Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en una empresa - parte 1/3

Información clave:

• Ewidencjonowanie godzin pracy:

  • Timepot: narzędzie do monitorowania czasu pracy, z funkcją generowania raportów oraz modułem finansowym. Kosztuje 4 USD miesięcznie na użytkownika.
  • Formulario de Google: darmowe narzędzie, pozwalające na manualne ewidencjonowanie czasu pracy z możliwością przetwarzania danych w Google Sheets.

• Zarządzanie obowiązkami:

  • Slack: komunikator z integracjami i chmurową organizacją pracy. Darmowa wersja ogranicza historię do 10 000 wiadomości.
  • Asana: aplikacja do zarządzania projektami, umożliwiająca przypisywanie zadań i ustawianie terminów. Bezpłatna wersja dostępna, płatna rozszerza funkcjonalności.
  • Trello: tablice do organizowania zadań i projektów. Darmowa wersja dostępna, płatna oferuje dodatkowe funkcje jak szyfrowanie danych.

• Wybór odpowiednich narzędzi wspomaga efektywność pracy zdalnej i pomaga utrzymać poziom wydajności zbliżony do pracy biurowej.

Más detalles a continuación.

W ciągu ostatniego tygodnia przedsiębiorcy oraz korporacje działające na świecie zmieniły codzienny model funkcjonowania, wdrażając pracę zdalną. Choć taki model pracy jest dobrze znany, to jeszcze nigdy nie wykorzystywano go na taką skalę. To z kolei wiązać się może ze spadkiem efektywności. Aby temu zapobiec, warto skorzystać ze sprawdzonych narzędzi, które pomogą zoptymalizować efekty działań zespołu. W naszej serii trzech artykułów przedstawimy konkretne narzędzia, które z pewnością ułatwią pracę zdalną w Twojej firmie.

Registro de las horas de los asociados

Dokonanie oceny efektywności pracy zespołu jest możliwe dzięki ewidencjonowaniu przepracowanych przez niego roboczogodzin. Organizując pracę zdalną zespołu, ważne jest, aby pamiętać o istocie tego aspektu. W takich warunkach kontrola czasu pracy nie jest tak prosta, jakby mogło się wydawać. Rozwiązaniem tego problemu stanowią aplikacje do nadzoru czasu pracy, takie jak Timepot lub formularz Google.

• Timepot

Se trata de un sistema cuya principal tarea es controlar el tiempo dedicado a trabajar en los proyectos. Esto se hace mediante un cronómetro o la introducción manual del tiempo dedicado a una tarea concreta. Además, toda la información sobre los proyectos en cuestión se guarda y está disponible para su análisis. El programa ofrece la posibilidad de generar informes de tiempo de trabajo tanto para usuarios individuales como para proyectos enteros. Una característica interesante y una gran baza es el módulo financiero avanzado, que permite realizar un seguimiento eficaz de los costes e ingresos y, por tanto, medir la rentabilidad de los proyectos.

¿Gratis o de pago?

El uso de la aplicación no es gratuito. Cada usuario tiene que pagar 4 USD al mes. Sin embargo, el sistema está disponible en su totalidad y no hay versión premium.

• Formulario de Google

Una conocida herramienta de ayuda a las encuestas también permite registrar el tiempo. La principal ventaja es que está disponible junto con todo un conjunto de otras herramientas, como Google Sheet, lo que permite un tratamiento exhaustivo de los datos recogidos en el formulario. La herramienta es muy flexible y permite adaptar el formulario a las necesidades del usuario. En el caso del control del tiempo de trabajo, permite completar manualmente la información, como qué actividad se ha realizado.

¿Gratis o de pago?

La herramienta es gratuita y sólo requiere una cuenta de correo electrónico de Google, concretamente Gmail.

Cómo optimizar el trabajo a distancia: compartir y gestionar responsabilidades

Oprócz nadzorowania czasu pracy do efektywnego funkcjonowania zespołu niezbędny jest właściwy podział i zarządzanie obowiązkami. W tym obszarze z pomocą również przychodzą różne internetowe narzędzia i systemy. Dzięki nim uporządkowane przekazywanie informacji i zadań jest znacznie uproszczone. Do takich programów zaliczyć można Slack, Asana lub Trello.

• Slack

Slack es un servicio de mensajería instantánea basado en la nube. Permite una comunicación eficaz entre los miembros de un equipo. Permite conectar con otros servicios a través de las llamadas integraciones. Slack reduce significativamente la necesidad de utilizar el correo electrónico como principal medio de comunicación. Permite almacenar todos los canales de comunicación en un único lugar.

¿Gratis o de pago?

Este servicio está disponible tanto en versión gratuita como de pago. La versión de pago nos permite buscar hacia atrás en los mensajes indefinidamente, mientras que la versión gratuita nos limita a los últimos 10.000 mensajes.

• Asana

Es un servicio adaptado a la gestión de proyectos. Nos permite adaptar el sistema a nuestras propias hipótesis, haciendo que el servicio sea muy personalizado para el usuario. En Asana, podemos crear equipos de proyecto que se ajusten a nuestras expectativas. Luego, dentro de un proyecto, podemos asignar tareas a sus miembros y subtareas dentro de las tareas. Se pueden establecer fechas de vencimiento para cada tarea, y se pueden etiquetar o codificar por colores. Dentro de una tarea, es posible mantener conversaciones con las personas asignadas a ella e intercambiar archivos/documentos enviados como adjuntos. Las notificaciones por correo electrónico a la persona asociada a una tarea o comentario también son muy prácticas.

¿Gratis o de pago?

La aplicación sólo está disponible en inglés. En su versión básica es gratuita, pero ampliarla con más funcionalidades requiere el pago de una cuota.

• Trello

Inną aplikacją pozwalającą optymalizować pracę zdalną jest Trello. Serwis ten pozwala tworzyć tak zwane tablice, które mogą np. odpowiadać projektom, czy działom w firmie. W ich wnętrzu z kolei możemy dodawać listy, czyli zadania, określać deadliny oraz przypisywać je do konkretnych członków zespołu. Możliwe jest również dodawanie załączników. Wszystko to pozwala precyzyjnie podzielić zadania i zaplanować czas realizacji projektu, co znacznie może ułatwić pracę zdalną współpracowników.

¿Gratis o de pago?

La herramienta es gratuita en su versión básica. Sin embargo, para utilizar el paquete Class o Enterprise, hay que pagar 9,99 USD por usuario y 20,83 USD al mes por cada 100 usuarios, respectivamente. Las extensiones descritas ofrecen, entre otras cosas, el ajuste de los permisos de los colaboradores, la exportación de todos los datos y el historial del equipo, la opción de cifrar la información y la muchos otros.

¿Hay opciones y qué hacer al respecto?

¡Sólo tiene que elegir! El mundo digital actual ofrece muchas soluciones de este tipo para ayudar a planificar el trabajo a distancia. Los ejemplos ampliados son algunos de los muchos disponibles actualmente en Internet, que hemos seleccionado basándonos en nuestra experiencia en el funcionamiento de tales sistemas. Su aplicación permite a los equipos de proyecto seguir siendo tan eficientes como lo eran normalmente . Puede informarse sobre cómo gestionar y organizar el trabajo en equipo, o cómo mantener una comunicación eficaz, en las siguientes partes de la serie Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en la empresa.