¿Qué tienen en común la gestión ajustada y la externalización?

Información clave:

• La externalización es un modelo de gestión que consiste en ceder parte de las operaciones de una empresa a socios externos, lo que permite a la empresa centrarse en las tareas principales.
• La gestión ajustada y la externalización están vinculadas porque la externalización permite eliminar procesos redundantes, lo que aumenta la eficacia de la organización.
• La externalización puede adoptar distintas formas, como tareas, personal, activos, organización y gestión, en función de las necesidades de la empresa.
• La externalización en el marco de la gestión ajustada permite optimizar las operaciones, pero exige elegir bien los socios y la estrategia en función de las operaciones específicas de la empresa.
• El éxito de la externalización en la gestión ajustada implica el cumplimiento de los principios de regularidad y constancia, al igual que ocurre con la dieta y el entrenamiento en el gimnasio.

Más detalles a continuación.

Subcontratación es un modelo de gestión que basa su fuerza en la colaboración. El nombre es una combinación de tres palabras inglesas: "out" "resource" y "using", que significa, traducido al polaco, "utilizar recursos externos". No es más que la transferencia de parte de la carga que recae sobre la empresa para su funcionamiento a un contratista externo. En términos básicos, distinguimos dos tipos de este modo de gestión:

• externalización completo - consiste en firmar un contrato con un socio para la ejecución integral de las tareas a las que se enfrenta la empresa,
• externalización selectiva - Como su nombre indica, sólo nos ocupamos de ella cuando seleccionamos un único elemento de la actividad de la empresa y lo sometemos a contratación externa.

La externalización y la empresa polaca

Sobre el interés del concepto externalización en las organizaciones polacas queda patente en los resultados de una encuesta realizada entre las 250 mayores empresas. En base a ella, se puede concluir que 94% grandes empresas de Polonia subcontratan al menos una de sus actividades.

Los ámbitos más mencionados son la informática (62%) y la formación y otras formas de cualificación profesional (55%). La cadena de suministro también obtiene una puntuación alta, sobre todo porque es un concepto que no se encuentra en muchas actividades de servicios. Por debajo en popularidad se sitúan las finanzas y la contabilidad (24%) y la gestión de recursos humanos (19%).

Subcontratación: una dieta milagrosa

En el primer artículo, comparábamos la gestión ajustada con intentar perder unos kilos de más y entrenar en el gimnasio. Sus principios básicos resultaron ser la regularidad, la constancia y el control. Siguiendo con la analogía de una sesión de gimnasia, la gestión del adelgazamiento para la externalización es como la pérdida de peso para una dieta adecuada. Es una herramienta que, en esta forma de gestionar, nos permite desechar lo innecesario y centrarnos en el funcionamiento eficiente del organismo que es nuestra empresa.

En otras palabras, uno de los conceptos básicos de la gestión ajustada es la externalización. Permite hacer realidad el objetivo estratégico de una empresa: centrarse en la actividad principal que determina las perspectivas de crecimiento de la empresa.

Adapte su dieta a sus expectativas

Subcontratación en concepto gestión ajustada da al empresario la libertad de elegir a los socios y las condiciones adecuadas para desarrollar la estrategia más eficaz para la empresa. Sin embargo, cada cual entiende de forma diferente los procesos redundantes dentro de una empresa, que tienen poca o ninguna repercusión en los ingresos de toda la empresa. Por ello, podemos distinguir entre externalización:

• tarea - implica que el socio contratado comparta tareas relacionadas con las funciones desempeñadas por la empresa matriz,
• personal - se basa en seleccionar empleados, especialistas en un campo concreto, y transferirlos a otros sistemas operativos de la estructura de la organización,
• propiedad - está contenida en la separación o liquidación de activos redundantes para las actividades de la empresa, relacionadas con la función separada,
• organización - implica la exclusión de la empresa del sistema de actividad que realiza la función separada,
• gestión - el más popular; consiste en reconstruir el sistema de gestión, tanto en lo que se refiere a las cuestiones jurídicas como a la propia capacidad de decisión de las personas de la empresa, lo que agiliza las operaciones cotidianas.

Sin efecto yoyo

Los elementos de externalización mencionados deben tenerse en cuenta cada vez que se planifique un proyecto de implantación de gestión ajustada.

Su tamaño e importancia deben depender de:

• el tipo de actividades que se van a ceder - Si queremos resolver los problemas de personal de una empresa utilizando este método, no les daremos la misma importancia que a los problemas financieros de la empresa,
• formas de separación - La gestión ajustada tiene un significado diferente según confiemos parte de las tareas, hasta ahora realizadas regularmente por nuestros empleados, a otra unidad interna o a una empresa externa,

• fuerzas de relación - si la actividad cubierta por este método está fuertemente vinculada a muchas áreas de la empresa (por ejemplo, cuando hablamos de externalizar el modelo y el sistema de remuneración), le atribuiremos una clasificación relativamente más alta que a un intento de desarrollar una mejor organización en el departamento de RRHH.

Ya sabes lo que tienes que hacer, ¡es hora de actuar!

Volviendo a la analogía del gimnasio, no aplicar correctamente las reglas puede tener efectos indeseables. En ese caso, ¿por qué agotarse haciendo ejercicio sin respetar las demás reglas de la pérdida de peso, como la dieta o la regularidad del propio entrenamiento? Recuerde que para que la gestión ajustada sea eficaz, debe aplicarse ante todo con arreglo a principios específicos, uno de los cuales es precisamente el uso adecuado de la subcontratación.