas adecuadas, como las mencionadas anteriormente, resulta más eficaz y organizado.

Más detalles a continuación.

A la hora de organizar el trabajo a distancia, es importante tener en cuenta los objetivos, necesidades, compromisos y recursos de la organización, así como los de los empleados. Hemos escrito sobre cómo gestionar y compartir responsabilidades y cómo trabajar a distancia en un único archivo en tiempo real en anteriores partes de la serie: Herramientas para apoyar el trabajo a distancia en su empresa.. El último artículo presentará soluciones que pueden ayudar en la comunicación y las que ofrecen ventajas fuera de lo común.

Herramientas para facilitar la comunicación dentro de la organización

Al oír la palabra "comunicación", la gente suele pensar: no hay nada más fácil, al fin y al cabo basta con acercarse a la persona con la que se quiere hablar u organizar una reunión para todo el equipo. El problema surge cuando se trabaja a distancia, cuando no hay posibilidad de contacto físico con la otra persona. Afortunadamente, existen herramientas para optimizar el proceso de comunicación colectiva. Entre ellas se encuentran Skype, Hangouts y Gmail, entre otras.

• Skype

Es un servicio de mensajería instantánea que permite chatear con personas de todo el mundo. Permite crear grupos de varias personas y salas de chat. Por otro lado, la principal ventaja de esta aplicación son las videollamadas de alta calidad, que permiten crear videoconferencias. También es útil poder compartir la imagen de tu propio monitor con otras personas, lo que funciona muy bien para reuniones de proyectos y sesiones de formación. La versión móvil de Skype también es una gran comodidad, ya que te permite estar en contacto con los demás sin interrupciones, independientemente de tu actividad actual.

¿Gratis o de pago?

Esta herramienta es gratuita si quieres contactar con otros usuarios del programa. Además, existe la posibilidad de pagar una cuota de suscripción para poder llamar libremente utilizando Skype: teléfonos fijos y móviles.

• Google Hangouts

Es un servicio de mensajería instantánea de Google que permite enviar mensajes, realizar videollamadas y hacer llamadas telefónicas mediante tecnología VoIP. En los dispositivos Android se instala por defecto. Las ventajas de este comunicador también incluyen la posibilidad sencilla y cómoda de comunicarse, enviar fotos, vídeos, hacer llamadas. Todos estos aspectos pueden mejorar significativamente la eficiencia del trabajo a distancia.

¿Gratis o de pago?

Es una herramienta completamente gratuita. Se requiere una cuenta de Google activa para su uso.

• Gmail

Probablemente esta aplicación no necesite presentación. Y con razón. Pl producto de Google es probablemente el buzón de correo electrónico más popular del mundo, que tiene muchas ventajas además de su moderno diseño y su enorme espacio de almacenamiento. Sin anuncios, funcionamiento sencillo, conexiones protegidas por encriptación y filtro antispam son sólo algunos ejemplos. La propia caja permite conectarse fácilmente y acceder a una serie de herramientas como el calendario, Drive, Google Sheets, así como el ya mencionado Google Hangouts. Además, en Gmail es fácil crear etiquetas y filtros de mensajes para facilitar la búsqueda de correos electrónicos de interés, lo que facilita mucho el trabajo, especialmente a distancia, durante el cual el número de mensajes recibidos es muy elevado. La sólida compatibilidad con dispositivos móviles, así como la accesibilidad sin conexión, son otros aspectos que mejoran la comunicación dentro de la empresa.

¿Gratis o de pago?

Es una herramienta completamente gratuita. Se requiere una cuenta de Google activa para su uso.

Oportunidades que desconocemos... pero que pueden facilitar el trabajo a distancia

Además de las herramientas de comunicación, hay una serie de aplicaciones para optimizar la eficacia del trabajo que la mayoría no recuerda que existen en el día a día. A continuación se presentan dos que parecen especialmente interesantes:

• Evernote

Es una aplicación que permite crear, almacenar y organizar notas, así como crear listas y archivarlas. Permite la creación automática de notas a partir de archivos de texto, páginas web, fotos y grabaciones. También puedes crear allí tus propias notas manuscritas. Los archivos resultantes se pueden clasificar, etiquetar, editar y exportar a otros programas. Esta herramienta puede mejorar especialmente la eficacia del trabajo a distancia, ya que actúa como un organizador personal, de modo que no tenemos que preocuparnos de que algo importante se nos pase por alto accidentalmente.

¿Gratis o de pago?

Es una herramienta gratuita con un límite mensual de transferencia de datos o en una suscripción de pago sin límite.

• Simplysign (firma electrónica cualificada móvil)

Es una herramienta que permite firmar electrónicamente cualquier documento en cualquier momento y lugar, como si se hubiera firmado a mano.. Esto agiliza enormemente la firma de numerosos contratos, especialmente cuando la presencia física no es posible en ese momento.

¿Gratis o de pago?

Se trata de una herramienta de pago. Al pagar por adelantado una licencia de 3 años, tienes que abonar 878 PLN.

Trabajo a distancia: ¿reto o normalidad?

Sin preparar a su empresa u organización y utilizar las herramientas adecuadas, el trabajo a distancia puede resultar ciertamente complicado. Le animamos a poner en práctica las soluciones que hemos sugerido en nuestra serie de artículos Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en la empresa. Aprenderá de ellos cómo mejorar las siguientes áreas de su negocio cuando trabaje a distancia:

• registro de tiempo,
• gestión y reparto de responsabilidades,
• cooperación en tiempo real,
• compartir documentos,
• comunicación.