Analiza ABC/XYZ – czyli jak zarządzać zapasami i utrzymywać porządek w magazynie

Key information

• Analiza ABC/XYZ jest kluczowym narzędziem do zarządzania zapasami i utrzymania porządku w magazynie.
• Klasyfikacja ABC pozwala na wyodrębnienie najważniejszych materiałów dla firmy, a klasyfikacja XYZ bada regularność ich zużycia.
• Analiza ABC/XYZ bazuje na Zasadzie Pareto, która zakłada, że 80% wartości wynika z 20% materiałów.
• Klasyfikacja ABC dzieli materiały na trzy grupy według wartości: A (najważniejsze), B (średnie) i C (niskie).
• Klasyfikacja XYZ dzieli materiały na trzy grupy według regularności zużycia: X (regularne), Y (zmiennosezonowe) i Z (nieregularne).
• Macierz ABC/XYZ składa się z dziewięciu grup klasyfikacji, gdzie grupa AX jest najbardziej istotna, a grupa CZ jest najmniej istotna.
• Dla każdej z grup ABC/XYZ można zastosować odpowiednie metody zarządzania zapasami, np. just-in-time dla grupy AX.
• Wprowadzenie analizy ABC/XYZ w praktyce może znacznie ułatwić zarządzanie magazynem i pomóc w optymalizacji procesów w firmie.

Wondering why your business isn't growing as smoothly as you planned? Formalności to nie wszystko. Jeśli posiadasz firmę z dużym, średnim czy małym magazynem i wiesz, że rozplanowanie w nim towaru nie jest na najwyższym poziomie, warto będzie zapoznać się z koncepcją analizy ABC/XYZ.

Why optimize inventory management

Optymalizacja zarządzania zapasami w magazynie ma kluczowe znaczenie z wielu powodów. Przede wszystkim pozwala zmniejszyć koszty związane z przechowywaniem, utrzymaniem magazynu oraz obsługą dostawców i klientów, co prowadzi do wzrostu rentowności firmy. Introducing improvements in warehouse processes contributes to better use of resources such as space, working time and equipment, which translates into greater efficiency for the company.

Biorąc pod uwagę kontrolę zapasów, właściwe zarządzanie pozwala na utrzymanie odpowiedniego poziomu produktów w magazynie, redukując ryzyko braku asortymentu oraz unikanie nadmiaru niepotrzebnych towarów. W rezultacie, firma jest w stanie lepiej zaspokajać oczekiwania klientów, co prowadzi do wzrostu ich lojalności i zadowolenia.

Analiza i monitorowanie stanu zapasów ułatwiają prognozowanie popytu, co z kolei umożliwia skuteczniejsze planowanie dostaw oraz wykorzystanie zasobów. Dzięki temu, przedsiębiorstwo może szybciej reagować na zmiany rynkowe i dostosowywać się do potrzeb swoich klientów.

Na czym polega i czym jest Analiza ABC/XYZ

Klasyfikacja ABC bardzo często znajduje zastosowanie w gospodarce magazynowej i zarządzaniu zapasami. Pozwala ona wyróżnić materiały, które będą dla firmy najbardziej istotne. Podział materiałów na odpowiednie grupy jest najważniejszy z punktu widzenia sprawnego działania przedsiębiorstwa. Metodę ABC można rozszerzyć o klasyfikację XYZ, co jest niezbędne do zbadania regularności zużycia materiałów.

Powyższa analiza jest swego rodzaju rozszerzeniem Zasady Pareto, która w 1951 roku została opracowana przez amerykańskiego teoretyka zarządzania Josepha Jurana a jej nazwa pochodzi od włoskiego ekonomisty i socjologa Vilfreda Pareto. Według tej zasady 80% dóbr znajduje się w posiadaniu zaledwie 20% społeczeństwa. Rzecz jasna te proporcje nie są tak sztywne i w rzeczywistości znacznie częściej odbiegają od wartości 80/20. Powyższa zasada znajduje jednak odzwierciedlenie w wielu dziedzinach życia.

Aby lepiej zrozumieć analizę ABC/XYZ warto przyjrzeć się bliżej każdemu z jej elementów.

ABC elements

Group A;

• most expensive materials
• Its value is about 80% of the total
• total mass is approximately 20%

On the supply side, it is the most important group, since by its value it has the greatest direct impact on business costs. Dla materiałów tej grupy sugerowane są częste kontrole poziomu zapasów, a także dbanie o terminowość i jakość dostaw.

Group B:

• medium value materials
• Its value is about 15% of the total
• the total mass is approximately 30%

Grupa nie obejmująca klasyfikacją najważniejszych towarów, jednak bardzo istotna w stosunku do całości przetrzymywanego materiału.

Group C:

• low-value materials
• Its value is about 5% of the total
• the total mass is approximately 50%

Zapasy o charakterze masowym. Dla tych materiałów zalecane są prostsze metody zarządzania zapasami, ale o tym trochę później.

Jednak do pełnej skuteczności analizy ABC/XYZ, niezbędne jest uzupełnienie jej o elementy klasyfikacji XYZ.

XYZ elements

Group X:

• materiały o regularnym zużyciu
• The material requirement of this group is about 20% of constant consumption
• high accuracy of the forecast for their consumption
• it is not required to keep a large amount of stock in the warehouse

Y Group:

• materiały o zmiennym zużyciu, raczej sezonowym
• zapotrzebowanie na materiały tej grupy mieści się w przedziale 20-50% stałego zużycia
• The average accuracy of the forecast for their consumption
• it is required to keep a large amount of stock in the warehouse

Z Group:

• materiały o nieregularnym, trudnym do jednoznacznego oszacowania, zużyciu
• demand for materials of this group exceeds 50% of constant consumption
• low accuracy of the forecast for their consumption
• it is required to keep a large amount of inventory in stock or to cover special orders

Effectiveness of ABC/XYZ analysis

Po złączeniu obu klasyfikacji w jedną całość, otrzymujemy macierz kwadratową „trzy na trzy”, z której powstaje ostateczne dziewięć grup klasyfikacji materiałów: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Graficznie przedstawiona macierz pokazuje, że najbardziej istotna jest grupa AX,
a najmniej – CZ.

Dla lepszego zobrazowania tej metody, bez wglądu na macierz, poniżej podane są opisy grup skrajnych i tej środkowej i zalecane do nich metody zarządzania zapasami.

AX Group (high demand value; high forecast accuracy) – metoda just-in-time, polegająca na dostarczaniu materiałów potrzebnych do wytworzenia produktów lub usług dokładnie w takiej ilości, jakiej potrzebuje firma, i dokładnie w takim czasie, w jakim są one konieczne.

AZ group (high demand value; low forecast accuracy) - control according to ordering stock inventory.

BY group (average demand value; average forecast accuracy) – sterowanie według maksymalnych i minimalnych zapasów magazynowych.

CX group (low demand value; high forecast accuracy) - Control by advance, that is, the production cycle cannot be longer than the advance.

CY group (low demand value; low forecast accuracy) – sterowanie według programu i zapasów.

 

Utrzymanie porządku w magazynie w praktyce

Analysis done by hand can be labor-intensive. Fortunately, there are computer programs designed for this. Jednym z przykładów jest system Comarch ERP XL który umożliwia automatyczną klasyfikację z wykorzystaniem modułu Business Intelligence, jak również daje możliwość ręcznego przypisywania towarów do grup. Wspomniany powyżej system zapisuje też wyniki, dzięki czemu możliwa jest analiza historycznych klasyfikacji towarów.

Nie czekaj i raz na zawsze zaprowadzić porządek w swoim magazynie. Wypróbuj Analizę ABC/XYZ w praktyce i przekonaj się, jak bardzo ułatwi Ci ten proces.

Jako ConQuest Consulting doradzamy przy realizacji różnych projektów, również pomagając optymalizować procesy w firmach. Zobacz, jak we have helped our customers or sign up for free consultation By filling out the form below. We will be happy to tell you how we can help you!