Tools to support remote working in the company - part 3/3

Key information:

• Narzędzia komunikacyjne:

  • Skype: darmowy komunikator z funkcjami rozmów wideo i udostępniania ekranu.
  • Google Hangouts: darmowy komunikator Google umożliwiający rozmowy tekstowe i wideo.
  • Gmail: popularna skrzynka pocztowa z dodatkowymi funkcjami, takimi jak integracja z kalendarzem i dyskiem Google.

• Narzędzia ułatwiające efektywność pracy:

  • Evernote: aplikacja do tworzenia, przechowywania i organizowania notatek; dostępna w wersji darmowej z limitem przesyłania danych.
  • Simplysign: płatna aplikacja umożliwiająca mobilne podpisywanie dokumentów elektronicznych.

• Praca zdalna może stanowić wyzwanie, ale z odpowiednimi narzędziami, jak wspomniane powyżej, staje się bardziej efektywna i zorganizowana.

Details below!

Organizując pracę zdalną, należy mieć na uwadze cele, potrzeby, zobowiązania oraz zasoby organizacji, jak i pracowników. O tym, jak zarządzać i dzielić obowiązki oraz jak zdalnie pracować nad jednym plikiem w czasie rzeczywistym pisaliśmy w poprzednich częściach serii: Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie. W ostatnim artykule przedstawione zostaną rozwiązania, które mogą pomóc w komunikowaniu się oraz takie, które oferują nieszablonowe korzyści.

Tools to facilitate communication within the organization

Hearing the word "communication", people usually think - there is nothing simpler, after all, it is enough to approach the person you want to talk to or arrange a meeting for the whole team. The problem arises when working remotely, when there is no possibility of physical contact with the other person. Fortunately, there are tools to optimize the process of collective communication. These include Skype, Hangouts, Gmail, among others.

• Skype

Jest to komunikator internetowy umożliwiający prowadzenie rozmów z ludźmi na całym świecie. Pozwala na tworzenie wieloosobowych grup i chatów. Natomiast główną zaletą tej aplikacji są wysokiej jakości rozmowy wideo, co pozwala na tworzenie wideokonferencji. Przydatna jest również możliwość udostępnienia innym obrazu z własnego monitora, co sprawdza się bardzo dobrze podczas spotkań projektowych oraz szkoleń. Dużym udogodnieniem jest również mobilna wersja Skype’a, która pozwala na nieprzerwany kontakt z innymi niezależnie od wykonywanego w danej chwili zajęcia.

Free/paid?

This tool is free if you want to contact other users of the program. In addition, it is possible to pay a subscription fee in order to be able to call freely using Skype: landline and mobile phone numbers.

• Google Hangouts

Jest to komunikator internetowy od Google, który pozwala na wysyłanie wiadomości, prowadzenie wideorozmów oraz telefonowanie za pośrednictwem technologii VoIP. Na urządzeniach z systemem Android jest ona domyślnie zainstalowana. Do zalet tego komunikatora należy również prosta i wygodna możliwość komunikacji, wysyłania zdjęć, filmów, prowadzenia rozmów. Wszystkie te aspekty mogą znacznie poprawić efektywność pracy zdalnej.

Free/paid?

It is a completely free tool. An active Google account is required for use.

• Gmail

Tej aplikacji chyba nikomu nie trzeba przedstawiać. Nie bez powodu! Produkt pochodzący od Google to prawdopodobnie najpopularniejsza skrzynka mailowa na świecie, która oprócz nowoczesnego designu i ogromnej przestrzeni dyskowej posiada wiele zalet. Brak reklam, prosta obsługa, zabezpieczone szyfrem połączenia i filtr antyspamowy – to jedynie nieliczne z nich. Sama skrzynka umożliwia łatwe połączenie i dostęp do wielu narzędzi m.in. kalendarza, dysku, arkuszy Google, jak i wspomnianego już wcześniej Google Hangouts. Co więcej, w Gmail-u można łatwo tworzyć etykiety wiadomości i filtry ułatwiające odszukiwanie interesujących nas maili, co znacznie ułatwia pracę, w szczególności zdalną, podczas której liczba otrzymywanych wiadomości jest bardzo duża. Solidne wsparcie dla urządzeń mobilnych, a także dostępność offline to kolejne aspekty, które usprawniają komunikację w firmie.

Free/paid?

It is a completely free tool. An active Google account is required for use.

Opportunities we don't know... but which can make remote working easier

In addition to communication tools, there are many applications to optimize work efficiency that most don't remember exist on a daily basis. Below are two that seem particularly interesting:

• Evernote

Jest to aplikacja, która umożliwia tworzenie, przechowywanie i organizowanie notatek, a także tworzenie list oraz ich archiwizację. Pozwala na automatyczne tworzenie zapisków z plików tekstowych, stron internetowych, zdjęć i nagrań. Można tam również tworzyć również własne odręczne notatki. Powstające pliki mogą być sortowane, tagowane, edytowane i eksportowane do innych programów. Narzędzie to może szczególnie zwiększyć efektywność pracy zdalnej, gdyż pełni rolę osobistego organizatora, przez co nie musimy martwić się, że coś ważnego zostanie przez nas przypadkowo pominięte.

Free/paid?

It is a free tool with a monthly data transfer limit or in a paid subscription with no limit.

• Simplysign (mobile qualified electronic signature)

Jest to narzędzie pozwalające w dowolnym miejscu i czasie podpisać wszelkie dokumenty w wersji elektronicznej, tak jakby podpisywano je własnoręcznie. Znacznie usprawnia to podpisywanie licznych umów, szczególnie gdy fizyczna obecność jest w danej chwili niemożliwa.

Free/paid?

It is a paid tool. When paying in advance for a 3-year license, you have to pay 878 PLN.

Remote work - a challenge or a normalcy?

Without preparing your company or organization and using the right tools, working remotely can certainly be a challenge. We encourage you to implement the solutions we have proposed in our series of articles Tools to support remote work in the company. You will learn from them how to improve the following areas of your company's operations during the period of remote work:

• time recording,
• management and sharing of responsibilities,
• real-time collaboration,
• document sharing,
• communication.