Kiedy zdecydować się na outsourcing pracowniczy?

Kluczowe informacje:

• Outsourcing jest popularnym rozwiązaniem, który polega na zatrudnianiu pracowników tymczasowych, przynosząc korzyści zarówno dużym korporacjom, jak i mniejszym firmom niezależnie od ich wielkości i doświadczenia rynkowego.
• Firmy korzystające z usług outsourcingu pracowniczego mogą obniżyć koszty, zwiększyć efektywność i skupić się na kluczowych obszarach działalności, wykorzystując zasoby zewnętrzne i specjalistów o odpowiednich umiejętnościach.
• Leasing pracowniczy może grozić brakiem integracji, obniżonym zaangażowaniem pracowników oraz wyciekiem poufnych informacji, dlatego konieczne jest odpowiednie zarządzanie tym procesem i ochrona danych.
• Outsourcing nie zwalnia przedsiębiorstw z obowiązku przestrzegania przepisów pracy i pracowników zatrudnionych na umowę o usługę pracy tymczasowej.
• Outsourcing procesów pozwala firmom skupić się na ich podstawowej działalności, oszczędzając czas, pieniądze i zasoby, poprawiając efektywność i elastyczność organizacji.

Korzyści płynące ze stosowania outsourcingu pracowniczego

Pojęcie outsourcingu jest obecnie bardzo popularne. Co do zasady może on dotyczyć praktycznie wszystkich działów firmy, począwszy od produkcji, logistyki i obsługi klienta, a kończąc na zarządzaniu finansami i rachunkowością.

Nazwa tego zjawiska wywodzi się od angielskich słów “outside-resource-using” i zgodnie z tłumaczeniem dosłownym, oznacza zlecenie wykonania pewnych zadań zewnętrznym firmom lub wykorzystaniem pracowników tymczasowych. Nie należy go jednak utożsamiać z umową zleceniem, ponieważ różni się ona charakterem relacji między dostawcą a odbiorcą usługi.

Outsourcing jest układem długo, bądź krótkoterminowym, przynoszącym korzyści obu stronom, w którym firma zlecająca i wykonawca są równymi partnerami. Obecnie coraz częściej decydują się na niego duże korporacje, zmęczone poszukiwaniem najbardziej utalentowanych managerów i naukowców, a także prowadzeniem dokumentacji finansowych, jednak zlecanie niektórych działań partnerom zewnętrznym może

Jakie są korzyści płynące ze stosowania outsourcingu pracowniczego?

Firmy korzystające z outsourcingu decydują się na niego głównie przez wzgląd na kwestie ekonomiczne. Pozwala on znacznie zmniejszyć wydatki związane z utrzymaniem działów takich jak:

• księgowość,
• kancelaria prawna,
• transport,

ponieważ zdejmuje z przedsiębiorstwa odpowiedzialność za rozliczanie obowiązkowych składek ZUS dla pracowników zewnętrznych.

Ponadto wszystkie koszty procesów rekrutacyjnych leżą po stronie agencji pracy tymczasowej, a to wiąże się dodatkowo ze znaczną oszczędnością czasu, ponieważ firmy pośredniczące z reguły posiadają bazę gotowych do zatrudnienia pracowników z określonymi umiejętnościami i doświadczeniem.

Korzystanie z pracowników zewnętrznych pozwala również na usprawnienie organizacji pracy, gdyż prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej należy do obowiązków agencji pracy. Pomaga ono też obniżyć koszty stałe. Na przykład związane z magazynowaniem wytworzonych produktów oraz ich dystrybucją, poprzez wynajem powierzchni i środków transportu w ilości dostosowanej do bieżących potrzeb firmy.

Największe korzyści ze stosowania outsourcingu pracowniczego odnotowują firmy zajmujące się zróżnicowanymi tematycznie projektami, które okresowo potrzebują pracowników o konkretnych umiejętnościach.

Wady stosowania outsourcingu pracowniczego

Wśród ryzyk związanych z outsourcingiem pracowniczym należy wyróżnić przede wszystkim:

• Brak integracji pomiędzy pracownikami stałymi a zewnętrznymi, co może skutkować niską identyfikacją z firmą.
• Brak poczucia przynależności do firmy oraz świadomość tymczasowości wykonywanych obowiązków, co skutkuje często obniżonym zaangażowaniem do pracy. Z powodu tej bariery utrudniona może też być również komunikacja między pracownikami różnych działów, co prowadzi do wielu trudności w bieżącym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
• Zwiększone ryzyko wydostania się poza firmę informacji poufnych, gdyż są one dostępne dla dużego grona osób.

Wyciek wrażliwych danych może mieć niekorzystne skutki nie tylko dla firmy zlecającej outsourcing, ale również dla jej kontrahentów. Taka sytuacja odbija się negatywnie na wizerunku medialnym, wpływa na zaufanie klientów oraz opinię o firmie, co przekłada się bezpośrednio na wyniki sprzedażowe i relacje z partnerami.

W celu jej uniknięcia sporządza się najczęściej umowy NDA o zachowaniu poufności (ang. non-disclosure agreement), obligujące jedną ze stron do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o działalności firmy, których ujawnienie może pozbawić ją przewagi konkurencyjnej na rynku.

Outsourcing a Kodeks Pracy

Outsourcing, jako praktyka korzystania z zewnętrznych dostawców usług, ma pewne implikacje związane z Kodeksem Pracy. Przede wszystkim, outsourcing nie zwalnia przedsiębiorstwa z obowiązku przestrzegania przepisów pracy, takich jak minimalne wynagrodzenie, czas pracy czy bezpieczeństwo i higiena pracy.

Pracownicy zatrudnieni u dostawcy usług muszą być objęci takimi samymi prawami i ochroną jak pracownicy bezpośrednio zatrudnieni przez firmę, co wymaga monitorowania i kontroli zgodności z przepisami prawnymi przez obie strony. Jednocześnie, dobry outsourcing powinien uwzględniać jasno określone umowy i klauzule dotyczące odpowiedzialności za przestrzeganie praw pracowniczych, aby uniknąć potencjalnych sporów i niejasności.

Które działy firmy powinno się outsourcować, a których nie?

Ze względu na szeroki zakres outsourcingu, pojawia się pytanie, czy w takim razie może istnieć firma oparta w stu procentach na pracownikach zewnętrznych? Teoretycznie jest to możliwe, jednak są pewne działy, których nie powinno się outsourcować.

Należy do nich przede wszystkim produkcja oraz świadczenie usług, będących podstawą funkcjonowania przedsiębiorstwa, takich jak udzielanie porad prawnych w kancelarii prawniczej czy usługa układania włosów w zakładzie fryzjerskim. Wykonując czynności produkcyjne samodzielnie, firma ma pewność, że oferowany przez nią produkt jest zgodny z najwyższymi standardami, a ewentualne nieprawidłowości są natychmiast wychwytywane i korygowane. Pozwala to zachować stały poziom świadczenia usług i buduje zaufanie do marki wśród jej klientów i partnerów biznesowych.

Z kolei są obszary, które prowadzone przez specjalistów są w stanie przynieść przedsiębiorstwu znacznie większe dochody, niż gdy są pozostawione w rękach osób bez odpowiedniego doświadczenia. Należą do nich:

• Działania marketingowe, szeroko rozumiane jako budowanie wizerunku marki wśród odbiorców, głównie poprzez kampanie w mediach czy organizowanie wydarzeń, takich jak targi i konferencje.

Outsourcing marketingu optymalizuje podejmowane działania tak, aby dotrzeć do interesujących firmę odbiorców, a także lepiej wykorzystać budżet przeznaczony na reklamę. Stworzenie kampanii przy wsparciu eksperta pozwala ukierunkować ją na najistotniejsze zalety oferowanego produktu i dostosować ją do specyfikacji grupy docelowej. Ponadto jest to też znaczne odciążenie dla przedsiębiorstwa, ponieważ pozwala mu się skupić na działalności bezpośrednio związanej z oferowanym produktem, a także zwiększa szybkość i efektywność działań.

• Wszelkie działy pomocnicze w firmie, takie jak kadry i płace, księgowość oraz obsługa prawna, mogą być z powodzeniem zlecane wykwalifikowanym firmom zewnętrznym.
• Usługi sprzątania oraz ochrony, co wydaje się być zjawiskiem naturalnym i jest stosowane niezależnie od wielkości i charakteru firmy.

Przez usługę outsourcingu przedsiębiorstwo może skupić się na innych obszarach działalności, oszczędzając czas i pieniądze, a także zaangażować więcej zasobów w prace badawczo-rozwojowe oraz dodatkowe szkolenia pracownicze. Liczba pracowników odpowiedzialnych za działania wspomagające jest na bieżąco dostosowywana do aktualnego zapotrzebowania, dzięki czemu struktura organizacyjna firmy jest elastyczna.

Rozważny wynajem pracowników

Mimo szeregu potencjalnych korzyści należy do zagadnienia outsourcingu podejść z rozwagą. Decyzja o rozpoczęciu współpracy z firmą zewnętrzną powinna być poprzedzona analizą korzyści i kosztów związanych z tym przedsięwzięciem.

W przypadku firm o krótkim stażu rynkowym, outsourcowane powinny być wszelkie działania niezwiązane bezpośrednio z wytwarzaniem produktu lub usługi, aby umożliwić pracownikom skupienie pełnej uwagi na produkcji i pracach badawczo-rozwojowych.

Niestety, na początku istnienia firmy ograniczone zasoby finansowe są znaczną barierą w nawiązywaniu partnerstwa biznesowego. W związku z tym w pierwszej kolejności należy skupić się na tych obszarach, których firma nie jest w stanie samodzielnie obsługiwać, lub których obsługa wiąże się z najwyższymi kosztami. Należą do nich przykładowo magazynowanie towarów i usługi dystrybucyjne, ponieważ inwestycja we własne powierzchnie magazynowe i środki transportu wiąże się z ogromnymi wydatkami na ich zakup i utrzymanie.

Również działy takie jak księgowość i obsługa prawna wymagają zatrudnienia wykwalifikowanych pracowników w tym zakresie, dlatego korzystanie z usług agencji zewnętrznych stanowią oszczędność, zwłaszcza w małych i średnich firmach.

Jak wdrożyć do swojej firmy outsourcing procesów?

W miarę powiększania się przedsiębiorstwa powinno się stopniowo włączać wcześniej delegowane działy do struktury organizacyjnej, co pozwoli na łatwiejsze sprawowanie nad nimi nadzoru. Nie jest to jednak regułą, ponieważ w dużych korporacjach, gdzie procesy kadrowe prowadzone są na masową skalę, angażowanie do nich pracowników wewnętrznych wiązałoby się ogromnymi nakładami finansowymi.

O kolejności przenoszenia danych gałęzi powinny decydować przede wszystkim czynniki ekonomiczne i analiza kosztowa. W ostatecznym rozrachunku nie musi się okazać, że wszystkie outsourcowane działy
zostaną przeniesione do wewnętrznej struktury, a jedynie te, których włączenie wiąże się z największymi zyskami i najniższymi kosztami. Outsourcing jest narzędziem przynoszącym wymierne korzyści w postaci obniżenia kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa i usprawnienia procesu zarządzania.

Nie zawsze jednak zalety są bezpośrednio widoczne w finansach firmy, ponieważ zdarza się, że zlecanie usług partnerom zewnętrznym jest rozwiązaniem droższym, ale przynoszącym lepsze wyniki w takich aspektach jak komunikacja między różnymi działami firmy czy wyniki sprzedażowe.

Co istotne, nawiązywanie współpracy biznesowej może być opłacalne nie tylko dla pracodawcy, ale także dla osoby podejmującej zatrudnienie, gdyż ułatwi jej to znalezienie pracy dostosowanej do jej kompetencji i doświadczenia.

Wykwalifikowani pracownicy stanowią podstawę funkcjonowania firmy, bezpośrednio wpływając na jakość oferowanych usług i przebieg prac projektowych.
Outsourcing pozwala na osiągnięcie konkurencyjnej pozycji na rynku i jest ofertą dla przedsiębiorstw aspirujących do miana liderów rynkowych.

Chciałbyś usprawnić procesy w Twojej firmie i zastanawiasz się jakie kroki podjąć – skontaktuj się z nami! Wspólnie ustalimy, jak możemy Ci pomóc!