Benchmarking - a way to improve the company

Key information:

• Benchmarking to metoda porównywania działań, procesów lub produktów jednej firmy z innymi podmiotami na rynku w celu poprawy efektywności działania oraz zdobycia wiedzy o najlepszych praktykach w branży.
• W procesie analizy strategicznej istotne jest znalezienie punktu odniesienia naszych aktywności.
• There are several types of benchmarking, such as process, product, functional, organizational, strategic, internal and competitive.
• Metoda wymaga metodycznego podejścia, postępowania zgodnie z procedurą oraz rzetelności i konsekwencji w agregowaniu i analizowaniu danych.
• Benchmarking składa się z etapu przygotowawczego, operacjonalizacji, analizy danych oraz wdrożenia zmian.
• W ramach benchmarkingu konieczne jest dokładne określenie przedmiotu porównania, czyli „co”, „jak” oraz „z kim” chcemy porównywać.
• Kluczowym etapem jest operacjonalizacja, czyli określenie wskaźników KPI, które pomogą w mierzeniu sukcesu w badaniu.
• Benchmarking poszczególnych procesów pozwala na określenie różnic jakościowych i ilościowych między badanymi elementami, co pozwala na wskazanie obszarów wymagających poprawy i wprowadzenia zmian.
• The need for more and more accurate analysis of business operations is due to the ever-changing market environment.

Krótko o benchmarkingu

Benchmarking (inaczej analiza porównawcza firmy) to metoda zarządzania polegająca na doskonaleniu własnej firmy poprzez korzystanie z doświadczenia innych. Wiemy też, że korzyści związane z zastosowaniem tej metody oddziałują na wiele płaszczyzn funkcjonowania organizacji, a przede wszystkim zwiększają prawdopodobieństwo odniesienia sukcesu. Pozostaje więc pytanie, jakie należy sobie zadać – jak benchmarking wygląda w praktyce i na czym polega benchmarking?

Aby skutecznie móc kontrolować działania swojej firmy, ważne jest, aby firma miała świadomość swojej pozycji na rynku. Porównywanie swojej firmy z innymi przedsiębiorstwami w branży pozwala zidentyfikować mocne strony i słabości oraz rozpoznać liczbę obszarów danej organizacji, w których firma może się rozwijać.

Analysis of these areas allows taking strategic decisions dotyczących dalszych działań i doskonalenia w celu osiągnięcia konkurencyjnej przewagi. Porównywanie własnej firmy z innymi organizacjami jest kluczowe dla efektywnego zarządzania i długotrwałego sukcesu.

Benchmarking stał się jedną z najlepszych metod doskonalenia organizacji. Jest powszechnie stosowaną metodą wykorzystywaną do poprawy wydajności działań firmy, wyników organizacji oraz ogólnego funkcjonowania firm. Przejdź dalej, aby dowiedzieć się m.in. jaki jest cel benchmarkingu oraz jakie organizacje stosują benchmarking!

What is benchmarking?

Benchmarking is procesem porównywania i oceny wydajności jednej organizacji, produktu lub procesu w porównaniu z innymi. W skrócie, benchmarking pozwala na porównanie własnych wyników z wynikami najlepszych w branży. Proces ten wymaga identyfikacji najlepszych firm ich praktyk w branży i zastosowania ich w celu poprawy wydajności organizacji.

Benchmarking jest szczególnie ważny dla organizacji, które dążą do ciągłego doskonalenia i konkurencyjności, ponieważ pozwala na detect areas for improvement and on setting performance targets opartych na najlepszych praktykach w branży. Benchmarking może być również stosowany do monitorowania postępów w realizacji celów oraz do oceny skuteczności działań podjętych w celu poprawy wydajności.

Benchmarking objectives

Benchmarking to proces porównywania wydajności danej firmy z innymi przedsiębiorstwami na rynku, lub ze standardami branżowymi. Potrzeba dokładniejszej analizy przedsiębiorstwa wynika ze stale zmieniającego się market environment.

Przede wszystkim benchmarking pozwala szukać najlepszych praktyk w branży oraz umożliwia wprowadzenie zmian, które poprawią wydajność i konkurencyjność organizacji. Poprzez porównanie swoich wyników z wynikami najlepszych w branży, organizacje mogą również określić cele wydajnościowe i opracować strategies aimed at achieving them.

Benchmarking is not intended to copy, but to increase the efficiency of the organization's operations, improving the quality of products or services, increasing customer satisfaction, improving the organization's image, reducing production or operating costs, and developing employees by applying best practices in the market.

Dzięki benchmarkingowi organizacje mogą również zdobyć nowe spojrzenie na swoje procesy i operacje, co może prowadzić do innovations i poprawy jakości. Benchmarking pozwala na poznanie najlepszych praktyk w branży i wdrażanie ich w organizacji, co z kolei prowadzi do wzrostu konkurencyjności i zwiększenia zysków.

Types of benchmarking

Benchmarking to metoda porównywania swoich działań lub produktów z najlepszymi na rynku, w celu doskonalenia swoich procesów biznesowych i poprawy konkurencyjności. Wyróżniamy różne rodzaje benchmarkingu, w zależności od celu, który chcemy osiągnąć. Literatura wymienia kilka podstawowych rodzajów benchmarkingu:

• process benchmarking - This type of benchmarking involves improving operational management,
• product benchmarking – pozwala na realizację strategii imitacji w dziedzinie produktu,
• functional benchmarking - involves looking for benchmarks for the various enterprise functions that we want to improve,
• organizational benchmarking – pomaga w identyfikacji obszarów, które można udoskonalić w działaniu firmy,
• strategic benchmarking – polega na porównaniu wizji, misji, oraz strategii firm w celu identyfikacji kluczowych czynników ich sukcesu rynkowego,
• internal benchmarking – polega na porównywaniu wyników i sposobów realizacji tych samych funkcji w różnych komórkach organizacji,
• competitive benchmarking – porównuje naszą firmę z konkurencją na rynku.

The most commonly used types of benchmarking are benchmarking competitive (external) and functional. Benchmarking zewnętrzny pozwala na porównanie naszej firmy z najlepszymi na rynku, dzięki czemu możemy zidentyfikować obszary, w których możemy się poprawić i zwiększyć naszą konkurencyjność. Benchmarking funkcjonalny natomiast pozwala na znalezienie najlepszych praktyk w naszej branży i ich adaptację do naszej firmy. Dzięki temu możemy znaleźć rozwiązania, które są już sprawdzone i dostosować je do naszych potrzeb.

To make good use of benchmarking, it is important to carefully define the objectives, jakie chcemy osiągnąć. Następnie należy wybrać odpowiedni rodzaj benchmarkingu i odpowiednie źródła porównań. Ważne jest, aby dokładnie zbadać i przeanalizować wyniki benchmarkingu oraz wdrożyć odpowiednie zmiany w swojej firmie. Benchmarking nie jest jednorazowym narzędziem, ale procesem continuous improvement, który powinien być stosowany regularnie w celu utrzymywania i zwiększania konkurencyjności firmy.

What to do when you are aiming high?

Best use cases benchmarking możemy zaobserwować w wysoce konkurencyjnej i innowacyjnej branży lotniczej, gdzie jest on uważany za niesamowicie pożyteczne narzędzie poprawiające wyniki firmy. Dodatkowo doceniana zaleta to relatywnie niski koszt jego wykonania.

Southwest Airlines to dzisiaj jeden z najbardziej dochodowych przewoźników lotniczych, jednak nie zawsze tak było. Nieefektywny i błędnie zorganizowany system zarządzania czasem prowadzi do wielu nieprzewidywanych zmian i opóźnień, a w konsekwencji do niezadowolenia klientów.

To solve this problem, it was decided to start analyzing the market situation of methods benchmarking. Rozpoczęto od porównania swojej strategii z innymi podobnymi firmami w branży, osiągającymi lepsze rezultaty. Dodatkowo Southwest Airlines rozważył również systemy zarządzania czasem wykorzystywane przez nie-lotnicze firmy, znane z efektywności w tej dziedzinie.

What does benchmarking provide?

Wśród analizowanych organizacji wyróżnia się grupa NASCAR, która posiadała świetnie współpracujące i wydajne, przede wszystkim w obszarze zarządzania czasem, załogi obsługi technicznej wyścigów. Na czym polega ich sukces?

Dokładność i jasno wyznaczone zadania okazały się kluczem do tak dobrych rezultatów. Dodatkowo były one determinowane zarówno przez skupienie się na każdym pracowniku, jak i przez rozwijanie dobrze pracujących ze sobą zespołów. Inspirując się tym przykładem, Southwest Airlines stworzył własną strategię.

Dzięki zastosowaniu benchmarkingu SA zoptymalizował i znacząco poprawił czas od podstawienia samolotu do jego wylotu. Najbardziej przyczyniły się do tego ograniczona ilość sprawdzanych bagaży, ujednolicone ukształtowanie samolotów oraz najszybszy z możliwych proces odprawy pasażerów.

Ostatecznie, myśląc kreatywnie i nie ograniczając możliwości benchmarking jedynie do branży lotniczej, przewoźnik Southwest Airlines sam stał się punktem odniesienia dla konkurencji. Obecnie jedną z najsilniejszych i najbardziej cenionych przez podróżujących stron spółki jest punktualność.

From average fast food restaurant to quality expert

Benchmarking stał się na tyle popularnym narzędziem, że nie tylko firmy mające kłopoty wykorzystują go, aby znaleźć rozwiązanie. Przedsiębiorstwa uznawane za wzór do naśladowania same wychodzą naprzód, oferując swoją wiedzę i doświadczenie.

Prywatna sieć restauracji szybkiej obsługi, Pal’s Sudden Service, obsługuje klientów w 17 lokalizacjach, w promieniu 60 mil od Kingsport. Stworzona formuła pozwoliła osiągnąć wysoki poziom produktów oraz jakość obsługi, dzięki czemu Pal’s został głównym graczem na regionalnym rynku.

Sieć restauracji jako pierwsza w branży restauracyjnej otrzymała nagrodę im. Malcolma Baldrige’a, amerykańską nagrodę jakości. Nawet podczas niepewnej sytuacji ekonomicznej na rynku obroty Pal’s Sudden Service nie przestawały wzrastać.

Inne organizacje zauważyły, jak zmieniała się ta sieć restauracji i, co oczywiste, chciały się dowiedzieć, w jaki sposób udało się to osiągnąć. Thom Crosby, pełniący obecnie funkcję prezesa spółki, zdecydował, aby zaoferować zainteresowanym przedsiębiorstwom sesję benchmarkingu. Zaciekawienie kursem było tak ogromne, że miejsca rozeszły się już pierwszego dnia.

Benchmarking oferowany przez Pal’s Sudden Service miał na celu stworzyć w regionie światowe centrum doskonałej jakości. Dzisiaj Pal’s Business Excellence Institute (BEI) oferuje przeróżne kursy oparte o systemy zarządzania stosowane w restauracji. Są one pomocne nie tylko dla przedsiębiorstw, ale również dla takich instytutów jak pozarządowe organizacje czy fundacje.

Stages of applying benchmarking

Benchmarking jest metodą, która umożliwia przedsiębiorstwom podniesienie swojej wydajności, efektywności i konkurencyjności. Aby metoda ta była skuteczna, należy zastosować methodical approach, zgodnie z procedurą, rzetelnością oraz konsekwencją w agregowaniu i analizowaniu danych.

Standard benchmarking składa się z czterech etapów: przygotowawczego, operacjonalizacji tworzenia Benchmarka, podsumowania i analizy danych, oraz wdrożenia zmian na podstawie pozyskanych informacji.

At the stage preparatory the scope, form, methods and subject of the comparison should be specified. It is also necessary to provide a detailed, exhaustive describing the functioning of the component under study we własnej firmie. Na tym etapie należy także znaleźć firmę, z którą będziemy mogli wymieniać informacje według ściśle określonego „scenariusza” oraz klarownych i konkretnych reguł.

Stage operationalize term KPIs (Key Performance Indicators), które stanowią podstawę pomiaru i porównania elementów. Wskaźniki te powinny by zdefiniowane precyzyjnie, aby trafność i rzetelność całego badania była zapewniona.

At the stage summaries and data analyses, a comparison of the results between the elements under study is made. The final step in the process benchmarking jest wdrażanie zmian na podstawie pozyskanych informacji. Warto tutaj wprowadzić praktyki najlepszych firm do strategii własnego przedsiębiorstwa. Poprawnie zaprojektowany i przeprowadzony Benchmark pozwala determine the differences między elementem wzorcowym a elementem do niego porównywanym.

Dzięki benchmarkingowi, przedsiębiorstwa mogą określić różnice w wydajności pracy, jej kosztów, wydajności technologii, ilości powstających w procesie błędów, braków, przestojów, czy też usterek. Benchmarking pozwala także na zaobserwowanie odchyleń jakościowych w podziale pracy, wymaganych do jej wykonania kwalifikacji i kompetencji, uprawnień oraz narzędzi.

Benchmarking, or see for yourself!

To summarize, benchmarking to proces, który jest szeroko stosowany przez firmy w celu porównania wyników firmy z innymi podmiotami w danej branży. Polega on na analizie i porównywaniu procesów oraz wyników funkcjonowania przedsiębiorstwa. Benchmarking pozwala określić liczbę mocnych stron własnej organizacji, słabości i obszarów do doskonalenia.

Firmy stosujące benchmarking starają się uzyskać dostęp do danych dotyczących efektywności firm działających na danym rynku, wydajności i strategii innych firm w celu oceny swojej własnej wydajności i identyfikacji obszarów, w których mogą wprowadzić ulepszenia.

Poprzez systematyczne porównywanie wyników danego przedsiębiorstwa z najlepszymi praktykami w branży, możliwe jest osiągnięcie wzrostu efektywności i konkurencyjności. Benchmarking stanowi cenny narzędzie zarządzania, umożliwiające firmom zdobycie wiedzy i inspiracji do doskonalenia swoich procesów oraz osiągania lepszych wyników.

W Polsce i na całym świecie; w małych przedsiębiorstwach i w ogromnych korporacjach; w każdej branży i w każdym sektorze – dobrze wykorzystany benchmarking wszystkim pomaga osiągnąć to, co na początku może wydawać się niemożliwe.

The most common form of benchmarking to help identify competitors' best practices is competition analysis. Czasami mamy rozwiązania podane jak na tacy, tak jak w przypadku szkoleń BEI, najczęściej jednak trzeba samemu znaleźć inspirację wśród konkurencji do stworzenia własnego, skutecznego i dającego długotrwałe skutki planu. Jak pokazują przykłady, mimo koniecznego nakładu pracy naprawdę warto!