¿Cuándo optar por la externalización de empleados?

Información clave:

• La subcontratación es una solución popular a la contratación de trabajadores temporales, que beneficia tanto a las grandes empresas como a las más pequeñas, independientemente de su tamaño y experiencia en el mercado.
• Las empresas que recurren a la externalización de empleados pueden reducir costes, aumentar la eficiencia y centrarse en áreas clave del negocio utilizando recursos externos y profesionales con las competencias adecuadas.
• El arrendamiento de empleados puede suponer un riesgo de falta de integración, reducción del compromiso de los empleados y fuga de información confidencial, por lo que es esencial que el proceso se gestione adecuadamente y se protejan los datos.
• La externalización no exime a las empresas de su obligación de cumplir la normativa laboral y los empleados contratados.
• La externalización de procesos permite a las empresas centrarse en su actividad principal, ahorrando tiempo, dinero y recursos, y mejorando la eficacia y flexibilidad de la organización.

Ventajas de la externalización de empleados

El concepto de externalización es actualmente muy popular. En principio, puede aplicarse a prácticamente todos los departamentos de una empresa, desde la producción, la logística y el servicio al cliente hasta la gestión financiera y la contabilidad.

El nombre de este fenómeno deriva de las palabras inglesas "outside-resource-using" y, según la traducción literal, significa externalizar determinadas tareas a empresas externas o recurrir a trabajadores temporales. Sin embargo, no debe equipararse a un contrato de mandato, ya que difiere en la naturaleza de la relación entre el prestador y el destinatario del servicio.

La externalización es un acuerdo a largo o corto plazo en el que todos salen ganando y en el que la empresa externalizadora y el contratista son socios en pie de igualdad. Hoy en día, cada vez la eligen más las grandes empresas cansadas de buscar talentos directivos e investigadores de alto nivel, así como de llevar registros financieros, pero externalizar ciertas actividades a socios externos puede

¿Cuáles son las ventajas de la externalización de empleados?

Las empresas que recurren a la externalización optan por ella principalmente por motivos económicos. Reduce significativamente los gastos asociados al mantenimiento de departamentos como:

• contabilidad,
• bufete de abogados,
• transporte,

ya que elimina de la empresa la responsabilidad de contabilizar las cotizaciones obligatorias a la seguridad social de los empleados externos.

Además, todos los costes de los procesos de contratación corren a cargo de la empresa de trabajo temporal, lo que supone también un importante ahorro de tiempo, ya que las empresas intermediarias suelen disponer de una base de datos de empleados listos para ser contratados con competencias y experiencia específicas.

El recurso a trabajadores externos también permite una organización más ágil del trabajo, ya que el mantenimiento de los registros de personal y nóminas es responsabilidad de la agencia de colocación. También ayuda a reducir los costes fijos. Por ejemplo, las relacionadas con el almacenamiento de productos manufacturados y su distribución, mediante el alquiler de espacio y medios de transporte en cantidades adaptadas a las necesidades actuales de la empresa.

Las mayores ventajas de la subcontratación de empleados las obtienen las empresas que se ocupan de proyectos temáticamente diversos que periódicamente necesitan empleados con competencias específicas.

Desventajas de la subcontratación de empleados

Entre los riesgos asociados a la subcontratación de empleados, los principales son:

• Falta de integración entre el personal fijo y el externolo que puede dar lugar a una baja identificación con la empresa.
• Falta de sentido de pertenencia a la empresa y conciencia del carácter temporal de las funciones desempeñadas, lo que a menudo se traduce en una menor dedicación al trabajo. Debido a esta barrera, la comunicación entre los empleados de los distintos departamentos también puede verse obstaculizada, lo que provoca muchas dificultades en el funcionamiento cotidiano de la empresa.
• Mayor riesgo de que se filtre información confidencial fuera de la empresaya que son accesibles a un gran número de personas.

La filtración de datos sensibles puede tener consecuencias adversas no sólo para la empresa de externalización, sino también para sus contrapartes. Una situación así se refleja negativamente en la imagen mediática, afecta a la confianza de los clientes y a la opinión de la empresa, lo que se traduce directamente en los resultados de ventas y en las relaciones con los socios.

Para evitarlo, se suele redactar Acuerdos de confidencialidad acuerdo de no divulgación (NDA), que obliga a una de las partes a mantener la confidencialidad de cualquier información sobre la actividad de la empresa cuya divulgación pueda privarla de una ventaja competitiva en el mercado.

Subcontratación y Código Laboral

La externalización, como práctica consistente en recurrir a proveedores de servicios externos, tiene algunas implicaciones relacionadas con Código del Trabajo. Ante todo, la externalización no exime a una empresa de cumplir la normativa laboral, como el salario mínimo, la jornada laboral o la salud y seguridad.

Los trabajadores contratados por el proveedor de servicios deben estar amparados por los mismos derechos y protecciones que los contratados directamente por la empresa, lo que exige un seguimiento y control del cumplimiento legal por ambas partes. Al mismo tiempo, una buena externalización debe incluir contratos claramente definidos y cláusulas de responsabilidad por el cumplimiento de los derechos de los trabajadores para evitar posibles disputas y ambigüedades.

¿Qué departamentos de la empresa deben externalizarse y cuáles no?

Dado el amplio alcance de la externalización, surge la pregunta: ¿puede entonces existir una empresa basada al 100% en empleados externos? En teoría es posible, pero hay algunos departamentos que no deben externalizarse.

Entre ellas figuran, en primer lugar, la producción y prestación de servicios que son la base de las operaciones de la empresa, como la prestación de asesoramiento jurídico en un bufete de abogados o un servicio de peluquería en una peluquería. Al realizar las actividades de producción internamente, la empresa puede estar segura de que el producto que ofrece cumple las normas más estrictas y de que cualquier irregularidad se detecta y corrige inmediatamente. Esto mantiene un nivel constante de prestación de servicios y genera confianza en la marca entre sus clientes y socios comerciales.

Por otro lado, hay áreas que, cuando las dirigen especialistas, son capaces de generar muchos más ingresos para la empresa que cuando se dejan en manos de personas sin la experiencia pertinente. Entre ellas están:

• Actividades de marketingEn términos generales, se define como la construcción de una imagen de marca entre el público, principalmente a través de campañas en los medios de comunicación o la organización de eventos como ferias y conferencias.

La externalización del marketing optimiza las actividades emprendidas para llegar a un público de interés para la empresa, además de aprovechar mejor el presupuesto publicitario. Al crear una campaña con el apoyo de un experto, es posible centrarse en las ventajas más relevantes del producto ofrecido y adaptarlo a las especificaciones del grupo destinatario. Además, también supone un importante alivio para la empresa, ya que le permite centrarse en actividades directamente relacionadas con el producto ofertado, así como aumentar la rapidez y eficacia de las operaciones.

• Todos los departamentos de apoyo de la empresa, como recursos humanos y nóminas, contabilidad y servicios jurídicos.puede externalizarse con éxito a terceros cualificados.
• Servicios de limpieza y seguridad, que parece ser un fenómeno natural y se aplica independientemente del tamaño y la naturaleza de la empresa.

Gracias al servicio de externalización, la empresa puede centrarse en otras áreas del negocio, ahorrando tiempo y dinero, así como dedicar más recursos a la investigación y el desarrollo y a la formación adicional del personal. El número de empleados responsables de las actividades de apoyo se ajusta continuamente en función de la demanda, lo que flexibiliza la estructura organizativa de la empresa.

Contratación prudente de empleados

A pesar de los beneficios potenciales, la externalización debe abordarse con cautela. La decisión de empezar a trabajar con una empresa externa debe ir precedida de un análisis de las ventajas y los costes que conlleva.

Para las empresas con poca permanencia en el mercado, cualquier actividad que no esté directamente relacionada con la producción del producto o servicio debe externalizarse para que los empleados puedan centrar toda su atención en la producción y la I+D.

Desgraciadamente, en los primeros tiempos, la escasez de recursos financieros es un obstáculo importante para establecer asociaciones empresariales. Por ello, hay que dar prioridad a las áreas que la empresa no puede gestionar por sí sola o que implican los costes más elevados. Entre ellas se encuentran, por ejemplo, el almacenamiento de mercancías y los servicios de distribución, ya que la inversión en espacio de almacén propio y medios de transporte conlleva enormes gastos para su adquisición y mantenimiento.

Además, departamentos como los de contabilidad y servicios jurídicos requieren la contratación de personal cualificado en este ámbito, por lo que el uso de agencias externas supone un ahorro, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas.

¿Cómo implantar la externalización de procesos en su empresa?

A medida que una empresa crece, los departamentos anteriormente delegados deberían integrarse gradualmente en la estructura organizativa, lo que permitiría supervisarlos más fácilmente. Sin embargo, esta no es la norma, ya que en las grandes empresas, donde los procesos de RRHH se llevan a cabo a gran escala, implicaría un enorme desembolso económico implicar al personal interno.

El orden en que se transfieren las sucursales debe determinarse principalmente por factores económicos y análisis de costes. A fin de cuentas, no tiene por qué resultar que todos los departamentos externalizados
se transferirán a la estructura interna, pero sólo aquellas cuya inclusión esté asociada a los mayores beneficios y los menores costes. La externalización es una herramienta que aporta beneficios tangibles en forma de reducción de costes operativos para la empresa y mejora de los procesos de gestión.

Sin embargo, las ventajas no siempre son directamente visibles en las finanzas de la empresa, ya que hay veces en que la externalización a socios externos es una solución más cara, pero que da mejores resultados en aspectos como la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa o los resultados de ventas.

Y lo que es más importante, el establecimiento de asociaciones empresariales puede ser rentable no sólo para el empresario, sino también para el demandante de empleo, ya que le facilitará la búsqueda de un trabajo adecuado a sus capacidades y experiencia.

Los empleados cualificados son la columna vertebral de las operaciones de la empresa, ya que influyen directamente en la calidad de los servicios ofrecidos y en el curso de los proyectos.
La externalización permite una posición competitiva en el mercado y es una oferta para las empresas que aspiran a convertirse en líderes del mercado.

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