10.08.2022

Kiedy zdecydować się na outsourcing pracowniczy?

Pojęcie outsourcingu jest obecnie bardzo popularne. Co do zasady może on dotyczyć praktycznie wszystkich
działów firmy, począwszy od produkcji, logistyki i obsługi klienta, a kończąc na zarządzaniu finansami i
rachunkowością. Nazwa tego zjawiska wywodzi się od angielskich słów “outside-resource-using” i zgodnie z
tłumaczeniem dosłownym, oznacza zlecenie wykonania pewnych zadań lub usług zewnętrznym firmom. Nie
należy go jednak utożsamiać z umową zleceniem, ponieważ różni się ona charakterem relacji między
dostawcą a odbiorcą usługi. Outsourcing jest układem długo bądź krótkoterminowym, przynoszącym
korzyści obu stronom, w którym firma zlecająca i wykonawca są równymi partnerami. Obecnie coraz częściej
decydują się na niego duże korporacje, zmęczone poszukiwaniem najbardziej utalentowanych managerów i
naukowców, a także prowadzeniem dokumentacji finansowych, jednak zlecanie niektórych działań
partnerom zewnętrznym może przynieść korzyści firmie niezależnie od jej wielkości i stażu rynkowego.

Korzyści płynące ze stosowania outsourcingu pracowniczego

Firmy korzystające z outsourcingu decydują się na niego głównie przez wzgląd na kwestie ekonomiczne.
Pozwala on znacznie zmniejszyć wydatki związane z utrzymaniem działów takich jak księgowość,
kancelaria prawna czy transport, ponieważ zdejmuje z przedsiębiorstwa odpowiedzialność za rozliczanie
obowiązkowych składek ZUS dla pracowników zewnętrznych. Ponadto wszystkie koszty procesów
rekrutacyjnych leżą po stronie agencji pracy tymczasowej, a to wiąże się dodatkowo ze znaczną
oszczędnością czasu, ponieważ firmy pośredniczące z reguły posiadają bazę kandydatów z określonymi
umiejętnościami i doświadczeniem. Korzystanie z pracowników zewnętrznych pozwala również na
usprawnienie organizacji pracy, gdyż prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej należy do
obowiązków agencji pracy. Pomaga ono też obniżyć koszty stałe, na przykład związane
z magazynowaniem wytworzonych produktów oraz ich dystrybucją, poprzez wynajem powierzchni i środków
transportu w ilości dostosowanej do bieżących potrzeb firmy. Największe korzyści ze stosowania
outsourcingu pracowniczego odnotowują firmy zajmujące się zróżnicowanymi tematycznie projektami, które
okresowo potrzebują pracowników o konkretnych umiejętnościach.

Wady stosowania outsourcingu pracowniczego

Wśród ryzyk związanych z outsourcingiem pracowniczym należy wyróżnić przede wszystkim brak integracji
pomiędzy pracownikami stałymi a zewnętrznymi, co może skutkować niską identyfikacją z firmą. Brak
poczucia przynależności do firmy oraz świadomość tymczasowości wykonywanych obowiązków skutkuje
często obniżonym zaangażowaniem do pracy. Z powodu tej bariery utrudniona może też być również
komunikacja między pracownikami różnych działów, co prowadzi do wielu trudności w bieżącym
funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Należy również wziąć pod uwagę zwiększone ryzyko wydostania się poza
firmę informacji poufnych, gdyż są one dostępne dla dużego grona osób. Wyciek wrażliwych danych
może mieć niekorzystne skutki nie tylko dla firmy zlecającej outsourcing, ale również dla jej kontrahentów.
Taka sytuacja odbija się negatywnie na wizerunku medialnym, wpływa na zaufanie klientów oraz opinię
o firmie, co przekłada się bezpośrednio na wyniki sprzedażowe i relacje z partnerami. W celu jej uniknięcia
sporządza się najczęściej umowy NDA o zachowaniu poufności (ang. non-disclosure agreement), obligujące
jedną ze stron do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o działalności firmy, których ujawnienie
może pozbawić ją przewagi konkurencyjnej na rynku.

Które działy firmy powinno się outsourcować, a których nie?

Ze względu na szereg outsourcingu, pojawia się pytanie, czy w takim razie może istnieć firma oparta w stu
procentach na pracownikach zewnętrznych?
Teoretycznie jest to możliwe, jednak są pewne działy, których nie powinno się outsourcować. Należy do nich
przede wszystkim produkcja oraz świadczenie usług, będących podstawą funkcjonowania przedsiębiorstwa,
takich jak udzielanie porad prawnych w kancelarii prawniczej czy usługa układania włosów w zakładzie
fryzjerskim. Wykonując czynności produkcyjne samodzielnie, firma ma pewność, że oferowany przez nią
produkt jest zgodny z najwyższymi standardami, a ewentualne nieprawidłowości są natychmiast
wychwytywane i korygowane. Pozwala to zachować stały poziom świadczenia usług i buduje zaufanie do
marki wśród jej klientów i partnerów biznesowych.
Z kolei są obszary, które prowadzone przez specjalistów są w stanie przynieść przedsiębiorstwu znacznie
większe dochody, niż gdy są pozostawione w rękach osób bez odpowiedniego doświadczenia. Należą do nich: działania marketingowe, szeroko rozumiane jako budowanie wizerunku marki wśród odbiorców, głównie
poprzez kampanie w mediach czy organizowanie wydarzeń, takich jak targi i konferencje. Outsourcing
marketingu optymalizuje podejmowane działania tak, aby dotrzeć do interesujących firmę odbiorców, a
także lepiej wykorzystać budżet przeznaczony na reklamę. Stworzenie kampanii przy wsparciu eksperta
pozwala ukierunkować ją na najistotniejsze zalety oferowanego produktu i dostosować ją do specyfikacji
grupy docelowej. Ponadto jest to też znaczne odciążenie dla przedsiębiorstwa, ponieważ pozwala mu się
skupić na działalności bezpośrednio związanej z oferowanym produktem, a także zwiększa szybkość
i efektywność działań.
Wszelkie działy pomocnicze w firmie, takie jak kadry i płace, księgowość oraz obsługa prawna, mogą być
z powodzeniem zlecane wykwalifikowanym firmom zewnętrznym. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skupić
się na innych obszarach działalności, oszczędzając czas i pieniądze, a także zaangażować więcej zasobów
w prace badawczo-rozwojowe oraz dodatkowe szkolenia pracownicze. Liczba pracowników odpowiedzialnych
za działania wspomagające jest na bieżąco dostosowywana do aktualnego zapotrzebowaania, dzięki czemu
struktura organizacyjna firmy jest elastyczna. Jednymi z najczęściej delegowanych obszarów funkcjonowania
firm są usługi sprzątania oraz ochrony, co wydaje się być zjawiskiem naturalnym i jest stosowane niezależnie
od wielkości i charakteru firmy.

Kiedy wdrożyć outsourcing pracowniczy?

Mimo szeregu potencjalnych korzyści należy do zagadnienia outsourcingu podejść z rozwagą. Decyzja
o rozpoczęciu współpracy z firmą zewnętrzną powinna być poprzedzona analizą korzyści i kosztów
związanych z tym przedsięwzięciem. W przypadku firm o krótkim stażu rynkowym, outsourcowane powinny
być wszelkie działania niezwiązane bezpośrednio z wytwarzaniem produktu lub usługi, aby umożliwić
pracownikom skupienie pełnej uwagi na produkcji i pracach badawczo-rozwojowych. Niestety na początku
istnienia firmy ograniczone zasoby finansowe są znaczną barierą w nawiązywaniu partnerstwa biznesowego.
W związku z tym w pierwszej kolejności należy skupić się na tych obszarach, których firma nie jest w stanie
samodzielnie obsługiwać, lub których obsługa wiąże się z najwyższymi kosztami. Należą do nich przykładowo
magazynowanie towarów i usługi dystrybucyjne, ponieważ inwestycja we własne powierzchnie magazynowe
i środki transportu wiąże się z ogromnymi wydatkami na ich zakup i utrzymanie. Również działy takie jak
księgowość i obsługa prawna wymagają zatrudnienia wykwalifikowanych pracowników w tym zakresie,
dlatego korzystanie z usług agencji zewnętrznych stanowią oszczędność, zwłaszcza w małych i średnich
firmach. W miarę powiększania się przedsiębiorstwa powinno się stopniowo włączać wcześniej delegowane
działy do struktury organizacyjnej, co pozwoli na łatwiejsze sprawowanie nad nimi nadzoru. Nie jest to
jednak regułą, ponieważ w dużych korporacjach, gdzie procesy kadrowe prowadzone są na masową skalę,
angażowanie do nich pracowników wewnętrznych wiązałoby się ogromnymi nakładami finansowymi.
O kolejności przenoszenia danych gałęzi powinny decydować przede wszystkim czynniki ekonomiczne
i analiza kosztowa. W ostatecznym rozrachunku nie musi się okazać, że wszystkie outsourcowane działy
zostaną przeniesione do wewnętrznej struktury, a jedynie te, których włączenie wiąże się z największymi
zyskami i najniższymi kosztami.
Outsourcing jest narzędziem przynoszącym wymierne korzyści w postaci obniżenia kosztów funkcjonowania
przedsiębiorstwa i usprawnienia procesu zarządzania. Nie zawsze jednak zalety są bezpośrednio widoczne
w finansach firmy, ponieważ zdarza się, że zlecanie usług partnerom zewnętrznym jest rozwiązaniem
droższym, ale przynoszącym lepsze wyniki w takich aspektach jak komunikacja między różnymi działami
firmy czy wyniki sprzedażowe. Co istotne, nawiązywanie współpracy biznesowej może być opłacalne nie
tylko dla pracodawcy, ale także dla osoby podejmującej zatrudnienie, gdyż ułatwi jej to znalezienie pracy
dostosowanej do jej kompetencji i doświadczenia. Wykwalifikowani pracownicy stanowią podstawę
funkcjonowania firmy, bezpośrednio wpływając na jakość oferowanych usług i przebieg prac projektowych.
Outsourcing pozwala na osiągnięcie konkurencyjnej pozycji na rynku i jest ofertą dla przedsiębiorstw
aspirujących do miana liderów rynkowych.

Karolina Rejniak

Zobacz inne wpisy

Digital Marketing
Gospodarka

Digital Marketing – czyli nowa technologia reklamy

Zobacz więcej
Sektor przedsiębiorstw
Gospodarka

Sektor przedsiębiorstw w Polsce – liczba firm, zyski, zatrudnienie

Zobacz więcej
Gospodarka

Lean management, czyli jak uzdrowić przedsiębiorstwo?

Zobacz więcej