10.05.2021

Mapeo de procesos BPMN: ¿qué es y por qué utilizarlo?

Información clave:

  • Existen varios métodos para modelar los procesos empresariales, pero el más popular, que ya es una norma no escrita, es BPMN.
  • BPMN, o Business Process Model and Notation, es una notación uniforme para describir procesos empresariales y las relaciones que los vinculan.
  • Uno de los principales objetivos del mapeo de procesos empresariales es proporcionar un conjunto de elementos gráficos con los que crear diagramas de flujo claros para modelar visualmente el flujo de los procesos empresariales.
  • Las características clave de BPMN que determinan su éxito son su falta de ambigüedad y su universalidad.
  • Esta notación permite crear diagramas de flujo tanto sencillos como muy complejos.
  • El objetivo de la notación BPMN es mejorar la gestión de los procesos empresariales, haciéndolos más transparentes y eficaces, y permitiendo a las organizaciones comprender, analizar y mejorar mejor sus procesos.
  • El uso de la notación BPMN permite mejorar la gestión de los procesos empresariales y aumentar la competitividad de la organización.
  • La colaboración entre las distintas partes interesadas es crucial para modelar y mejorar eficazmente los procesos empresariales.
  • Merece la pena utilizar el método de mapeo de procesos BPMN para racionalizar el flujo de información de una empresa y automatizar la ejecución de tareas, mejorando así la eficiencia de sus operaciones.

Más detalles a continuación.

Al observar los cambios que se están produciendo en el mundo empresarial moderno, se aprecia un declive gradual de la popularidad de las estructuras organizativas empresariales tradicionales, funcionales y rígidas, con jerarquías extensas, en las que las actividades se orientan a la ejecución de funciones individuales, como el marketing, las ventas o las finanzas. Están perdiendo su posición en favor de formas de organización con una estructura horizontal en las que predomina un enfoque basado en procesos. Las actividades de estas empresas no se centran en la ejecución de funciones separadas, sino en la gestión de procesos encaminados a maximizar la satisfacción del cliente.

Procesos en las organizaciones modernas suelen ser muy elaboradas y complejas. Para que las relaciones entre ellos sean más fáciles de entender, tanto para los miembros de la organización como para las personas ajenas a ella, se recurre al mapeo de procesos, es decir, se extraen las tareas individuales y luego se representan gráficamente. Existen varios métodos para modelizar los procesos empresariales, pero el más popular, que ya es una norma no escrita, es BPMN.

¿Qué es BPMN?

BPMN, o Business Process Model and Notation, es una notación uniforme para describir procesos empresariales y las relaciones que los vinculan. Uno de sus principales objetivos es proporcionar un conjunto de elementos gráficos con los que crear diagramas de flujo claros para modelar visualmente el flujo de los procesos empresariales.

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    ¿Qué hace que esta notación sea tan apreciada y se utilice tanto?

    Las características clave de BPMN que determinan su éxito son su falta de ambigüedad y su universalidad. Esta notación permite crear diagramas de flujo tanto sencillos como muy complejos. Gracias a su forma gráfica estándar, puede ser comprendida por usuarios de una amplia gama de organizaciones, que trabajan en diferentes puestos: desde directivos a analistas de negocio, pasando por desarrolladores. BPMN también es compatible con docenas de programas de modelado y automatización de procesos, como MS Visio, iGrafx, ARIS o TIBCO Business Studio, por ejemplo.

    ¿Cómo crear un diagrama BPMN?

    ¿Cuáles son los objetivos de la notación BPMN?

    La notación BPMN pretende ofrecer una forma uniforme y comprensible de representar los procesos empresariales en las organizaciones. Las principales tareas de la notación BPMN incluyen:

    1. Representación clara de los procesos empresariales: BPMN permite representar los procesos de negocio de forma gráfica e intuitiva. Esto facilita que personas de distintas disciplinas y niveles de la organización entiendan cómo funciona un proceso.
    2. Normalización: BPMN es una norma industrial, lo que significa que está ampliamente aceptada y se utiliza en entornos empresariales de todo el mundo. Esto permite a las organizaciones evitar confusiones y errores derivados de las distintas formas de representar los procesos.
    3. Comunicación: La notación BPMN permite una comunicación eficaz entre las distintas partes interesadas de una organización, como directivos, analistas de procesos, desarrolladores y usuarios finales. Esto permite que todos estén informados sobre qué son los procesos y cómo funcionan.
    4. Automatización: BPMN puede utilizarse para automatizar procesos empresariales. Los procesos escritos en notación BPMN pueden convertirse fácilmente en modelos ejecutables que pueden ejecutarse y controlarse mediante software de gestión de procesos de negocio (BPM).
    5. Optimización: Al representar los procesos en forma de diagramas BPMN, las organizaciones pueden analizar y optimizar más fácilmente sus procesos empresariales. Pueden identificar dónde hay retrasos, errores o pasos innecesarios y tomar medidas para mejorar la eficiencia y la eficacia.
    6. Apoyo a la toma de decisiones: BPMN puede utilizarse para modelar escenarios alternativos de procesos de negocio. Esto ayuda a las organizaciones a tomar decisiones más informadas sobre los cambios en los procesos.
    7. Formación sencilla: La notación BPMN es relativamente fácil de aprender y utilizar, lo que facilita la formación de los empleados y su introducción en la organización.

    En resumen, el propósito de la notación BPMN es mejora gestionar los procesos empresariales, aumentar su transparencia y eficacia y permitir que las organizaciones comprendan, analicen y mejoren mejor sus procesos.

    Ventajas de BPMN

    El uso de modelos BPMN tiene muchas ventajas. Entre ellas destaca la transparencia, es decir, la capacidad de representar claramente los procesos de negocio mediante diagramas gráficos, lo que facilita la comprensión y la comunicación. Además, BPMN es una norma mundial que facilita la colaboración entre organizaciones. Permite automatizar procesos, lo que aumenta la eficacia y elimina errores. La creación de diagramas de procesos ayuda a identificar y eliminar pasos innecesarios, lo que mejora la eficiencia y es un gran apoyo para la toma de decisiones. Utilizando la notación BPMN, puede conseguir una mejor gestión de los procesos empresariales y aumentar la competitividad de su organización.

    Elementos de la notación BPMN

    Los elementos gráficos utilizados en la notación BPMN pueden dividirse en cuatro categorías. La primera son los objetos asociados al flujo del proceso - los actividadesLa primera está formada por los objetos de decisión, que son las tareas que debe realizar una persona o un sistema; los eventos, que marcan el inicio, la mitad y el final de un proceso; y las pasarelas, también conocidas como objetos de decisión, que describen la ruta de flujo de una secuencia en un proceso. La segunda se compone de elementos de uniónque sirven para unir los objetos del proceso y mostrar su progreso. La tercera categoría es agrupación de objetos otros elementos. Se denominan de diversas formas - tanques o piscinas. Cada grupo se subdivide a su vez en pistas que muestran las responsabilidades y la ubicación de los acontecimientos que se producen en su interior. El cuarto grupo es elementos de ampliacióncomo anotaciones de diversos tipos.

    Procesos distinguidos en notación BPMN

    La notación BPMN distingue varios tipos de procesos. El primero de ellos es juicios privadosTambién denominado "flujo de trabajo". Se trata de actividades internas, específicas de una organización concreta. Estos procesos deben presentarse dentro de un único pool. Los únicos elementos que pueden cruzar fronteras son los mensajes para intercambiar información entre distintos procesos privados. Un buen ejemplo de proceso de este tipo es la recepción de correspondencia en una empresa: sus elementos son actividades consecutivas como la recepción de un mensaje en un buzón, la preparación de una respuesta y el envío de un mensaje de vuelta.

    Otro tipo es procesos públicos. Muestran las interacciones que tienen lugar entre un proceso privado y participantes ajenos a él. El objetivo de este modelo es poner a disposición de un proceso información limitada. Un ejemplo sería el flujo de mensajes entre dos pools distintos: uno que se ocupa de recibir mensajes en el Servicio de Atención al Cliente de una determinada empresa y otro que presenta a un cliente a la empresa.
    En el siguiente modelo, el de colaboración, se presentan dos o más pools que contienen procesos y las interacciones que se producen entre ellos. Utilizando el ejemplo anterior, el evento de envío de un mensaje en el proceso privado "Cliente" se combina con el evento de recepción de un mensaje en el proceso "Servicio de atención al cliente de la empresa".

    El último de los modelos, coreografíadescribe las interacciones que tienen lugar entre dos o más participantes en un proceso. Sin embargo, es importante destacar que no describe las actividades que realizan los participantes individuales.

    ¿Quién participa en la modelización de procesos?

    La modelización de procesos empresariales es un proceso complejo en el que intervienen distintas funciones y departamentos de una organización. Los analistas son la clave, ya que analizan, diseñan y optimizan las actividades utilizando la notación BPMN. Los gestores de procesos supervisan la eficacia de los procesos y los ingenieros aplican los cambios basados en modelos. Los directores y jefes de departamento toman decisiones estratégicas sobre los procesos. Los especialistas en TI se encargan de automatizar los procesos y los usuarios finales aportan sus comentarios. Esta colaboración entre las distintas partes interesadas es crucial para modelar y mejorar eficazmente los procesos empresariales.

    ¿Cómo planificar un proceso utilizando BPMN?

    Si se desea representar gráficamente un flujo de procesos utilizando la notación BPMN, el primer paso consiste en identificar los procesos. Para ello puede utilizarse un método descendente, en el que se define la actividad global de la organización y a partir de ahí se especifican los elementos individuales, o un método ascendente, más difícil pero más preciso, en el que el curso de los procesos se formula a partir de un análisis de las actividades realizadas en la organización.

    El siguiente paso es dividir los procesos en principales y auxiliares. Luego, de todos los procesos, hay que distinguir los que son clave para alcanzar objetivos empresariales concretos. Por último, se crea un mapa de procesos detallado que muestra todas las actividades que lo componen.
    Un mapa de procesos BPMN bien elaborado permite presentar incluso los procesos empresariales más complejos e intrincados de forma clara y fácil de entender.

    Merece la pena utilizar este método para agilizar el flujo de información dentro de la empresa y automatizar la ejecución de tareas, mejorando así la eficacia de las operaciones de la empresa.

    Krzysztof Koryl

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