Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en una empresa - parte 1/3

Información clave:

• Registro de las horas de trabajo:

  • Timepotuna herramienta de control del tiempo con una función de generación de informes y un módulo financiero. Cuesta 4 USD al mes por usuario.
  • Formulario de Google: una herramienta gratuita para el registro manual del tiempo de trabajo con la posibilidad de procesar los datos en Google Sheets.

• Responsabilidades de gestión:

  • Slack: mensajero con integraciones y flujo de trabajo basado en la nube. La versión gratuita limita el historial a 10.000 mensajes.
  • AsanaAplicación de gestión de proyectos para asignar tareas y fijar plazos. Versión gratuita disponible, la versión de pago amplía la funcionalidad.
  • TrelloPizarras blancas para organizar tareas y proyectos. Versión gratuita disponible, la versión de pago ofrece funciones adicionales como el cifrado de datos.

• Elegir las herramientas adecuadas favorece la eficacia del trabajo a distancia y ayuda a mantener niveles de productividad similares a los de la oficina.

Más detalles a continuación.

En la última semana, empresarios y empresas que operan en todo el mundo han cambiado su modelo de funcionamiento diario implantando el trabajo a distancia. Aunque este modelo de trabajo es bien conocido, nunca antes se había utilizado a tal escala. Esto, a su vez, puede asociarse a una disminución de la eficiencia. Para evitar que esto ocurra, es aconsejable utilizar herramientas de eficacia probada que ayuden a optimizar el rendimiento de su equipo. En nuestra serie de tres artículos, presentaremos herramientas específicas que seguro facilitarán el trabajo a distancia en su empresa.

Registro de las horas de los asociados

La evaluación de la eficacia del trabajo del equipo es posible llevando un registro de las horas/hombre trabajadas por el equipo. A la hora de organizar el trabajo a distancia del equipo, es importante tener en cuenta la naturaleza de este aspecto. En tales condiciones, controlar el tiempo de trabajo no es tan sencillo como podría parecer. La solución a este problema son las aplicaciones de control del tiempo, como Timepot o Google Form.

• Timepot

Se trata de un sistema cuya principal tarea es controlar el tiempo dedicado a trabajar en los proyectos. Esto se hace mediante un cronómetro o la introducción manual del tiempo dedicado a una tarea concreta. Además, toda la información sobre los proyectos en cuestión se guarda y está disponible para su análisis. El programa ofrece la posibilidad de generar informes de tiempo de trabajo tanto para usuarios individuales como para proyectos enteros. Una característica interesante y una gran baza es el módulo financiero avanzado, que permite realizar un seguimiento eficaz de los costes e ingresos y, por tanto, medir la rentabilidad de los proyectos.

¿Gratis o de pago?

El uso de la aplicación no es gratuito. Cada usuario tiene que pagar 4 USD al mes. Sin embargo, el sistema está disponible en su totalidad y no hay versión premium.

• Formulario de Google

Una conocida herramienta de ayuda a las encuestas también permite registrar el tiempo. La principal ventaja es que está disponible junto con todo un conjunto de otras herramientas, como Google Sheet, lo que permite un tratamiento exhaustivo de los datos recogidos en el formulario. La herramienta es muy flexible y permite adaptar el formulario a las necesidades del usuario. En el caso del control del tiempo de trabajo, permite completar manualmente la información, como qué actividad se ha realizado.

¿Gratis o de pago?

La herramienta es gratuita y sólo requiere una cuenta de correo electrónico de Google, concretamente Gmail.

Cómo optimizar el trabajo a distancia: compartir y gestionar responsabilidades

Además de supervisar el tiempo de trabajo, el reparto y la gestión adecuados de las responsabilidades son esenciales para el funcionamiento eficaz del equipo. Varias herramientas y sistemas en línea también vienen al rescate en este ámbito. Hacen que la transferencia estructurada de información y tareas sea mucho más sencilla. Entre estos programas se encuentran Slack, Asana o Trello.

• Slack

Slack es un servicio de mensajería instantánea basado en la nube. Permite una comunicación eficaz entre los miembros de un equipo. Permite conectar con otros servicios a través de las llamadas integraciones. Slack reduce significativamente la necesidad de utilizar el correo electrónico como principal medio de comunicación. Permite almacenar todos los canales de comunicación en un único lugar.

¿Gratis o de pago?

Este servicio está disponible tanto en versión gratuita como de pago. La versión de pago nos permite buscar hacia atrás en los mensajes indefinidamente, mientras que la versión gratuita nos limita a los últimos 10.000 mensajes.

• Asana

Es un servicio adaptado a la gestión de proyectos. Nos permite adaptar el sistema a nuestras propias hipótesis, haciendo que el servicio sea muy personalizado para el usuario. En Asana, podemos crear equipos de proyecto que se ajusten a nuestras expectativas. Luego, dentro de un proyecto, podemos asignar tareas a sus miembros y subtareas dentro de las tareas. Se pueden establecer fechas de vencimiento para cada tarea, y se pueden etiquetar o codificar por colores. Dentro de una tarea, es posible mantener conversaciones con las personas asignadas a ella e intercambiar archivos/documentos enviados como adjuntos. Las notificaciones por correo electrónico a la persona asociada a una tarea o comentario también son muy prácticas.

¿Gratis o de pago?

La aplicación sólo está disponible en inglés. En su versión básica es gratuita, pero ampliarla con más funcionalidades requiere el pago de una cuota.

• Trello

Otra aplicación para optimizar el trabajo a distancia es Trello. Este servicio te permite crear las llamadas pizarras blancas, que pueden corresponder, por ejemplo, a proyectos o departamentos de tu empresa. Dentro de ellas, a su vez, podemos añadir listas, o tareas, definir plazos y asignarlas a miembros concretos del equipo. También es posible añadir archivos adjuntos. Todo ello permite dividir las tareas con precisión y planificar los tiempos de los proyectos, lo que puede facilitar mucho el trabajo a distancia de los compañeros.

¿Gratis o de pago?

La herramienta es gratuita en su versión básica. Sin embargo, para utilizar el paquete Class o Enterprise, hay que pagar 9,99 USD por usuario y 20,83 USD al mes por cada 100 usuarios, respectivamente. Las extensiones descritas ofrecen, entre otras cosas, el ajuste de los permisos de los colaboradores, la exportación de todos los datos y el historial del equipo, la opción de cifrar la información y la muchos otros.

¿Hay opciones y qué hacer al respecto?

¡Sólo tiene que elegir! El mundo digital actual ofrece muchas soluciones de este tipo para ayudar a planificar el trabajo a distancia. Los ejemplos ampliados son algunos de los muchos disponibles actualmente en Internet, que hemos seleccionado basándonos en nuestra experiencia en el funcionamiento de tales sistemas. Su aplicación permite a los equipos de proyecto seguir siendo tan eficientes como lo eran normalmente . Puede informarse sobre cómo gestionar y organizar el trabajo en equipo, o cómo mantener una comunicación eficaz, en las siguientes partes de la serie Herramientas de apoyo al trabajo a distancia en la empresa.