03.09.2018

Zeitmanagement - Techniken zur Einsparung mehrerer Stunden pro Woche

Warum ist ein geschicktes Zeitmanagement wichtig?

Die Fähigkeit, die Zeit zu managen, ist im Leben eines jeden Menschen, unabhängig davon, in welcher Phase er sich befindet, sehr nützlich. Sie basiert hauptsächlich auf der Planung und der Verbesserung der eigenen Produktivität. Diese Fähigkeit ist wichtig, denn sie ermöglicht es uns, besser organisiert zu sein und mehr Zeit für uns selbst zu haben. Dies gilt insbesondere für die Polen, da ihre durchschnittliche Arbeitswoche eine der längsten in Europa ist. Außerdem ist die polnische Bevölkerung eine der am wenigsten produktiven Arbeitnehmer. Es besteht definitiv die Notwendigkeit, an der Effizienz zu arbeiten, und dabei hilft das Zeitmanagement.

Wie kann man ein Dutzend Stunden pro Woche sparen?

Der erste Schritt, um ein Dutzend Stunden pro Woche einzusparen, besteht darin, fortlaufend kurzfristige Ziele (einige Monate im Voraus) und langfristige Ziele (einige Jahre im Voraus) festzulegen. Auf diese Weise können Sie Prioritäten setzen und Faktoren ausschalten, die die Produktivität beeinträchtigen.

Es gibt viele verschiedene Methoden, Theorien und Techniken für das Zeitmanagement. Die folgenden sind die einfachsten und zugleich nützlichsten.

  • Sammlung und Analyse - besteht darin, alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf einer Liste zu sammeln und sie von der dringendsten zur unwichtigsten zu sortieren. Außerdem sollte man eine Sache nach der anderen in Angriff nehmen und die unerledigten Aufgaben nicht auf eine zuvor erstellte Liste setzen (nicht aufschieben). Diese Grundsätze stammen aus der Methode Getting Things Done von David Allen und der Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo.
  • Zeitmanagement und Unterbrechungen - Beim Lernen oder Arbeiten ist es wichtig, Pausen zu machen, auch wenn sie nur sehr kurz sind, damit das Gehirn Zeit hat, sich auszuruhen. Am besten, Sie stellen sich eine Stoppuhr, um die Zeit zu messen. Die Pomodoro-Regel besagt, dass nach 25 Minuten Arbeit eine fünfminütige Pause und nach 2 Minuten eine zwanzigminütige Pause eingelegt werden sollte. Dies ist nur eine Annahme, und jeder sollte seinen eigenen Zeitrahmen festlegen. Wenn Sie es nicht schaffen, eine vorgegebene Aufgabe zu erledigen, sollten Sie nach der Pause zu ihr zurückkehren.
  • Planen Sie Ihre Zeit - Das Hauptziel des Pareto-Prinzips besteht darin, mit einem Minimum an Arbeit, Aufwand und Ressourcen das größtmögliche Ergebnis zu erzielen. Es ist unmöglich, das beste Ergebnis mit dem maximalen Arbeitsaufwand zu erzielen, und ein kleinerer Teil des Inputs erzeugt oft einen größeren Teil des Ergebnisses. Beispiele hierfür sind Aussagen, dass 20% der geleisteten Arbeit 80% der Ergebnisse oder 20% der Produkte eines Unternehmens 80% der Gewinne erzeugen. Es wird jedoch empfohlen, dass Sie etwa 60% Ihrer Zeit einplanen und den Rest für Ungeplantes, für Angelegenheiten von morgen oder einfach zum Entspannen verwenden.
  • Prioritäten setzen - Dwight Eisenhower sagte: "Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig". Nach seiner Methodik ist es eine gute Idee, die eigenen Pläne und Aktivitäten nach einem Muster aufzuteilen: wichtige und dringende Angelegenheiten, wichtige und nicht dringende Angelegenheiten, unwichtige und dringende Angelegenheiten und unwichtige und nicht dringende Angelegenheiten.
  • Controlling - Eine weitere Methode ist die Überwachung der Aktivitäten. Es ist ratsam zu überprüfen, ob unsere Pläne und Annahmen dem vorgegebenen Kurs folgen, mit anderen Worten, den Fortschritt und die Umsetzung der Arbeit zu überwachen.
  • Dosierung der Energie zum Arbeitsaufwand - In manchen Fällen funktioniert das Zeitmanagement nicht, z. B. wenn Sie sich mit den schwierigsten Problemen beschäftigen, wenn Sie sehr müde sind. Dazu gehört, dass Sie Ihre produktivsten Stunden des Tages nicht mit sekundären und tertiären Problemen vergeuden. Die Vormittagsstunden gelten als energetische Hochphase, in der wir uns mit den kompliziertesten Problemen befassen können.
  • Vermeiden von Ablenkungen - Im Zeitalter des Internets und der sozialen Netzwerke ist es schwer, sich auf etwas zu konzentrieren. Eingehende Nachrichten und Benachrichtigungen stören oft die Arbeitsorganisation. Eine grundlegende Aufgabe für alle, die mehr Zeit gewinnen wollen, besteht daher darin, die Kommunikationsquellen für eine gewisse Zeit zu unterbrechen. Wie kann man das tun? Die Antwort ist einfach, schlimmer ist nur die Ausführung. Beispiele dafür sind, das Telefon stumm zu schalten und es wegzulegen oder das Internet auszuschalten, damit nichts unsere Konzentration stört.

Schlussfolgerungen

Die oben aufgeführten Techniken gehören zu den einfachsten und effektivsten, um einige bis mehrere Stunden pro Woche oder Monat zu sparen. Sie sind auch eine Möglichkeit, Ihre Produktivität und Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Es ist wichtig, daran zu denken, dass nach dem Parkinsonschen Gesetz die Arbeit so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie der Mensch bereit ist, dafür aufzuwenden.

Wojciech Kędzierski

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