Optimización de costes: ahorro y eficiencia

La base de la continuidad de cualquier empresa es obtener unos beneficios regulares y suficientemente elevados para permitir su crecimiento. Sin embargo, ¿qué ocurre cuando el resultado financiero de la empresa oscila en torno al punto de equilibrio o los ingresos son desproporcionados con respecto a los beneficios? Una de las soluciones más eficaces a estos problemas es aumentar la eficiencia de la empresa optimizando los costes incurridos y definiendo dónde se puede ahorrar. La base para alcanzar estos objetivos es, entre otras cosas, el mapeo de procesos empresariales.

El mapa de procesos, base de la optimización de costes

La cartografía profesional de procesos consiste en identificar todas las actividades que componen el funcionamiento de toda la empresa o de un departamento concreto y presentarlas gráficamente en un mapa en forma de diagrama de causas y efectos. Gracias a su forma clara y legible, permite analizar en profundidad los datos, la duración exacta de determinados procesos, las interrelaciones entre ellos, los costes incurridos en cada etapa y las personas responsables de los mismos. El resultado de las actividades anteriores permite confrontar las percepciones de la dirección sobre el funcionamiento de los procesos en los niveles inferiores de la empresa con su aspecto real. La creación de un mapa de procesos es posible en cualquier empresa, independientemente de su sector y perfil empresarial - se puede definir una secuencia de procesos tanto en empresas manufactureras como de servicios. Al desglosar las tareas en factores, es posible encontrar las que se están llevando a cabo de forma ineficiente o no conforme a las normas vigentes. A su vez, el análisis de datos permite identificar las fuentes de mayores ingresos y los procesos que generan mayores costes. La detección de irregularidades permite tomar decisiones con conocimiento de causa y planificar una estrategia empresarial orientada a mejorar los resultados de la empresa. El buen funcionamiento de los procesos de una organización es la base para lograr unos costes óptimos, pero también favorece el desarrollo de su competitividad: al fin y al cabo, ofrecer a los clientes plazos de entrega más cortos (acortados gracias a la optimización) que la competencia supondrá una ventaja significativa en el mercado.

Ahorrar dinero, aumentar la eficiencia... ¿pero qué más?

Además de las ventajas mencionadas anteriormente de crear un mapa profesional de procesos empresariales, también existen otros beneficios de llevar a cabo un análisis de este tipo en una empresa. Permite detectar incluso aquellas ineficiencias que no son visibles a primera vista o que sólo pueden detectarse observando la organización desde una perspectiva distinta a la de los directivos, empleados y demás personas que trabajan dentro de la empresa. Por ejemplo, puede ocurrir que algunos procesos deban automatizarse y que los formularios en papel puedan sustituirse por sencillos sistemas informáticos que agilicen el trabajo. Además, la identificación de las mejores prácticas y la creación de normas bien definidas estandariza el proceso de realización de tareas, garantiza una calidad máxima y repetible y elimina las ineficacias y los malos hábitos emergentes. También se pueden ahorrar costes en el proceso de iniciación de nuevos empleados, que suele ser largo y costoso. Un mapa bien preparado permite acortar este proceso y preparar sólidamente a las nuevas personas para su trabajo. De este modo, se familiarizarán a fondo con los procesos que conllevan sus funciones, incluido el modo en que se realizan y su duración. El mapeo también permite evaluar el funcionamiento de las distintas unidades organizativas y reorganizarlas o liquidarlas en caso de ineficacia extrema, todo lo cual redunda en la optimización de costes dentro de la empresa.

Optimización de costes: ¿para qué?

Optimización de costes es uno de los factores clave para que una empresa contribuya a su crecimiento, y el uso de un mapa de procesos empresariales con este fin también aporta otra serie de beneficios que van mucho más allá de la dimensión estrictamente financiera. Debería ser el punto de partida para las empresas que planean expandirse, introducir un nuevo sistema de gestión, nuevos productos o simplemente quieren dirigir su negocio de forma consciente y eficiente. La perspectiva más amplia obtenida gracias a un mapa de procesos claro y legible permite encontrar áreas específicas en las que se puede ahorrar y optimizar los costes globales, lo que se traduce en una mejora sostenida y claramente visible de la eficiencia. La rápida identificación de irregularidades facilitará por tanto el trabajo no sólo de los empleados que operan los procesos individuales, sino también de la dirección, que obtendrá una imagen completa y detallada de las actividades que tienen lugar en la organización.