03.09.2018

Gestión del tiempo: técnicas para ahorrar varias horas a la semana

¿Por qué es importante gestionar bien el tiempo?

La capacidad de gestionar el tiempo en la vida de cualquier persona, independientemente de la etapa en la que se encuentre, es muy útil. Se basa principalmente en planificar y mejorar la propia productividad. Esta habilidad es importante porque nos permite ser más organizados y tener más tiempo para nosotros mismos. Esto es especialmente cierto para los polacos, ya que su semana laboral media es una de las más largas de Europa. Además, la población polaca es una de las menos productivas. Definitivamente, hay que trabajar en la eficiencia y aquí es donde ayuda la gestión del tiempo.

¿Cómo se ahorra una docena de horas a la semana?

El primer paso para ahorrar una docena de horas a la semana es fijarse objetivos permanentes a corto plazo (a unos meses vista) y a largo plazo (a unos años vista). Este tipo de acción permite perfilar las prioridades y eliminar los factores que reducen la productividad.

Existen muchos métodos, teorías y técnicas diferentes para gestionar el tiempo. Los siguientes son los más sencillos y útiles.

  • Recogida y análisis - consiste en reunir todas las tareas y responsabilidades en una lista y ordenarlas de la más urgente a la menos importante. Además, aborda las cosas de una en una y no pongas las inacabadas en una lista preparada previamente (no las pospongas). Estos principios proceden del método Getting Things Done de David Allen y de la técnica Pomodoro de Francesco Cirillo.
  • Gestión del tiempo e interrupciones - Cuando se estudia o se trabaja, es esencial hacer pausas, aunque sean muy breves, para que el cerebro tenga tiempo de descansar. Lo mejor es ponerse un cronómetro para controlar el tiempo. Según la regla de Pomodoro, se debe hacer una pausa de cinco minutos cada 25 minutos de trabajo y de veinte minutos cada 2. Esto es sólo una suposición y cada persona debe establecer su propio margen de tiempo. Si no consigues terminar una tarea preestablecida, debes volver a ella después de la pausa.
  • Planificar su tiempo - El principal objetivo del principio de Pareto es conseguir el mayor resultado posible con la mínima cantidad de trabajo, esfuerzo y recursos. Es imposible obtener el mejor resultado con la máxima cantidad de trabajo, y una parte menor de los insumos suele generar una parte mayor del resultado. Algunos ejemplos son las afirmaciones de que 20% de trabajo realizado producen 80% de resultados o 20% de productos de una empresa producen 80% de beneficios. Sin embargo, es recomendable planificar unos 60% de tu tiempo y destinar el resto a asuntos no planificados, de mañana o simplemente a encontrar tiempo para relajarte.
  • Establecer prioridades - Dwight Eisenhower dijo: "lo importante rara vez es urgente, y lo urgente rara vez es importante". Según su metodología, es una buena idea dividir los planes y actividades de uno según un patrón: asuntos importantes y urgentes, asuntos importantes y no urgentes, asuntos no importantes y urgentes y asuntos no importantes y no urgentes.
  • Controlar - Otro método consiste en supervisar las actividades. Conviene comprobar si nuestros planes e hipótesis siguen el curso predeterminado, es decir, supervisar el progreso y la ejecución de los trabajos.
  • Dosificación de la energía a la cantidad de trabajo - En algunos casos, la gestión del tiempo no funcionará, por ejemplo, si te enfrentas a los problemas más exigentes cuando estás muy cansado. Se trata de no malgastar las horas más productivas del día en cuestiones secundarias y terciarias. Las horas del mediodía se consideran el pico energético donde podemos ocuparnos de los problemas más intrincados.
  • Evitar distracciones - En la era de Internet y las redes sociales, es difícil concentrarse en algo. Los mensajes entrantes y las notificaciones suelen perturbar la organización del trabajo, por lo que una tarea básica para quien quiera ganar más tiempo es cortar las fuentes de comunicación durante un periodo de trabajo. ¿Cómo se puede hacer esto? La respuesta es sencilla, lo peor es la ejecución. Por ejemplo, silenciando el teléfono y guardándolo o apagando Internet para que nada perturbe nuestra concentración.

Conclusiones

Las técnicas enumeradas anteriormente son algunas de las más sencillas y eficaces para ahorrar unas cuantas o varias horas a la semana o al mes. También son formas de mejorar la productividad y la gestión del tiempo. Es importante recordar que, según la Ley de Parkinson, el trabajo requiere tanto tiempo como la persona esté dispuesta a dedicarle.

Wojciech Kędzierski

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