10.05.2021

BPMN-Prozessmapping - was ist das und warum wird es verwendet?

Wichtige Informationen:

  • Es gibt mehrere Methoden zur Modellierung von Geschäftsprozessen, aber die beliebteste Methode, die mittlerweile ein ungeschriebener Standard ist, ist BPMN.
  • BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine einheitliche Notation zur Beschreibung von Geschäftsprozessen und den Beziehungen zwischen ihnen.
  • Eines der Hauptziele der Geschäftsprozessabbildung besteht darin, eine Reihe von grafischen Elementen bereitzustellen, mit denen klare Flussdiagramme erstellt werden, um den Ablauf von Geschäftsprozessen visuell zu modellieren.
  • Die wichtigsten Merkmale der BPMN, die ihren Erfolg ausmachen, sind ihre Eindeutigkeit und Universalität.
  • Mit dieser Notation lassen sich sowohl einfache als auch sehr komplexe Flussdiagramme erstellen.
  • Der Zweck der BPMN-Notation besteht darin, die Verwaltung von Geschäftsprozessen zu verbessern, sie transparenter und effizienter zu gestalten und es Organisationen zu ermöglichen, ihre Prozesse besser zu verstehen, zu analysieren und zu verbessern.
  • Durch die Verwendung der BPMN-Notation kann eine bessere Verwaltung der Geschäftsprozesse und eine höhere Wettbewerbsfähigkeit der Organisation erreicht werden.
  • Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessengruppen ist für eine effektive Modellierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen von entscheidender Bedeutung.
  • Es lohnt sich, die Methode der BPMN-Prozessabbildung zu nutzen, um den Informationsfluss eines Unternehmens zu rationalisieren und die Ausführung von Aufgaben zu automatisieren und damit die Effizienz seiner Abläufe zu verbessern.

Einzelheiten unten!

Betrachtet man die Veränderungen in der modernen Geschäftswelt, so stellt man einen allmählichen Rückgang der Popularität traditioneller, funktionaler und starrer Unternehmensorganisationsstrukturen mit weitreichenden Hierarchien fest, in denen die Aktivitäten auf die Umsetzung einzelner Funktionen wie Marketing, Vertrieb oder Finanzen ausgerichtet sind. Sie verlieren ihre Position zugunsten von Organisationsformen mit einer horizontalen, übergreifenden Struktur, in der ein Prozessansatz dominiert. Die Aktivitäten solcher Unternehmen konzentrieren sich nicht auf die Ausführung einzelner Funktionen, sondern auf das Management von Prozessen, die auf die Maximierung der Kundenzufriedenheit ausgerichtet sind.

Prozesse in modernen Organisationen sind oft sehr aufwendig und komplex. Um die Beziehungen zwischen ihnen sowohl für die Mitglieder der Organisation als auch für Außenstehende verständlicher zu machen, wird die Prozessabbildung verwendet, d. h. die einzelnen Aufgaben werden extrahiert und dann grafisch dargestellt. Es gibt mehrere Methoden zur Modellierung von Geschäftsprozessen, aber die populärste, die heute ein ungeschriebener Standard ist, ist BPMN.

Was ist BPMN?

BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine einheitliche Notation zur Beschreibung von Geschäftsprozessen und den Beziehungen zwischen ihnen. Eines seiner Hauptziele ist es, eine Reihe grafischer Elemente bereitzustellen, mit denen klare Flussdiagramme zur visuellen Modellierung des Ablaufs von Geschäftsprozessen erstellt werden können.

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    Was macht diese Notation so wertvoll und so weit verbreitet?

    Die wichtigsten Merkmale der BPMN, die ihren Erfolg ausmachen, sind ihre Eindeutigkeit und Universalität. Mit dieser Notation lassen sich sowohl einfache als auch sehr komplexe Flussdiagramme erstellen. Dank ihrer standardisierten grafischen Form kann sie von Anwendern aus einer Vielzahl von Organisationen verstanden werden, die in unterschiedlichen Positionen arbeiten - von Managern über Business-Analysten bis hin zu Entwicklern. BPMN ist außerdem mit Dutzenden von Prozessmodellierungs- und Automatisierungsprogrammen kompatibel, wie z. B. MS Visio, iGrafx, ARIS oder TIBCO Business Studio.

    Wie erstellt man ein BPMN-Diagramm?

    Was sind die Ziele der BPMN-Notation?

    Die BPMN-Notation zielt darauf ab, eine einheitliche und verständliche Art der Darstellung von Geschäftsprozessen in Organisationen zu ermöglichen. Zu den Hauptaufgaben der BPMN-Notation gehören:

    1. Klare Darstellung der Geschäftsprozesse: Mit der BPMN können Geschäftsprozesse grafisch und intuitiv dargestellt werden. Dies macht es für Menschen aus verschiedenen Disziplinen und Ebenen der Organisation einfach zu verstehen, wie ein Prozess funktioniert.
    2. Standardisierung: BPMN ist ein Industriestandard, was bedeutet, dass er in Geschäftsumgebungen auf der ganzen Welt weithin akzeptiert und verwendet wird. Dies ermöglicht es Organisationen, Verwirrung und Fehler zu vermeiden, die durch unterschiedliche Darstellungsweisen von Prozessen entstehen.
    3. Kommunikation: Die BPMN-Notation ermöglicht eine wirksame Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten in einer Organisation, z. B. Managern, Prozessanalysten, Entwicklern und Endbenutzern. So kann jeder über die Prozesse und deren Funktionsweise informiert werden.
    4. Automatisierung: BPMN kann zur Automatisierung von Geschäftsprozessen verwendet werden. In BPMN-Notation geschriebene Prozesse können leicht in ausführbare Modelle umgewandelt werden, die mit Hilfe von Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) ausgeführt und gesteuert werden können.
    5. Optimieren: Durch die Darstellung von Prozessen in Form von BPMN-Diagrammen können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse leichter analysieren und optimieren. Sie können feststellen, wo es Verzögerungen, Fehler oder unnötige Schritte gibt, und Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität ergreifen.
    6. Unterstützung bei der Entscheidungsfindung: BPMN kann zur Modellierung alternativer Geschäftsprozessszenarien verwendet werden. Dies hilft Organisationen, fundiertere Entscheidungen über Prozessänderungen zu treffen.
    7. Einfache Ausbildung: Die BPMN-Notation ist relativ leicht zu erlernen und anzuwenden, was die Schulung der Mitarbeiter und die Einführung in der Organisation erleichtert.

    Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Zweck der BPMN-Notation darin besteht Verbesserung Geschäftsprozesse zu verwalten, ihre Transparenz und Effizienz zu erhöhen und Organisationen in die Lage zu versetzen, ihre Prozesse besser zu verstehen, zu analysieren und zu verbessern.

    Vorteile von BPMN

    Die Verwendung der BPMN-Modellierung bietet viele Vorteile. Der Schlüssel dazu ist die Transparenz, d. h. die Fähigkeit, Geschäftsprozesse mit Hilfe grafischer Diagramme klar darzustellen, was das Verständnis und die Kommunikation erleichtert. BPMN ist auch ein globaler Standard, der die Zusammenarbeit zwischen Organisationen erleichtert. Sie ermöglicht die Automatisierung von Prozessen, was die Effizienz erhöht und Fehler vermeidet. Die Erstellung von Prozessdiagrammen hilft dabei, unnötige Schritte zu identifizieren und zu eliminieren, was die Effizienz steigert und eine große Hilfe bei der Entscheidungsfindung ist. Durch die Verwendung der BPMN-Notation können Sie ein besseres Geschäftsprozessmanagement erreichen und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens steigern.

    Elemente der BPMN-Notation

    Die in der BPMN-Notation verwendeten grafischen Elemente lassen sich in vier Kategorien unterteilen. Die erste Kategorie sind die mit dem Prozessfluss verbundenen Objekte - die AktivitätenEreignisse, die den Beginn, die Mitte und das Ende eines Prozesses markieren, und Gateways, die auch als Entscheidungsobjekte bezeichnet werden und den Flussweg einer Sequenz in einem Prozess beschreiben. Der zweite Bereich besteht aus Verbindungselementedie dazu dienen, die Objekte des Prozesses miteinander zu verbinden und seinen Fortschritt zu zeigen. Die dritte Kategorie ist Gruppierungsobjekte andere Elemente. Sie werden auf verschiedene Weise genannt - Tanks oder Becken. Jeder Pool ist weiter in Spuren unterteilt, die die Zuständigkeiten und den Ort der darin stattfindenden Ereignisse angeben. Die vierte Gruppe ist Erweiterungselementewie z. B. Anmerkungen verschiedener Art.

    Prozesse, die in der BPMN-Notation unterschieden werden

    Die BPMN-Notation unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Prozessen. Der erste dieser Typen ist private StudienWird auch als "Workflow" bezeichnet. Es handelt sich um interne Aktivitäten, die für eine bestimmte Organisation spezifisch sind. Diese Prozesse sollten innerhalb eines einzigen Pools dargestellt werden. Die einzigen Elemente, die Grenzen überschreiten können, sind die Nachrichten zum Austausch von Informationen zwischen verschiedenen privaten Prozessen. Ein gutes Beispiel für einen solchen Prozess ist der Eingang von Korrespondenz in einem Unternehmen - seine Elemente sind aufeinander folgende Aktivitäten wie der Eingang einer Nachricht in einer Mailbox, die Vorbereitung einer Antwort und das Senden einer Rückmeldung.

    Eine andere Art ist öffentliche Prozesse. Sie zeigen die Interaktionen, die zwischen einem privaten Prozess und Teilnehmern außerhalb dieses Prozesses stattfinden. Der Zweck dieses Modells besteht darin, einem Prozess begrenzte Informationen zur Verfügung zu stellen. Ein Beispiel hierfür wäre der Nachrichtenfluss zwischen zwei getrennten Pools - einem, der sich mit dem Empfang von Nachrichten in der Kundendienstabteilung eines bestimmten Unternehmens befasst, und einem anderen, der einen Kunden in das Unternehmen einführt.
    Im nächsten Modell, der Zusammenarbeit, werden zwei oder mehr Pools, die Prozesse enthalten, und die zwischen ihnen stattfindenden Interaktionen dargestellt. Anhand des vorherigen Beispiels wird das Ereignis des Sendens einer Nachricht im privaten Prozess "Kunde" mit dem Ereignis des Empfangens einer Nachricht im Prozess "Kundendienst des Unternehmens" kombiniert.

    Das letzte der Modelle, Choreographiebeschreibt die Interaktionen, die zwischen zwei oder mehreren Teilnehmern eines Prozesses stattfinden. Wichtig ist jedoch, dass er nicht die Aktivitäten beschreibt, die die einzelnen Teilnehmer ausführen.

    Wer ist an der Prozessmodellierung beteiligt?

    Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist ein komplexer Prozess, an dem verschiedene Rollen und Abteilungen innerhalb einer Organisation beteiligt sind. Analysten spielen eine wichtige Rolle bei der Analyse, Gestaltung und Optimierung von Aktivitäten unter Verwendung der BPMN-Notation. Prozessmanager überwachen die Prozesseffizienz und Ingenieure implementieren modellbasierte Änderungen. Direktoren und Abteilungsleiter treffen strategische Entscheidungen über Prozesse. IT-Spezialisten sind für die Automatisierung von Prozessen zuständig, und die Endnutzer geben ihr Feedback. Diese Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Interessengruppen ist für die effektive Modellierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen von entscheidender Bedeutung.

    Wie plant man einen Prozess mit BPMN?

    Wenn Sie einen Prozessablauf mit Hilfe der BPMN-Notation grafisch darstellen wollen, müssen Sie zunächst die Prozesse identifizieren. Dazu kann eine Top-Down-Methode verwendet werden, bei der die Gesamtaktivität der Organisation definiert und darauf aufbauend einzelne Elemente spezifiziert werden, oder eine schwierigere, aber präzisere Bottom-Up-Methode, bei der der Ablauf der Prozesse auf der Grundlage einer Analyse der in der Organisation ausgeführten Tätigkeiten formuliert wird.

    Der nächste Schritt besteht darin, die Prozesse in Haupt- und Nebenprozesse zu unterteilen. Dann müssen von allen Prozessen diejenigen unterschieden werden, die für das Erreichen bestimmter Geschäftsziele entscheidend sind. Schließlich wird eine detaillierte Prozesslandkarte erstellt, die alle Aktivitäten aufzeigt, aus denen der Prozess besteht.
    Mit einer gut vorbereiteten BPMN-Prozesslandkarte lassen sich selbst die komplexesten und kompliziertesten Geschäftsprozesse klar und verständlich darstellen.

    Es lohnt sich, diese Methode zu nutzen, um den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens zu rationalisieren und die Ausführung von Aufgaben zu automatisieren und so die Effizienz der Unternehmensabläufe zu verbessern.

    Krzysztof Koryl

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