Narzędzia Wspomagające Pracę Zdalną W Firmie – Część 2/3

Kluczowe informacje:

• Przedsiębiorcy chcąc usprawnić zdalną pracę zespołu, korzystają z nowoczesnych narzędzi do współpracy, przechowywania plików i zarządzania projektami.

• Dzięki Google Workspace kilka osób może jednocześnie pracować nad tym samym dokumentem, korzystając przy tym z czatu i komentarzy.

• Formularze Google świetnie sprawdzają się do tworzenia ankiet i testów, automatycznie zbierając i analizując odpowiedzi.

• Dysk Google przechowuje pliki w chmurze, co pozwala na bezpieczny dostęp do nich z dowolnego urządzenia.

• Dropbox umożliwia wygodne udostępnianie dużych plików, takich jak zdjęcia czy filmy, a dodatkową przestrzeń można zdobyć zapraszając nowych użytkowników.

• MeisterTask pomaga w organizowaniu projektów, wyznaczaniu celów i przekazywaniu plików bezpośrednio w ramach zadań.

Więcej szczegółów o tych narzędziach w dalszej części artykułu, zapraszamy do lektury!

W części drugiej serii Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie przedstawimy przykładowe programy, dzięki którym możliwa jest praca z współpracownikami nad jednym dokumentem w czasie rzeczywistym i bez wychodzenia z domu. Pozostałe opisane rozwiązania mogą pomóc natomiast w efektywnym prowadzeniu projektu i wymianie dokumentami.

1. Współdziałanie w czasie rzeczywistym sposobem na pracę zdalną

W pracy zdalnej najczęstszym brakującym aspektem jest komunikacja z innymi. Rozmowy ze współpracownikami, czy możliwości uzyskania porady, kiedy ma się problem to tylko niektóre z aspektów. Przeszkoda pojawia się też, gdy chcemy pracować nad konkretnym plikiem razem z innymi – na żywo wymieniać się uwagami, dawać komentarze i zmieniać treści.

• Narzędzia Google

Narzędzia Google umożliwiają nam taką komunikację w czterech rodzajach plików – dokumentach tekstowych, arkuszach, prezentacjach i formularzach. We wszystkich przypadkach nie musimy nic instalować, wszystko odbywa się online. Edytując, widzimy kto razem z nami pracuje nad danym plikiem, a wszystkie zmiany, które wprowadzi, są od razu widoczne. Istnieje czat, dzięki któremu możemy się komunikować na bieżąco z innymi, a jeśli kogoś aktualnie nie ma, zostawiamy mu komentarz. Co więcej, podczas prezentacji można używać telefonu jako pilota i za jego pomocą przesuwać slajdy. Dodatkowo nie musimy martwić się formatem, bo da się bardzo prosto przekonwertować Slajdy Google w Power Point i na odwrót. Tak samo działa to z Excelem i Arkuszami Google, a także z Wordem i Dokumentami Google. W przypadku tych ostatnich dostępny jest jeszcze jeden dodatek – możemy używać wyszukiwarki Google nie wychodząc z naszego dokumentu. Umożliwia nam to znajdywanie informacji/obrazów bez opuszczania pliku. Kolejną przydatną opcję oferują Formularze Google – tworzenie ankiet i zbieranie odpowiedzi od badanych. Mogą mieć one różne formy np. takie jak na egzaminie na prawo jazdy, gdzie odpowiadający widzi jednocześnie zdjęcie czy filmik z YouTube. Wyniki są na bieżąco aktualizowane na podstawie zebranych odpowiedzi i przedstawiane w przejrzysty sposób na wykresach.

Darmowe/Płatne?

Cały ten pakiet jest bezpłatny. Jedyne czego potrzeba, aby z niego korzystać to istniejące konto Google.

2. Łatwe dzielenie się dokumentami

Zastanawiasz się jak usprawnić wymianę dokumentów pomiędzy członkami zespołu? Poniżej opisane zostały 3 rozwiązania, które umożliwiają przechowywanie, swobodne przesyłanie plików oraz nieograniczony dostęp do nich.

• Dysk Google

Dysk Google jest jednym z narzędzi, które umożliwia przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów. Możemy w nim trzymać pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, rysunki, formularze i wiele, wiele innych. Przydatne są ustawienia prywatności, dzięki którym możemy udostępniać nasze dokumenty wybranym osobom w wersji do odczytania, komentowania lub edytowania. Wszystko, co mamy na dysku, znajduje się w chmurze, więc nawet jeśli zalejemy nasz firmowy laptop kawą – nie stracimy wyników dotychczasowej pracy. Możemy zalogować się na dowolnym urządzeniu (innym niż nasz prywatny laptop) i odzyskać dostęp do naszych dokumentów.

Darmowe/Płatne?

Dysk w wersji podstawowej jest darmowy. Jeżeli przechowywane przez nas pliki zajmą więcej niż 15 GB – możemy wykupić GSuite. Jest to oferta dla firm i organizacji, dzięki której mamy nieograniczone miejsce na dysku, a także lepsze mechanizmy administracji i narzędzia pomagające we współpracy z innymi pracownikami.

• Dropbox

Innym tego typu dyskiem jest Dropbox. Ta aplikacja internetowa została doceniona zarówno przez użytkowników, jak i specjalistów i wygrała już nagrody za swoją funkcjonalność i łatwość używania. Specjalizuje się ona w przesyłaniu dokumentów o dużym formacie, takich jak np. foldery ze zdjęciami i filmami.

Darmowe/Płatne?

Dropbox jest dostępny w wersji podstawowej do pojemności 2GB, ale spokojnie – później nie musisz płacić. Możesz powiększyć swój dysk poprzez np. zapraszanie nowych użytkowników czy instalowanie oficjalnej aplikacji. Dzięki tym działaniom pakiet może zwiększyć się aż o 16GB. Jeżeli jednak ta pojemność również nie wystarcza Twoim potrzebom, należy wykupić wersję powiększoną.

• MeisterTask

Nieco innym narzędziem jest MeisterTask. Można w nim stworzyć projekt, wyznaczyć główne cele, określić granice czasowe na ich wykonanie i zaprosić zespół. Wszystko jest przejrzyste i dobrze uporządkowane. Kiedy współpracownik chce wysłać plik do innej osoby, załadowuje go w swoim zadaniu i przekierowuje do odpowiedniego użytkownika. Jeśli masz aplikację na telefon, przychodzi na niego od razu powiadomienie, że ktoś oddał Ci dokument. Dzięki temu wiesz na bieżąco, co się dzieje w projekcie i jak szybko przebiega proces jego realizacji.

Darmowe/Płatne?

Wszystkie funkcjonalności do 3 projektów są darmowe – można dodawać nieograniczoną liczbę zadań i przesyłać wiele plików. Płatnych opcji jest 3: Pro, Business i Enterprise. Dają one dostęp do nowych możliwości, takich jak tworzenie większej liczby projektów czy łączenie ich. W najdroższej wersji uzyskasz też pomoc we wdrożeniu MeisterTaska w Twojej firmie.

Do dzieła!

Wiesz już, które z opisanych narzędzi jest Twoim faworytem? Pojemny Dropbox, MeisterTask, który z łatwością pozwoli organizować pracę zdalną zespołu, jednocześnie dając możliwość przesyłania plików, czy wielofunkcyjny Dysk i Narzędzia Google? Może zainteresują Cię rozwiązania, dzięki którym możesz zdalnie ewidencjonować przepracowane godziny pracowników oraz zarządać i dzielić obowiązki? Zostały one opisane w pierwszej części serii Narzędzia wspomagające pracę zdalną w firmie. Zapraszamy!