01.01.2019

Kostenoptimierung - Einsparungen und Effizienz

Die Grundlage für den Fortbestand eines jeden Unternehmens ist es, regelmäßig einen ausreichend hohen Gewinn zu erwirtschaften, um Wachstum zu ermöglichen. Was geschieht jedoch, wenn das Finanzergebnis des Unternehmens um den Break-even-Punkt schwankt oder die Einnahmen in keinem Verhältnis zum Gewinn stehen? Eine der wirksamsten Lösungen für diese Probleme besteht darin, die Effizienz des Unternehmens zu steigern, indem die anfallenden Kosten optimiert werden und festgelegt wird, wo Einsparungen erzielt werden können. Die Grundlage für das Erreichen dieser Ziele ist unter anderem die Abbildung von Geschäftsprozessen.

Prozessmapping, die Grundlage für die Kostenoptimierung

Die professionelle Prozesskartierung besteht darin, alle Aktivitäten, die das Funktionieren des gesamten Unternehmens oder einer bestimmten Abteilung ausmachen, zu identifizieren und sie auf einer Karte in Form eines Ursache-Wirkungs-Diagramms grafisch darzustellen. Dank ihrer klaren und lesbaren Form ermöglicht sie eine eingehende Analyse der Daten, der genauen Dauer bestimmter Prozesse, der Wechselbeziehungen zwischen ihnen, der in jeder Phase anfallenden Kosten und der dafür verantwortlichen Personen. Das Ergebnis der oben genannten Aktivitäten ermöglicht es, die Vorstellungen der Manager über das Funktionieren der Prozesse auf den unteren Ebenen des Unternehmens mit der Realität zu konfrontieren. Die Erstellung einer Prozesslandkarte ist in jedem Unternehmen möglich, unabhängig von seiner Branche und seinem Geschäftsprofil - eine Abfolge von Prozessen kann sowohl in Produktions- als auch in Dienstleistungsunternehmen definiert werden. Durch die Aufschlüsselung der Aufgaben in Faktoren ist es möglich, diejenigen zu finden, die ineffizient oder nicht in Übereinstimmung mit den geltenden Normen ausgeführt werden. Die Datenanalyse wiederum ermöglicht es, die Quellen der höchsten Einnahmen und die Prozesse, die die höchsten Kosten verursachen, zu ermitteln. Die Ermittlung von Unregelmäßigkeiten ermöglicht es, fundierte Entscheidungen zu treffen und eine Unternehmensstrategie zu planen, die darauf abzielt, das Endergebnis des Unternehmens zu verbessern. Gut funktionierende Prozesse in einer Organisation sind die Grundlage für das Erreichen eines Kostenoptimums, fördern aber auch die Entwicklung der Wettbewerbsfähigkeit - schließlich ist es ein bedeutender Marktvorteil, den Kunden kürzere (durch Optimierung verkürzte) Lieferzeiten als die Konkurrenz anzubieten.

Geld sparen, Effizienz steigern ... aber was noch?

Neben den bereits erwähnten Vorteilen, die die Erstellung einer professionellen Geschäftsprozesslandkarte mit sich bringt, gibt es noch eine Reihe weiterer Vorteile, die die Durchführung einer solchen Analyse in einem Unternehmen mit sich bringt. Sie ermöglicht es, auch solche Ineffizienzen zu erkennen, die nicht auf den ersten Blick sichtbar sind oder nur dann, wenn man die Organisation aus einem anderen Blickwinkel als dem der Manager, Mitarbeiter und anderer im Unternehmen tätiger Personen betrachtet. So kann es zum Beispiel sein, dass einige Prozesse automatisiert werden sollten und dass Papierformulare durch einfache IT-Systeme ersetzt werden können, die die Arbeit rationalisieren. Darüber hinaus wird durch die Ermittlung bewährter Verfahren und die Schaffung klar definierter Standards der Prozess der Aufgabenerfüllung vereinheitlicht, eine erstklassige und wiederholbare Qualität gewährleistet und aufkommende Ineffizienzen und schlechte Gewohnheiten beseitigt. Kosteneinsparungen lassen sich auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter erzielen, die in der Regel zeit- und kostenaufwändig ist. Mit einer gut vorbereiteten Karte lässt sich dieser Prozess verkürzen und die neuen Mitarbeiter werden solide auf ihre Aufgaben vorbereitet. Auf diese Weise werden sie gründlich mit den Abläufen ihrer Aufgaben vertraut gemacht, einschließlich der Art und Weise, wie sie ausgeführt werden und wie lange sie dauern. Die Kartierung ermöglicht es auch, die Funktionsweise einzelner Organisationseinheiten zu bewerten und sie bei extremer Ineffizienz zu reorganisieren oder zu liquidieren, was zu einer Kostenoptimierung im Unternehmen führt.

Kostenoptimierung - wozu?

Kostenoptimierung ist einer der Schlüsselfaktoren für das Wachstum eines Unternehmens, und der Einsatz einer Geschäftsprozesslandkarte zu diesem Zweck bringt noch eine Reihe weiterer Vorteile mit sich, die weit über die rein finanzielle Dimension hinausgehen. Sie sollte der Ausgangspunkt für Unternehmen sein, die eine Expansion planen, ein neues Managementsystem oder neue Produkte einführen oder einfach ihr Unternehmen bewusst und effizient führen wollen. Die durch eine klare und lesbare Prozesslandkarte gewonnene breitere Perspektive ermöglicht es, spezifische Bereiche zu finden, in denen Einsparungen und eine allgemeine Kostenoptimierung vorgenommen werden können, was zu einer nachhaltigen und deutlich sichtbaren Verbesserung der Effizienz führt. Die rasche Identifizierung von Unregelmäßigkeiten erleichtert somit nicht nur den Mitarbeitern, die die einzelnen Prozesse durchführen, sondern auch dem Management die Arbeit, das sich ein vollständiges und detailliertes Bild von den Aktivitäten innerhalb der Organisation machen kann.

Milena Landa

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