Herramientas para apoyar el trabajo a distancia en la empresa - Parte 2/3

Información clave:

• Los empresarios que buscan agilizar el trabajo en equipo a distancia utilizan herramientas modernas de colaboración, almacenamiento de archivos y gestión de proyectos.

• Con Google Workspace, varias personas pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo utilizando el chat y los comentarios.

• Los formularios de Google son geniales para crear encuestas y pruebas, recopilando y analizando automáticamente las respuestas.

• Google Drive almacena tus archivos en la nube, lo que te permite acceder a ellos de forma segura desde cualquier dispositivo.

• Dropbox te permite compartir cómodamente archivos de gran tamaño, como fotos o vídeos, y puedes ganar espacio adicional invitando a nuevos usuarios.

• MeisterTask ayuda a organizar proyectos, fijar objetivos y transferir archivos directamente dentro de las tareas.

Si desea más información sobre estas herramientas, siga leyendo este artículo.

En la segunda parte de la serie Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en la empresa presentaremos ejemplos de programas que permiten trabajar con colegas sobre un mismo documento en tiempo real y sin salir de casa. Por otra parte, las demás soluciones descritas pueden ayudarle a gestionar eficazmente sus proyectos y el intercambio de documentos.

Colaboración en tiempo real para trabajar a distancia

En el trabajo a distancia, el aspecto que más se echa en falta es la comunicación con los demás. Hablar con los compañeros o poder pedir consejo cuando uno tiene un problema son sólo algunos de los aspectos. También surge un obstáculo cuando se quiere trabajar en un archivo concreto junto con otras personas, para intercambiar comentarios en directo, dar su opinión y cambiar el contenido.

• Herramientas de Google

Las herramientas de Google nos permiten comunicarnos de esta forma en cuatro tipos de archivos: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios. En todos los casos, no tenemos que instalar nada, todo se hace en línea. Al editar, podemos ver quién está trabajando en el archivo con nosotros, y todos los cambios que hacen son visibles inmediatamente. Hay una sala de chat para que podamos comunicarnos en tiempo real con los demás, y si alguien no está en ese momento, le dejamos un comentario. Además, puedes utilizar el teléfono como mando a distancia durante una presentación y usarlo para mover las diapositivas. Además, no tenemos que preocuparnos por el formato, porque es muy fácil convertir Google Slides en Power Point y viceversa. Lo mismo funciona con Excel y Google Sheets, así como con Word y Google Documents. Para esto último, hay otro añadido: podemos utilizar la búsqueda de Google sin salir de nuestro documento. Esto nos permite encontrar información/imágenes sin salir del archivo. Otra opción útil es la que ofrece Google Forms: crear encuestas y recoger respuestas de los encuestados. Éstas pueden adoptar diversas formas, por ejemplo, como en un examen de conducir, en el que el encuestado ve al mismo tiempo una foto o un vídeo de YouTube. Los resultados se actualizan continuamente en función de las respuestas recogidas y se presentan de forma clara en gráficos.

¿Gratis o de pago?

Todo este paquete es gratuito. Todo lo que necesitas para utilizarlo es una cuenta de Google existente.

2. Compartir documentos fácilmente

¿Te preguntas cómo mejorar el intercambio de documentos entre los miembros de un equipo? A continuación se describen 3 soluciones que permiten almacenar, transferir libremente archivos y acceder a ellos sin restricciones.

• Google Drive

Google Drive es una herramienta que permite almacenar y compartir documentos. En él podemos guardar archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, formularios y mucho, mucho más. Los ajustes de privacidad son útiles, ya que nos permiten compartir nuestros documentos con personas seleccionadas en una versión legible, comentable o editable. Todo lo que tenemos en disco está en la nube, así que aunque inundemos de café nuestro portátil de empresa, no perderemos los resultados de nuestro trabajo hasta el momento. Podemos conectarnos desde cualquier dispositivo (que no sea nuestro portátil privado) y recuperar el acceso a nuestros documentos.

¿Gratis o de pago?

La versión básica de la unidad es gratuita. Si los archivos que almacenamos ocupan más de 15 GB, podemos suscribirnos a GSuite. Es una oferta para empresas y organizaciones que nos proporciona espacio ilimitado en disco, así como mejores mecanismos de administración y herramientas para ayudarnos a colaborar con otros empleados.

• Dropbox

Otra de estas unidades es Dropbox. Esta aplicación web ha sido elogiada tanto por usuarios como por profesionales y ya ha ganado premios por su funcionalidad y facilidad de uso. Está especializada en la transferencia de documentos de gran formato, como carpetas de fotos y películas.

¿Gratis o de pago?

Dropbox está disponible en una versión básica de hasta 2 GB de capacidad.Pero tranquilo: después no tienes que pagar. Puedes aumentar tu unidad, por ejemplo, invitando a nuevos usuarios o instalando una aplicación oficial. Estas acciones pueden aumentar el paquete hasta 16 GB. Sin embargo, si esta capacidad tampoco es suficiente para tus necesidades, tendrás que adquirir una versión ampliada.

• MeisterTask

Una herramienta ligeramente diferente es MeisterTask. En él, puedes crear un proyecto, fijar los objetivos principales, establecer plazos para completarlos e invitar al equipo. Todo está claro y bien organizado. Cuando un compañero quiere enviar un archivo a otra persona, lo carga en su tarea y lo redirige al usuario adecuado. Si tienes una aplicación en el teléfono, enseguida te llega una notificación de que alguien te ha entregado un documento. Así sabes en tiempo real lo que está pasando en el proyecto y lo rápido que avanza.

¿Gratis o de pago?

Toda la funcionalidad para hasta 3 proyectos es gratuita - puedes añadir tareas ilimitadas y subir múltiples archivos. Las opciones de pago son 3: Pro, Business y Enterprise. Te dan acceso a nuevas posibilidades, como crear más proyectos o combinarlos. En la versión más cara, también obtendrás asistencia para implantar MeisterTask en tu empresa.

¡A trabajar!

¿Ya sabes cuál de las herramientas descritas es tu favorita? ¿El Dropbox de gran capacidad, MeisterTask, que le permite organizar fácilmente el trabajo a distancia de su equipo y, al mismo tiempo, cargar archivos, o las multifuncionales Google Drive y Tools? ¿Quizá te interesan las soluciones que permiten registrar a distancia las horas trabajadas de los empleados y gestionar y compartir responsabilidades? Estas soluciones se describen en primero partes de la serie Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en la empresa. De nada.