Analiza ABC/XYZ – czyli jak zarządzać zapasami i utrzymywać porządek w magazynie

Zastanawiasz się, dlaczego twój biznes nie rozwija się tak sprawnie jak planowałeś? Formalności to nie wszystko. Jeśli posiadasz firmę z dużym, średnim czy małym magazynem i wiesz, że rozplanowanie w nim towaru nie jest na najwyższym poziomie, warto będzie zapoznać się z koncepcją analizy ABC/XYZ.

Na czym polega i czym jest Analiza ABC/XYZ

Klasyfikacja ABC bardzo często znajduje zastosowanie w gospodarce magazynowej i zarządzaniu zapasami. Pozwala ona wyróżnić materiały, które będą dla firmy najbardziej istotne. Podział materiałów na odpowiednie grupy jest najważniejszy z punktu widzenia sprawnego działania przedsiębiorstwa. Metodę ABC można rozszerzyć o klasyfikację XYZ, co jest niezbędne do zbadania regularności zużycia materiałów.

Powyższa analiza jest swego rodzaju rozszerzeniem Zasady Pareto, która w 1951 roku została opracowana przez amerykańskiego teoretyka zarządzania Josepha Jurana a jej nazwa pochodzi od włoskiego ekonomisty i socjologa Vilfreda Pareto. Według tej zasady 80% dóbr znajduje się w posiadaniu zaledwie 20% społeczeństwa. Rzecz jasna te proporcje nie są tak sztywne i w rzeczywistości znacznie częściej odbiegają od wartości 80/20. Powyższa zasada znajduje jednak odzwierciedlenie w wielu dziedzinach życia.

Aby lepiej zrozumieć analizę ABC/XYZ warto przyjrzeć się bliżej każdemu z jej elementów.

Elementy ABC

• Grupa A

o materiały najdroższe

o jej wartość wynosi około 80% całości

o ogólna masa wynosi mniej więcej 20%

Od strony zaopatrzenia jest to najważniejsza grupa, gdyż swoją wartością ma największy bezpośredni wpływ na koszty działalności. Dla materiałów tej grupy sugerowane są częste kontrole poziomu zapasów, a także dbanie o terminowość i jakość dostaw.

• Grupa B

o materiały średniej wartości

o jej wartość wynosi około 15% całości

o ogólna masa wynosi mniej więcej 30%

Grupa nie obejmująca klasyfikacją najważniejszych towarów, jednak bardzo istotna w stosunku do całości przetrzymywanego materiału.

• Grupa C

o materiały niskiej wartości

o jej wartość wynosi około 5% całości

o ogólna masa wynosi mniej więcej 50%

Zapasy o charakterze masowym. Dla tych materiałów zalecane są prostsze metody zarządzania zapasami, ale o tym trochę później.

Jednak do pełnej skuteczności analizy ABC/XYZ, niezbędne jest uzupełnienie jej o elementy klasyfikacji XYZ.

Elementy XYZ

• Grupa X

o materiały o regularnym zużyciu

o zapotrzebowanie na materiały tej grupy wynosi około 20% stałego zużycia

o duża dokładność prognozy na ich zużycie

o nie jest wymagane utrzymywanie dużej ilości zapasu na magazynie

• Grupa Y

o materiały o zmiennym zużyciu, raczej sezonowym

o zapotrzebowanie na materiały tej grupy mieści się w przedziale 20-50% stałego zużycia

o średnia dokładność prognozy na ich zużycie

o wymagane jest utrzymywanie dużej ilości zapasów na magazynie

• Grupa Z

o materiały o nieregularnym, trudnym do jednoznacznego oszacowania, zużyciu

o zapotrzebowanie na materiały tej grupy przekracza 50% stałego zużycia

o niska dokładność prognozy na ich zużycie

o wymagane jest utrzymywanie dużej ilości zapasu na magazynie albo pokrycie kosztów specjalnych zamówień

Skuteczność analizy ABC/XYZ

Po złączeniu obu klasyfikacji w jedną całość, otrzymujemy macierz kwadratową „trzy na trzy”, z której powstaje ostateczne dziewięć grup klasyfikacji materiałów: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Graficznie przedstawiona macierz pokazuje, że najbardziej istotna jest grupa AX,
a najmniej – CZ.

Dla lepszego zobrazowania tej metody, bez wglądu na macierz, poniżej podane są opisy grup skrajnych i tej środkowej i zalecane do nich metody zarządzania zapasami.

Grupa AX (wysoka wartość zapotrzebowania; duża dokładność prognozy) – metoda just-in-time, polegająca na dostarczaniu materiałów potrzebnych do wytworzenia produktów lub usług dokładnie w takiej ilości, jakiej potrzebuje firma, i dokładnie w takim czasie, w jakim są one konieczne.

Grupa AZ (wysoka wartość zapotrzebowania; niska dokładność prognozy) – sterowanie według stanu zamówieniowego zapasów magazynowych.

Grupa BY (średnia wartość zapotrzebowania; średnia dokładność prognozy) – sterowanie według maksymalnych i minimalnych zapasów magazynowych.

Grupa CX (niska wartość zapotrzebowania; duża dokładność prognozy) – sterowanie według wyprzedzeń, czyli cykl produkcyjny nie może być dłuższy niż wyprzedzenia.

Grupa CY (niska wartość zapotrzebowania; niska dokładność prognozy) – sterowanie według programu i zapasów.

Analiza robiona ręcznie potrafi być pracochłonna. Na szczęście są programy komputerowe do tego przeznaczone. Jednym z przykładów jest system Comarch ERP XL który umożliwia automatyczną klasyfikację z wykorzystaniem modułu Business Intelligence, jak również daje możliwość ręcznego przypisywania towarów do grup. Wspomniany powyżej system zapisuje też wyniki, dzięki czemu możliwa jest analiza historycznych klasyfikacji towarów.

Nie czekaj i raz na zawsze zaprowadzić porządek w swoim magazynie. Wypróbuj Analizę ABC/XYZ w praktyce i przekonaj się, jak bardzo ułatwi Ci ten proces.

Jeśli zainteresował Cię ten artykuł, zapoznaj się z pozostałymi na naszym blogu!